Как заполнить подразделы 1.2 и 2 ЕФС-1

С 2023 года бухгалтерам необходимо передавать информацию о сотрудниках в Социальный фонд с помощью новой формы ЕФС-1 вместо отчётов СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, 4-ФСС и некоторых других. Например, чтобы сдать отчёт о стаже работников, нужно заполнить подразделы 1.2 и 2 раздела 1 ЕФС-1. Рассмотрим, какие данные нужно указать в этих разделах и как отправить документ в СФР.

ЕФС-1 состоит из нескольких разделов и подразделов, каждый из которых заменяет один из отчётов, ранее отправляемых в ПФР или ФСС. Например, до 2023 года бухгалтеры предоставляли форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, а теперь вносят те же данные в подраздел 1.1 ЕФС-1 и отправляют документ в Социальный фонд.

Части ЕФС-1 должны заполняться и отправляться отдельно друг от друга. Для каждого подраздела установлены свои сроки сдачи и свой крайний срок отправки.

Социальный фонд скорректировал форму и правила её заполнения в 2024 году. Новый состав ЕФС-1 утверждён приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023 года, который вступил в силу 1 января 2024 года. Новый вариант формы можно найти в приложении № 1 к приказу, а рекомендации по заполнению отчёта — в приложении № 2.

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» используется вместо отчёта СЗВ-СТАЖ. В этот подраздел вносят информацию, необходимую для расчёта стажа работников. Обратите внимание: учитываются как штатные сотрудники компании, так и подрядчики, работающие по гражданско-правовому договору (ГПХ, ГПД), а также совместители.

Однако бухгалтеру нужно подавать информацию не обо всех работниках, а только о тех, кто будет получать пенсию в особом порядке, например, с доплатой. Все категории лиц, чьи данные должны быть внесены в подраздел 1.2 ЕФС-1, перечислены в п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года. Эти данные нужно подавать ежегодно.

Таким образом, в годовом отчёте бухгалтер должен указывать информацию о сотрудниках, которые в течение отчётного периода:

• работали в местах с вредными или тяжёлыми условиями труда, например, на подземных работах, в горячих цехах, на лесозаготовках. Подробная информация об этих видах деятельности дана в ст. 30 и ст. 31 закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 года;

• выполняли работы в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях;

• работали в сфере сельского хозяйства и при этом занимали должность, указанную в постановлении Правительства № 1440 от 29 ноября 2018 года;

• выполняли работы в местности, которая подверглась воздействию радиации после аварии на Чернобыльской АЭС;

• замещали государственные должности РФ, а также должности государственной гражданской службы РФ или муниципальные должности;

• в течение полного навигационного периода работали на водном транспорте;

• отработали полный сезон в сезонной отрасли промышленности;

• выполняли работы вахтовым методом;

• работали, пока отбывали наказание в виде лишения свободы;

• были отправлены в простой или отстранены;

• были освобождены от трудовых задач для исполнения государственных или общественных обязанностей. Место работы при этом оставалось закреплено за сотрудником;

• участвовали в оплачиваемых общественных работах;

• получали пособие по безработице;

• по требованию службы занятости переезжали в другую местность для трудоустройства;

• брали отпуск без сохранения зарплаты;

• оформляли отпуск по уходу за ребёнком в возрасте от 1,5 до 3 лет;

• приостанавливали трудовой договор из-за мобилизации или заключения контракта с ВС РФ.

Помимо этого, компании и индивидуальные предприниматели должны информировать Социальный фонд о выходе сотрудников на пенсию, об их уходе в декретный отпуск или в отпуск по уходу за ребёнком. Подраздел 1.2 с этими данными предоставляется отдельно, перед отправкой годового отчёта.

Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы…» заменяет раздел 5 формы ОДВ-1. Его нужно заполнять и отправлять в СФР вместе с подразделом 1.2. Бухгалтер должен сдать подраздел 2, если в подразделе 1.2 указаны условия труда сотрудников, имеющих право на досрочный выход на пенсию согласно п. 1 ст. 30 и ст. 31 закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 года.

Например, в подраздел 2 нужно включить информацию о сотрудниках, которые в течение отчётного периода выполняли следующие виды работ:

• подземные работы;

• работа в горячих цехах;

• работа в составе локомотивных бригад;

• лесозаготовки и лесосплав;

• работа в отрасли гражданской авиации.

Если в компании нет сотрудников и подрядчиков, соответствующих условиям, указанным в ст. 30 и ст. 31 закона № 400-ФЗ, бухгалтер может сдать в СФР только подраздел 1.2.

Чтобы отправить ЕФС-1 с данными о страховом стаже сотрудников, бухгалтеру следует заполнить титульный лист, подраздел 1 с информацией о работнике, подраздел 1.2 со сведениями о страховом стаже и подраздел 2 (при необходимости). Приведём пошаговую инструкцию по оформлению документа.

На титульном листе ЕФС-1 указываются данные компании или индивидуального предпринимателя, от имени которых бухгалтер отправляет отчёт:

1. Регистрационный номер, который присвоили компании в ПФР или СФР. Этот номер указан в выписках из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.

2. Полное название организации или Ф. И. О. предпринимателя без сокращений.

3. Идентификационный номер налогоплательщика. ИНН компании нужно вписывать с начала строки, в последних двух клетках поставить прочерки.

4. Код причины постановки на учёт (КПП). Это поле заполняют только юрлица.

5. Коды статистики (ОКФС, ОКОГУ, ОКПО). Эти сведения вносят только государственные и муниципальные учреждения, когда сдают подраздел 1.3.

6. Код деятельности компании или ИП по ОКВЭД.

7. Номер ОГРН или ОГРНИП. При указании ОГРН в первые две клетки поля нужно вписать «0».

8. Номер телефона без пробелов и дополнительных символов

9. Адрес электронной почты.

10. Код категории страхователя-физлица. Это поле необходимо заполнить, если наниматель — ИП или физлицо без статуса предпринимателя.

В подразделе 1 нужно привести личные данные сотрудника или подрядчика. Необходимо вписать:

1. СНИЛС.

2. ИНН.

3. Фамилию, имя и отчество работника.

4. Дату рождения.

5. Статус застрахованного лица на момент сдачи отчёта: есть ли у сотрудника гражданство РФ или другой страны.

6. Код страны, гражданином которой признан сотрудник. Найти код можно в Общероссийском классификаторе стран мира. Например, для граждан России потребуется указать «643».

Статус застрахованного лица указывают в виде кода:

В подразделе 1.2 укажите отчётный год в формате «ГГГГ» и выберите тип формы:

• Исходная — если сведения о стаже предоставляются в рамках годового отчёта впервые (до корректировки).

• Корректирующая — если вам нужно изменить ранее отправленные данные. В этом случае также укажите год в поле «Корректируемый (отменяемый) период».

• Отменяющая — если требуется удалить ранее предоставленные сведения. Не забудьте указать код в поле «Корректируемый (отменяемый) период».

• Назначение пенсии — если работник выходит на пенсию.

• Назначение выплат по ОСС — если сотрудница подала заявление на отпуск по беременности, родам или уходу за ребёнком.

Затем заполните табличную часть.

Графа 1 «№ п/п». Укажите порядковый номер записи в таблице.

Графы 2–3 «Период работы». Здесь нужно вписать начальную и конечную даты для расчёта стажа. Они должны находиться в пределах отчётного периода и быть указаны в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Графа 4 «Код». В эту графу вписывают код территориальных условий или обстоятельств работы:

Графа 5 «Районный коэффициент». Эта графа заполняется, только если в графе 4 бухгалтер поставил «РКС», «МКС», «ОКУ» или другой код, обозначающий районы Крайнего Севера или местности, приравненные к ним. В графу 5 необходимо вписать районный коэффициент, на основе которого вычисляются надбавки за работу в указанных регионах. Коэффициент должен быть указан в формате «X.X» или «X.XX».

Графа 6 «Основание (код)». Здесь необходимо указать код из классификатора «Особенности исчисления страхового стажа: основание».

Графа 7 «Дополнительные сведения». Укажите код, который обозначает особые обстоятельства, влияющие на страховой стаж сотрудника. Найти полный список кодов можно в классификаторе «Особенности исчисления страхового стажа: дополнительные сведения». Вот некоторые из наиболее распространённых кодов:

Заполнять графы 4, 8 и 9 не нужно, если в графу 7 вписан один из следующих кодов:

• «ДЕТИ»;

• «НЕОПЛ»;

• «КВАЛИФОЦ»;

• «ОБЩЕСТ»;

• «СДКРОВ»;

• «ОТСТРАН»;

• «ПРОСТОЙ»;

• «УЧОТПУСК»;

• «ДЛДЕТИ»;

• «ДЕТИПРЛ»;

• «ЧАЭС»;

• «ДОПВЫХ»;

• «ДИСПР».

Подробные рекомендации по заполнению графы 7 подраздела 1.2 представлены в пунктах 71–85 части V приложения № 2 к приказу СФР № 2281.

Графа 8 «Особые условия труда (код)». Здесь нужно указать код, который содержит информацию об условиях работы сотрудника, имеющего право на досрочный выход на пенсию. Все коды перечислены в классификаторе «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда».

Графа 9 «Основание (код)». Необходимо вписать код, который определяет основание для права сотрудника на досрочный выход на пенсию. Код выбирается из классификатора «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание».

Графа 10 «Занятость». Эта графа заполняется, если в пунктах 6 или 9 указан один из определённых кодов.

Дополнительные рекомендации по заполнению графы даны в п. 94–102 части V приложения № 2 к приказу СФР № 2281.

Графа 11 «Индивидуальный номер рабочего места». Укажите индивидуальный номер рабочего места сотрудника согласно карте специальной оценки условий труда.

Графа 12 «Класс условий труда». Укажите класс или подкласс условий труда, установленный в результате специальной оценки условий труда.

В подразделе 2 необходимо указать отчётный год в формате «ГГГГ». После этого выберите тип сведений, которые вы хотите предоставить:

• Исходная — если предоставляете информацию впервые в рамках отчёта за год.

• Корректирующая — если нужно исправить данные, отправленные ранее.

• Отменяющая — если хотите удалить ранее предоставленную информацию.

Если вы выбрали тип сведений «Корректирующая» или «Отменяющая», также укажите год в поле «Корректируемый (отменяемый) период».

В таблицу подраздела 2 внесите следующие данные:

1. Порядковый номер строки в таблице.

2. Название структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.

3. Должность сотрудника.

4. Количество рабочих мест по штатному расписанию.

5. Численность работающих сотрудников.

6. Характер работ, выполняемых сотрудником.

7. Наименование первичных документов, которые подтверждают то, что сотрудник работает в особых условиях.

8. Код особых условий труда или код выслуги лет. Код нужно найти в классификаторе «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда» или «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание».

9. Код позиции списков, то есть код профессии из списка, утверждённого постановлением Правительства РФ № 665 от 16 июля 2014 года.

Под таблицей необходимо вписать количество рабочих мест с особыми условиями труда и количество сотрудников, которые работают в особых условиях.

Подразделы 1.2 и 2 нужно сдавать в СФР ежегодно до 25 января следующего года. Если последний день подачи формы приходится на выходной, документ можно отправить в течение рабочего дня, следующего за этим выходным. Например, отчёт о страховом стаже сотрудников за 2024 год должен быть отправлен до 27 января 2025 года, так как 25 января приходится на субботу.

В некоторых случаях подраздел 1.2 ЕФС-1 отправляется в межотчётный период. Форму необходимо предоставить до заполнения годового отчёта, если:

• работник выходит на пенсию;

• сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам;

• сотрудник берёт отпуск по уходу за ребёнком.

Бухгалтер должен отправить отчёт в течение трёх календарных дней после получения соответствующего заявления от работника. В подразделе 1.2 при этом необходимо выбрать тип данных «Назначение пенсии» или «Назначение выплат по ОСС». Позже эту же информацию необходимо включить в годовой отчёт с типом сведений «Исходная».

Сдавать подразделы 1.2 и 2 отдельно при увольнении сотрудника не требуется. Информация о стаже уволенного работника должна быть внесена в годовой отчёт.

За несдачу отчёта о страховом стаже сотрудников работодатель будет оштрафован согласно абз. 3 ст. 17 закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года. Наниматель должен заплатить штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника, данные о котором не были предоставлены в СФР.

СФР не считает ошибкой «лишние» данные, то есть информацию о сотрудниках, не подпадающих под действие п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ. Если бухгалтер укажет эти данные в подразделах 1.2 и 2 формы ЕФС-1, штрафа не будет.

За непредоставление подразделов 1.2 и 2 формы ЕФС-1 работодатель также может быть привлечён к ответственности в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. ИП потребуется заплатить штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей, юрлицу — от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, штраф будут должны заплатить организации, предоставившие форму ЕФС-1 в бумажном виде, а не в электронной форме. Сдавать ЕФС-1 на бумаге разрешено только компаниям и ИП, зарегистрировавшим не более 10 сотрудников (включая подрядчиков на договоре ГПХ). Остальные работодатели должны предоставлять документ в электронной форме. За предоставление формы ЕФС-1 в бумажном виде они будут оштрафованы на 1 тысячу рублей (согласно абз. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8K1Pea