ТОП нарушений в учете ИП. А вы так попадали?

Предприниматели относятся к ведению учета, как к досадной необходимости — бухгалтер кажется что-то там жужжал насчет отчетов, правила какие-то новые, платежи. Обычно для ИП это — фоновый шум, ему некогда разбираться. Еще хуже, если нет ни бухгалтера, ни другого помощника (хотя бы онлайн-сервиса, который напомнит о сроке платежей). Тут для проверяющих из ФНС просто непаханное поле и все возможности для сбора штрафов. Итак, какие нарушения чаще всего допускают предприниматели.

Забыл про отчетность

Бухгалтеры не дадут соврать — заканчивается отчетный период, проходит какое-то время и вдруг просыпаются «подснежники».

Тань, тыжбухгалтер, я тут оказывается какую-то УСН не сдал, мне требование пришло, звонил — говорят штраф будет. Чо делать?

Да уже собственно ничего не поделать. Если срок нарушен — штраф действительно будет, но сдать отчетность все равно надо. Потому что несдача декларации грозит не только денежными санкциями, еще можно остаться без расчетного счета — его заблокируют, а вот откроют доступ только после того, как отчет будет сдан.

Размеры штрафов от 5 % до 30 % от суммы налога к уплате. Минимум — 1 000 рублей (пункт 1 статьи 119 НК РФ).

Большинство нарушений связано с отчетами за работников. Забыть о ежемесячном СЗВ-М проще простого, если ты занят клиентами, курсируешь между торговыми точками по всему городу или занимаешься рекламой в соцсетях.

Отчет, кстати простенький, а вот штраф за него весьма ощутимый — 500 рублей с человека, т.е. с каждого работника, которого надо было включить в форму.

Не исполнил обязанности налогового агента

Если по сотрудникам в штате ИП еще как-то ориентируется во взносах и НДФЛ, то нанимая исполнителя на разовую работу, разом теряет эти ориентиры.

До сих пор многие предприниматели уверены — за таких работников не нужно платить ничего, а налоги — проблема самих подрядчиков и исполнителей. Это действительно так, если нанятые — ИП или самозанятые. А вот физлица мало чем в плане налогообложения отличаются от обычных сотрудников:

Надо удерживать НДФЛ;
Надо платить взносы. Все, кроме тех, что в ФСС, социальное страхование обязательно, только если оно прямо прописано в договоре.

Как ФНС поймет, что ИП допусти нарушение:

Предприниматель включает расходы на услуги подрядчика в расходы, например, на УСН. ФНС камералит декларацию, решает запросить книгу доходов и расходов и находит выплаты в пользу физлица, которое ни в каких отчетах не фигурирует.
ФНС видит движения на счетах не только предпринимателей, но и обычных граждан. Банк тоже следит за движениями денег. И в какой-то момент к физику, который без статуса ИП регулярно получает деньги от разных плательщиков на свой счет, может возникнуть вопрос — а не незаконной ли предпринимательской деятельностью он занимается? А налоги кто платить будет? И тут за него дружно берутся банк и налоговая. Запуганный гражданин вполне может сообщить, что все поступления — от заказчиков. Атут ФНС остается только проверить — кто из приславших деньги отчитался. Если ИП не повезло расплатиться с работником со счета безналом, придут и к нему.
Почти один в один с ситуацией выше, только проверять будут счет самого предпринимателя. Банк, в рамках 115-ФЗ, может посчитать практически любую операцию сомнительной и потребовать представить доказательства ее законности — договора, акты, а по расчетам с физлицом еще и доказательства уплаты НДФЛ и взносов.
Работники грамотные пошли — обзавелись личными кабинетами, регистрациями на Госуслугах и прочими онлайн-сервисами. Поэтому проверить — перечисляли за тебя взносы или нет проще простого. Так же человеку может потребоваться справка 2-НДФЛ для получения вычета. Он обратиться к ИП, узнает, что никакого налога за него не платили, обидится и пожалуется в налоговую инспекцию.

О том, какие надо сдавать отчеты по работникам, мы уже рассказывали в статье «Работники у ИП в 2021 году: какую отчетность сдавать, как не налететь на штрафы, что там с новыми реквизитами по налогам»

Что-то не то принял

...в расходы на УСН, а их перечень строго ограничен и указан в статье 346.16 НК РФ.

При этом любые расходы, которые не вошли в список, нельзя использовать для уменьшения налоговой базы. Например такие:

вознаграждение оператору торговой площадки (если ИП участвует в аукционах);
скидки покупателям;
расходы на специальную оценку условий труда (СОУТ);
на аутстаффинг (аренда персонала);
получение выписок из ЕГРЮЛ;
безнадежная дебиторка;
аренда жилого помещения — если ИП решил арендовать квартиру для проживания в ней сотрудника из другого региона, то он сможет включить такие расходы в расчет только если аренда жилья прописана в трудовом договоре, при этом такая оплата будет фактически натуральным доходом сотрудника и частью оплаты труда. А с зарплаты, как вы помните, надо еще удерживать НДФЛ и платить взносы;
расходы предпринимателя на свое обучение, в этом случае ИП может разве что рассчитывать на социальный вычет, при условии, что имеет доходы, облагаемые НДФЛ.

Это неполный список. Каждый произведенный расход надо сравнивать с информацией в НК и готовить подтверждающие затраты документы.

Некоторые расходы удается протолкнуть — потому что их признание зависит от контекста. Допустим, если выписку получали срочно и платно для судебного разбирательства, то можно ее принять за судебные расходы.

Предприниматели пытаются также оспаривать в суде исключение расходов из КУДиР и декларации при проверке, но решения по таким делам 50/50.

Сдал отчет, но не тот или не так

Предприниматели иногда просто не в курсе, на какой системе налогообложения они находятся. Вот сейчас, после отмены ЕНВД, уже несколько раз продлялся срок подачи заявления на УСН. Хотя казалось бы из каждого утюга в конце 2020 года вещали, что надо заранее позаботиться сменой налогового режима.

И все равно будут те, кто «очнется» где-нибудь в апреле с мыслью — надо же было перейти на УСН!

Если ИП, например, отказался от патента, то может оказаться на ОСНО. Мы уже писали о патенте и его подводных камнях вот тут. При этом, пребывающий в счастливом неведении ИП, сдает декларацию по УСН и получает отказ. От него ждут 3-НДФЛ (ну и НДС конечно, куда же без него).

Что касается формы, то отчеты сдаются в бумажном или электронном виде, в каком именно зависит от вида отчета и количества сотрудников ИП.

больше 10 сотрудников — 6-НДФЛ и Расчет по страховым взносам только электронные;
больше 25 сотрудников — 4-ФСС и все отчеты в ПФР в электронном виде;
Декларация по НДС — всегда только в электронном виде, даже нулевка;
Если среднесписочная численность работников за предыдущий календарный год превысила 100 человек — отчетность в налоговую сдается только в электронном виде.

Забыл вовремя заплатить

Что говорить — даже бухгалтеры порой забывают вовремя перевести налоги. У ИП, занятого своим бизнесом, не всегда есть возможность отследить сроки. А ведь за несвоевременную уплату налогов и взносов не только пени начисляют.

По НДФЛ, к примеру, штраф в размере 20 % от неперечисленной суммы (статья 123 НК РФ).

А еще в 2021 году изменились реквизиты для перечисления платежей в бюджет. Читать об изменениях тут.

Нарушил учет доходов

Очень распространенные ошибки — учесть в доходах средства, которые поступили на счет через эквайринг за минусом комиссии банка (надо полную сумму), не включить в доход полученные проценты по вкладу ИП в банке или от сдачи квартиры в аренду, аванс от покупателя и другие.

Нарушить законодательство и правила НК можно неумышленно. И хотя незнание закона от ответственности не освобождает, но в этом случае есть шанс получить штраф поменьше.

А вот если нарушение грубое, умышленное, да еще и систематическое, то суммы штрафов ощутимо вырастают.

Пример: ИП не сохраняет первичные документы, не ведет КУДиР целый год. При проверке ФНС, когда обнаруживается нарушение, ИП назначают штраф 10 000 рублей. Если бы ИП несколько лет пренебрегал первичкой и налоговым регистром, то получил бы уже штраф — 30 000 рублей.

Не применял онлайн-кассу

Или применял ее неправильно. В самом начале, когда новые кассы только появились, многие путались — надо ли пробивать чек, если покупатель платит картой? А если возврат — что делать? Если вдруг не пробил чек, а надо было, как исправиться?

Сейчас большинство вопросов разрешилось, к работе с онлайн-кассами все привыкли, но во-первых, с июля некоторые ИП потеряют иммунитети начнут применять онланй-кассывпервые, а значит будет новая волна непонимающих, во-вторых, всегда есть шанс, что потребуется срочно купить кассу, т.к. изменятся обстоятельства, появится новое направление в бизнесе, ИП начнет заниматься деятельностью, для которой применение кассы обязательно.

Причем, если сделать все надо быстро — выбрать кассу, подключить, зарегистрировать, заключить договор с ОФД, то времени на «разобраться как эта штука работает» уже не остается, обучение происходит в процессе. А ведь еще есть облачные кассы, маркировка, нужно как-то состыковать кассу и программу со складским учетом и бухгалтерией.

Если у предпринимателя опытный кассир — ему повезло, если он ведет все расчеты сам, то в такой суматохе легко ошибиться. А знаете сколько разных штрафов по кассам?

За неприменение — от 1/4 до 1/2 суммы расчета произведенного без онлайн-кассы. При этом минимальная сумма штрафа — 10 000 рублей;
За невыдачу чека — 2000 рублей;
Отсутствие в чеке номенклатуры — до 10 000 рублей;
Применение кассы, которая не соответствует требованиям закона — от 1500 до 3000 рублей;
Если у ИП запросили сведения и документы по кассе, а он их не предоставил — аналогично 1500-3000 рублей.

А можно как-то без нарушений?

Для начала, перед тем как начать бизнес, стоит изучить относящиеся к вашей деятельности законодательные акты. Если что-то непонятно — обращайтесь не к знакомым знакомых или соседке Зине, которая точно все знает, а к экспертам.

Возьмите себе на заметку:

Составьте и держите под рукой список отчетов и сроков оплат по налогам — налоговый календарь, отмечайте в нем выполненные пункты;
Консультируйтесь, если вам что-то не ясно в расчете налогов или заполнении деклараций, не пытайтесь во всем разобраться самостоятельно, это порой не под силу даже профессиональным бухгалтерам;