Как ИП уволить сотрудников без проблем с трудинспекцией

Предприниматели, как правило, не держат в штате кадровиков. В лучшем случае работы по приему и увольнению ведет бухгалтер. Но ведь в кадровом учете значение имеет не сам факт оформления документов, а то насколько они соответствуют действующему трудовому законодательству. Один неверный ход, и вот уже к вам в двери стучится Трудовая инспекция. Сегодня расскажем, как уволить работника и не заработать проблем.

Общие моменты

Вам необходимо запомнить несколько правил, которые подходят к любому виду увольнения:

1. Работнику нужно выплатить все причитающиеся суммы, включая компенсацию за неиспользованный отпуск. Даже если вы расстается по-плохому.

2. Удержания из сумм, причитающихся к выплате, возможны в исключительных случаях. И большинство из них — при условии, что работник не возражает против основания и суммы удержания, а его размер не более 20% суммы к выплате (после вычета НДФЛ).

3. При увольнении необходимо предоставить работнику комплект документов:

• Бумажную трудовую книжку, если сотрудник выразил желание продолжить ее ведение (если он перешел на электронную ТК, то бумажную ему нужно было вернуть ранее, если этого не было сделано — отдать при увольнении).
• Сведения из электронной трудовой книжки (ЭТК) по форме СТД-Р (часть 4 статьи 84.1 ТК РФ), если работник перешел на электронный формат учета данных о трудовой деятельности.
• Справку 2-НДФЛ о доходах за текущий год (требования такого в законодательстве нет, но эта справка понадобится сотруднику на новом месте работы, если он трудоустроится в том же году, так что лучше ее выдать сразу).
• Справка по форме 182н (так называемая справка «для пособий»), в нее включаются сведения о периоде, в течение которого работник являлся застрахованным лицом, суммах дохода, с которого уплачивались страховые взносы, и периодах, в течение которых взносы не уплачивались (например, периоды отпуска за свой счет, отпуска по уходу за ребенком и т.п.).
• Выписки сразу из нескольких отчетов: СЗВ-М, расчета по страховым взносам (раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»), СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 (это в случае, если ИП перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии своего сотрудника — мы пока таких не встречали). Все эти выписки предоставляются в соответствии с пунктом 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Почему не копии отчетов? Потому что в них содержаться данные и других сотрудников. Если работник — единственный у ИП (на самого предпринимателя сведения не заполняются), то можно просто сделать копии. Период, за который надо сделать выписку, не конкретизирован. Но пункт 4 статьи 11 отсылает к другим пунктам той же статьи, где указана периодичность подачи сведений. Это наводит на мысль — выписки нужно сделать из ВСЕХ отчетов за все время работы сотрудника.

• Оригинал медкнижки и других документов, если сотрудник передавал их на хранение работодателю.
• Расчетный листок (его по идее нужно выдавать ежемесячно после того, как будет начислена зарплата, а не только при увольнении). Форма — устанавливается работодателем.

4. Сотрудника нужно под роспись ознакомить с приказом на увольнение (и не только — при выдаче документов, указанных выше стоит также подтвердить их вручение подписью экс-работника). Это очень важный момент — подтверждение, что сотрудник знал об увольнении. Если у вас нет подписи, то он запросто может заявить, что об увольнениии ничего не знал и вообще его обманули и запутали. А вот собственноручную надпись: «С приказом ознакомлен Иванов 24 августа 2021 года» оспорить сложнее.

Распечатайте, сохраните в телефоне, повесьте на видном месте в кабинете этот список. Можете просто скачать его в виде памятки.

Налоговый и кадровый учет для ИП на УСН «доходы» и патенте от Чёрной Бухгалтерии. Прием и увольнение сотрудников, расчет зарплаты, больничных, отпусков, составление и сдача всей отчетности, а также подготовка платежек в банк по зарплате, НДФЛ и взносам. Безлимитные консультации с бухгалтером в чате. Вся работа ведется через удобное приложение.

Оставить заявку на расчет тарифа и подключение

Увольнение «по собственному»

Оптимальный вариант, который стоит выбирать в большинстве случаев. По ТК эта причина звучит более официально «расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)».

В приказе и в трудовой книжке делается следующая запись:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Вместо «расторгнут» может быть слово «прекращен» это не будет ошибкой. Не считается за ошибку и формулировка «Работник уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», но все же специалисты настаивают — запись должна совпадать с указанной в ТК РФ, так что «по инициативе сотрудника» — правильнее.

Вносить запись нужно без сокращений!

Если сотрудник заметит ошибку в записи в трудовой книжке, а ИП откажется ее исправить, то уволенный может написать жалобу в Трудинспекцию. В результате внеплановой проверки предпринимателя могут привлечь к штрафу в размере от 1 до 5 тысяч рублей.

Обратите внимание на так называемую «отработку», многие неверно трактуют нормы закона. ИП считают, что после заявления, работник должен отработать еще 2 недели. На самом деле — заявление подается не позднее, чем за 2 недели до даты увольнения. Чувствуете разницу? А она есть.

Пример: продавец Васечкин решил уволится от предпринимателя Петренко 20 сентября 2021 года, ему предложили другое выгодное место и оно как раз в это время освободится. Подать заявление об увольнении Васечкин должен не позднее 5 сентября.

Но он может подать его и раньше, указав дату увольнения 20 сентября. Ведь в статье 80 ТК РФ сказано «не позднее чем за две недели», а значит предупредить об увольнении работник может не только за 2 недели, но и за 3, и месяц, и за два до даты увольнения.

Это не значит, что, если заявление подано существенно раньше, то через 2 недели после его получения ИП может уволить работника — он обязан учесть дату увольнения, указанную в заявлении.

Другая ситуация — если Васечкин подаст заявление, например, 30 августа, но не укажет дату увольнения. Тогда ИП вправе отсчитать 14 дней со дня, следующего за датой подачи заявления, и уволить сотрудника (днем увольнения в нашем случае будет — 13 сентября), даже если тот еще не готов уйти. А надо быть внимательнее Васечкин!.

Равно и другое утверждение — если сотрудник подал заявление, например, 15 сентября с намерением уволится 20 сентября, то сделать это он может только по соглашению с ИП, ведь здесь не соблюдается срок в две недели. ИП вправе уволить его только 29 сентября. Так то.

Есть в варианте «по собственному» пара подводных камней (см. статью 80 ТК РФ):

• Возможность отозвать заявление. Она есть у работника на протяжении всего срока с даты подачи заявления до дня увольнения (включительно). Исключение — если на место сотрудника уже приглашен новый работник и ему в соответствии с законом нельзя отказать в трудоустройстве (к примеру, это сотрудник, который оформляется в порядке перевода от другого работодателя).
• Без всяких отработок ИП обязан уволить сотрудника, если тот не может продолжать работу по уважительной причине — из-за зачисления на обучение, выхода на пенсию и в других случаях (список не закрытый).

Зато закон не запрещает проститься с работником ранее указанного в заявлении срока, если работник и ИП придут к такому соглашению.

Чёрная Бухгалтерия составит все необходимые документы — вам останется только подписать их и получить подпись работника. Мы сами отправим сведения об увольнении в ПФР и сдадим другие необходимые отчеты.

Увольнение «по статье»

Обычно под этим выражением имеют ввиду увольнение за какой-то проступок — прогул, появление на работе в нетрезвом виде, невыполнение прямых обязанностей, растрату или даже хищение денег или другого имущества работодателя.

Т. е. имеется в виду не одна статья ТК, а сразу несколько.

Важно! Для подтверждения любого события, которое стало поводом для увольнения, работодателю нужно запастись максимумом подтверждающих документов и других материалов — свидетельскими показаниями, записями камер видеонаблюдения, аудиозаписями разговоров, протоколами, оформленными полицией, медицинскими справками и свидетельствами и т.д.

Чем больше доказательств реальности проступка будет собрано, тем выше шанс, что работник не сможет оспорить увольнение. Большая ошибка работодателя — откладывать оформление актов о прогуле или составление их «задним числом».

Лучше оформить акт, привлечь свидетелей, а потом простить оступившегося, чем доказывать потом в суде сомнительными бумагами, что увольняли заядлого прогульщика.

Нарисовался порядок действий предпринимателя, если работник, нарушает ТК:

1. Зафиксировать нарушение документально.
2. При необходимости вызвать полицию (в случае кражи) или медиков (засвидетельствовать алкогольное или наркотическое опьянение).
3. Привлечь свидетелей, позаботится о сохранении видео- аудиозаписи, если есть.
4. Запросить объяснения сотрудника (обязательно!).
5. Если работник отказывается подписать акт или дать объяснительную — эти факты фиксируем в отдельном документе, который также должен быть подписан минимум двумя свидетелями (это могут быть другие сотрудники ИП, юрист, который присутствует на встрече и т.д.).
6. Если речь о длящемся прогуле, то работодателю нужно использовать все варианты связи с работником — по телефону, через мессенджеры и электронную почту, если есть — по номерам родственников. Можно даже направить ответственное лицо домой к прогульщику и если он там, и, например, не хочет открывать двери — попросить соседей подтвердить письменно показаниями этот факт. Не стоит пренебрегать и обычной почтой — заказное письмо с уведомлением и требованием сообщить о причинах отсутствия не помешает.

Еще раз — чем больше доказательств будет собрано, тем меньше рисков для ИП.

Самый большой вопрос — как уволить работника, если он перестал выходить на связь? Т.е. попросту пропал. Уволить заочно в этом случае нельзя, ведь человек может находится, например, в больнице после серьезной аварии.

Как быть? В этом случае необходимо ежедневно (либо с иной периодичностью, если отсутствие затягивается, например, раз в неделю) составлять акт об отсутствии сотрудника и продолжать попытки связаться с ним.

Работодатель может на время отсутствия работника нанять другого — по срочному договору.

Отметим еще одну важную деталь — в любом случае необходимо рассмотреть объяснительную работника и решить, были ли причины, по которым совершен проступок уважительными. Пример таких причин из жизни:

• Сотрудник не смог вовремя явится на работу после отпуска, т.к. его рейс / поезд задержался.
• Работник задержался (опоздал), т.к. получил травму, из-за которой пришлось обратиться в травмпункт, но она не помешала ему явится на работу (не брал больничный).
• В случае хищения денег трудно найти уважительную причину, но такой может быть острая необходимость — например, у сотрудника украли деньги и не на что было купить еду, не хватило денег для оплаты за съемное жилье, из которого могли выселить на улицу и т.д. Конечно это не является оправданием в глазах закона, но работодатель может принять решение не увольнять работника по «нехорошей» статье и предложит уволиться по собственному желанию и добровольно возместить украденное, простить ему долг или зачесть в счет выплаты зарплаты (не забудьте при этом заручится согласием сотрудника с удержанием).
• Сотрудник был привлечен в качестве свидетеля ДТП или понятым при задержании нарушителя (на улице, в транспорте и т.п.).
• Отсутствие возможности добраться до места работы — нет общественного транспорта — например, в результате забастовки водителей, поломки на линии метро, отключения электричества (для троллейбуса) и т.п.
• Форс-мажор в результате природных катаклизмов или бедствия — размыло дорогу, обледенение, разрушился мост, крупная авария и т.д.
• Поломка автомобиля.
• Необходимость оказать медицинскую помощь или участие в спасении. Например, работник по дороге заметил аварию и довез пострадавших до больницы или спасал тонущего человека.
• Отсутствие по причине участия в судебном заседании.

Конечно есть ситуации, в которых работнику не до звонка работодателю, но в некоторых случаях он может сообщить об опоздании по телефону. Верить или нет такому сообщению — право работодателя, но горячится и тут же «рисовать» прогул не стоит.

Если предприниматель решит уволить работника, а тот позднее представит документы или иные свидетельства, подтверждающие уважительную причину отсутствия, то отвечать перед закон придется уже самому ИП — восстановить работника, выплатить за время вынужденного прогула (после увольнения и до восстановления) средний заработок, а также возможно получить штраф от Трудовой инспекции.

Кстати, еще одна уважительная причина для отсутствия на работе — задержка зарплаты более, чем на 15 дней. В этом случае работник письменно извещает работодателя, что приостанавливает работу и уволить его за отсутствие на рабочем месте по этой причине — нельзя.

Увольнение работников, если ИП «закрывается»

Если предприниматель решил закончить деятельность, то ему достаточно подать заявление о снятии с регистрации в ФНС. Но когда у ИП есть работники сначала надо их уволить.

В отличие от организации, работодатель-ИП не обязан уведомлять работников о предстоящем увольнении из-за прекращения деятельности заранее, а также не должен выплачивать выходное пособие (статья 307 ТК РФ). Такие обязанности у ИП появляются, если он прописал их в трудовом договоре с сотрудниками.

А вот службу занятости ИП уведомить обязан — за 2 недели до предстоящих увольнений (пункт 2 статьи 25 Закона РФ от 19.04.1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в РФ»).

В сообщении необходимо указать:

• должность, профессию, специальность и квалификационные требования увольняемых сотрудников;
• условия оплаты труда каждого из них.

Нужны ли ИП приказы?

Надо ли ИП издавать приказ на увольнение сотрудников? Мы считаем — да, в приказе указаны все основания и отсылки к подтверждающим документам (их лучше в оригиналах или копиях приложить к приказу). В трудовую книжку и отчет СЗВ-ТД также нужно занести сведения о документе-основании, им и будет приказ об увольнении.

Не забудьте познакомить сотрудника с приказом и выдать ему документы, о которых мы писали в самом начале.

Читайте актуальные материалы для предпринимателей в нашем блоге:

• Каждый бизнес попадет в новый рейтинг ЦБ. Что происходит с системой «Знай своего клиента»
• ИП на УСН продал имущество: какой налог платить с дохода
• Как ИП сэкономить на патенте и упрощенке. Миграция между регионами и прочие лайфхаки
• Зачем ИП сверяться с ФНС. Под угрозой ИП на патенте и УСН «доходы»
• Ошибки в налоговом учете, которые загонят предпринимателя в долги
• Разбор и реальные примеры проверок предпринимателей
• Что делать ИП с долгами: спасет ли банкротство от кредиторов