Аутсорсинг кадрового делопроизводства и расчета зарплаты: какая стоимость сопровождения, в чем выгода

Расчет оплаты труда и кадровое делопроизводство — важные для функционирования всей системы бизнеса участки бухгалтерии.

Ошибки, допущенные бухгалтером на этих участках, напрямую влияют на лояльность, мотивацию и эффективность работы всех сотрудников компании, одновременно увеличивая и риски трудовых споров. Вместе с тем это вполне обособленные функции, которые ведутся в отдельной системе учета (например, 1С:ЗУП), и их можно отдать без каких-либо рисков. Поэтому компании нередко отдают на аутсорсинг именно расчет зарплат и ведение кадрового делопроизводства.

А экономическую выгоду и другие важные аспекты, которые необходимо учесть при принятии решения, мы рассмотрим на реальных примерах.

Итак, в первую очередь, выделенный специалист на участки расчета зарплаты и кадрового делопроизводства необходим среднему и крупному бизнесу. Малый бизнес, как правило, имеет одного бухгалтера, совмещающего множество функций, поэтому в нашей статье мы его не рассматриваем.

Неточности в расчетах оплаты труда, налогах и отчетности могут стоить компании серьезных штрафов и проблем с контролирующими органами. Если бухгалтер не разбирается в сложных аспектах трудового законодательства или допускает регулярные ошибки, лучше доверить эти задачи профессионалам. Аутсорсинг гарантирует, что зарплата будет начисляться вовремя и правильно, а документы — соответствовать всем требованиям закона.

Часто в средних и крупных компаниях работает бухгалтерская служба, но расчетом зарплаты занимается не более пяти специалистов. Отсутствие одного из таких бухгалтеров может нарушить процесс расчета и учета заработной платы, а не вовремя выплаченная оплата труда карается штрафами. Аутсорсинговая компания работает бесперебойно, независимо от отпусков и больничных, обеспечивая стабильность расчетов и отчетности.

Частая смена сотрудников требует постоянного оформления новых трудовых договоров, приказов, расчетов компенсаций и уведомлений в контролирующие органы. Сотрудник бухгалтерской службы может просто не справляться с таким объемом работы. Аутсорсинг расчета заработной платы и кадрового делопроизводства решает эту проблему: все документы оформляются быстро, корректно и в полном соответствии с законодательством.

Расчет заработной платы

Своевременная выплата зарплаты вашим сотрудникам и расчеты с бюджетом без штрафов

Оставить заявку

Сравним, во сколько в среднем за месяц компании в 100–150 сотрудников реально обойдется штатный бухгалтер по расчету зарплаты или аутсорсинг той же функции расчета зарплаты в компании «Бетерра». Для такого объема задач потребуется один бухгалтер, который в среднем в Москве и Санкт-Петербурге сейчас получает на руки около 110 тыс. руб.

* Разница в зависимости от ставки страховых взносов. 

** Не является публичной офертой.

На первый взгляд экономически выгоднее держать специалиста в штате. Теперь добавим к рассмотрению объективную статистику, с которой сталкивается сейчас любой работодатель:

• 2–3 года — средний срок работы на одном месте в современном мире, а значит, периодически вам придется искать нового бухгалтера. Из этого вытекает следующий риск.

• 90 рабочих дней — средний срок закрытия позиции рекрутментом — в течение этого времени вам придется решать, кем подменять этот функционал.

• 4 недели — отпуск штатного сотрудника — в этот период необходимо обеспечивать непрерывность участка за счет других сотрудников.

• 1 неделя больничного — именно на столько уходит 31% сотрудников минимум раз в год (данные статистики за 2023 год). Здесь уже придется срочно решать, кем подменить заболевшего сотрудника, что не всегда возможно.

Добавим к этому декретный отпуск, выгорание, необходимость периодического повышения квалификации и другие повседневные реалии работодателей. Все вышеперечисленное также связано с тратой денег — правда, траты эти не прямые, а косвенные, неочевидные на первый взгляд. 

И расходы становятся уже вполне сопоставимыми — если тщательно подойти к анализу, а не ограничиться поверхностным сравнением стоимости аутсорсинга с зарплатой бухгалтера в штате.

Для компании в 150–200 сотрудников уже потребуется ведущий бухгалтер — зарплата такого специалиста в Москве и Санкт-Петербурге сейчас колеблется от 120 до 160 тыс. руб. на руки. При численности кадров более 150 человек одного сотрудника уже будет недостаточно, поэтому ведущему бухгалтеру нужен помощник — включаем в анализ ситуацию, когда участок расчета зарплаты обслуживает связка бухгалтера и ведущего бухгалтера. В последнем случае берем средний показатель зарплаты ведущего бухгалтера в 140 тыс. руб. и ½ ставки обычного бухгалтера из предыдущего примера. Рассчитаем расходы компании:

* Не является публичной офертой.

Как видно, уже на этапе первоначальных расчетов очевидна экономическая выгода от аутсорсинга. Если добавить отсутствие отпусков и больничных и гарантию непрерывности работы без риска увольнений, преимущество выходит еще внушительнее.

Теперь рассмотрим услуги кадрового учета.

Кадровое делопроизводство

Полное соблюдение интересов вашего бизнеса с учетом рекомендаций Минтруда и Роспотребнадзора к работодателям и работникам

Оставить заявку

Кадровик нужен бизнесу любого масштаба, поэтому включим в пример расчет для компаний с разной численностью сотрудников. 

За основу расчета возьмем оптимальную нагрузку на одного кадровика — примерно 100 сотрудников. Заработная плата специалиста по кадровому делопроизводству с опытом до 3 лет в Москве и Санкт-Петербурге — от 70 до 110 тыс. руб. на руки. Возьмем средний показатель в 90 тыс. руб.

* Разница в зависимости от ставки страховых взносов.

** В расчет взято только обслуживание программы 1С. Стоимость других программ необходимо рассчитывать дополнительно. 

*** Не является публичной офертой.

Отпуска, больничные, поиск, найм и другие важные обстоятельства, как мы помним, тоже стоит держать в уме — здесь они вместе с расходной частью уже составляют серьезный перевес в пользу аутсорсинга.

Из таблицы видно, что, чем крупнее бизнес, тем выгоднее отдавать функцию кадрового администрирования на аутсорсинг. 

Мы привели средние заработные платы специалистов в Москве и Санкт-Петербурге по данным портала HeadHunter в конце 2024 года. Безусловно, можно найти и более дешевых специалистов на рынке, но квалификацию таких сотрудников уже нельзя сравнивать с качеством аутсорсинга, она существенно ниже. 

Только финансовому или генеральному директору компании решать, по какому сценарию ему комфортнее идти.

Почему это важно. Чем больше современных программ вместо бумажного документооборота предоставляет компания, тем она привлекательнее как работодатель. Это могут быть различные системы кадрового электронного документооборота (КЭДО), которых много на рынке, либо отдельные сервисы для определенных бизнес-процессов. Такой подход удобен сотрудникам, сокращает рутинные операции, дает больше возможностей для гибкого графика и привлечения удаленных сотрудников. 

Почему аутсорсинг выгоднее. «Бетерра» не только подключает своим клиентам удобные сервисы (например, продукт «Мой кабинет.Бетерра» для автоматизированного получения расчетных листков по зарплате), но и внедряет системы КЭДО, а также предоставляет сотрудникам клиента возможность общения с бухгалтером в чате 24/7. 

Почему это важно. В последнее время вводится очень большое количество изменений законодательства. С 2025 года серьезно меняется налоговая система, в том числе полностью меняется принцип расчета заработной платы. Плюс к этому регулярно ужесточается кадровое законодательство, повышается ответственность работодателей, вводятся новые штрафы. Например, ошибка кадровика сейчас может обойтись компании штрафом от 30 тыс. до 800 тыс. рублей или вовсе приостановкой деятельности.

Почему аутсорсинг выгоднее. В аутсорсинговой команде «Бетерры» работает около 80 специалистов, в том числе бухгалтеры, методологи, юристы, кадровики и налоговые консультанты. Все изменения регулярно отслеживаются, операции автоматизируются, а качество контролируется — это исключает ошибки. Кроме того, все профессиональная ответственность застрахована на 500 млн рублей — это значит, что все риски штрафов или пени лежат на аутсорсере.

Разберем, что учитывать при выборе компании-аутсорсера, чтобы сотрудничество было максимально продуктивным.

Во-первых, репутация аутсорсинговой компании на рынке. Выбирайте подрядчика, который имеет опыт в аутсорсинге расчета заработной платы и делопроизводства. Изучите отзывы бывших клиентов, причем не только на сайте компании, но и на незаинтересованных отзовиках. Найдите информацию о руководителе, специалистах и контрагентах компании — она должна быть размещена на сайте аутсорсера. Важно, чтобы в компании работали квалифицированные бухгалтеры и кадровые специалисты, которые регулярно обновляют знания и следят за изменениями в законодательстве. Узнайте, есть ли у них сертификаты, подтверждающие уровень профессионализма. Об экспертах компании «Беттера» читайте на сайте в разделе «Наша команда». 

Во-вторых, наличие удобного формата сотрудничества. Уточните, какие форматы работы предлагает компания-аутсорсер. Если вам комфортнее работать онлайн, то выбирайте удаленный аутсорсинг — например, это идеальное решение для малого бизнеса. Если вам важно, чтобы сотрудник всегда был рядом, то найдите подрядчика, который предлагает работу специалиста в вашем офисе — формат отлично подойдет среднему и крупному бизнесу. 

И, в третьих, полный пакет документов. Важно «на берегу» обсудить все условия, а договоренности оформить документально. Попросите, чтобы подрядчик подготовил для вас проект договора с описанием услуг, ответственностью сторон и стоимостью. В этом случае вы будете застрахованы от непредвиденных ситуаций и скрытых платежей. Договор обязательно должен включать страхование ответственности: вы получите компенсацию, если аутсорсинговая компания допустит ошибки в работе. Обратите внимание на наличие соглашения о конфиденциальности. В нем фиксируется обязательство подрядчика о неразглашении коммерческой тайны и финансовых показателей бизнеса клиента. Полный пакет документов — это гарантия качества услуг и соблюдения сроков.   

Некоторые компании до сих пор не пользуются аутсорсингом, потому что не хотят допускать к бухгалтерскому учету посторонних. Другие же давно оценили преимущества этого инструмента и доверяют специалистам часть своих задач. Рассмотрим плюсы и минусы аутсорсинга:

Плюсы:

1. Оперативное решение задач. Компания-аутсорсер быстро принимает дела, погружается в рабочие процессы и дает желаемый результат в сжатые сроки. В команде аутсорсера есть специалисты с богатым опытом в узких специализациях, которые могут решить даже самые сложные вопросы учета.

2. Конфиденциальность. Как правило в договоре с аутсорсером есть условие о неразглашении сведений клиента. 

3. Ответственность. Аутсорсер берет на себя ответственность за ошибки своих специалистов. Если компания обязательства по договору, то выплатит заказчику компенсацию.

4. Контроль. Компания-аутсорсер дорожит своей репутацией и заинтересована в качественном оказании услуг. Подрядчик использует инструменты автоматизации для прозрачного сотрудничества, например личный кабинет заказчика, регулярно мониторинг результаты работы своих специалистов и вкладывает деньги в их обучение.

Минусы:

1. Расходы. Некоторые до сих пор считают, что аутсорсинг это дорого. На самом деле стоимость услуг квалифицированных специалистов окажется, выгоднее, чем содержать большое количество штатных сотрудников — платить, зарплаты, страховые взносы, оплачивать больничные, отпуска и, вероятно, штрафы за их ошибки. 

2. Расстояние. Некоторым руководителям важно, чтобы специалист был в соседнем кабинете: так легче следить за результатами его работы. Классический (дистанционный) аутсорсинг — это услуги на расстоянии, поэтому контролировать удаленного специалиста может быть сложнее.  Компания «Беттера» предлагает удобный формат — работу специалиста в офисе клиента. Человек полностью погружается в специфику конкретного бизнеса и напрямую взаимодействует с другими подразделениями. 

3. Недоверие. Зачастую руководители сомневаются в квалификации аутсорсера. Если же ответственно подойти к выбору подрядчика, то все страхи напрасны. Опытные аутсорсеры разрабатывают методологию сотрудничества, используют системы автоматизации, берут на себя финансовую ответственность за ошибки. 

Аутсорсинг расчета оплаты труда и кадрового делопроизводства помогает избежать ошибок в расчетах, минимизировать налоговые риски и обеспечить бесперебойную работу бизнеса. Даже если штатный специалист уйдет в декрет или уволится, это никак не должно повлиять на общую эффективность. 

Чтобы получить максимальную выгоду, важно правильно выбрать аутсорсера: обратить внимание на его опыт, уровень компетенции специалистов и условия договора. 

Специалисты «Бетерры» обеспечат кадровое делопроизводство с учетом бизнес-процессов вашей компании и требований законодательства по защите персональных данных. Организуем непрерывную поддержку кадрового документооборота и снизим риски споров с вашими сотрудниками и трудовой инспекцией.

Оставить заявку

Расчет заработной платы

Своевременная выплата зарплаты вашим сотрудникам и расчеты с бюджетом без штрафов

Оставить заявку

Реклама: АО «Бетерра», ИНН 7704154440, erid: LjN8K94Jo