Подробный разбор: как вести бухгалтерию, если твои заказчики —иностранцы?

Несколько лет назад слово «фриланс» было знакомо не всем. Сейчас многие стремятся работать на себя, да еще на удаленке. География работы многих специалистов расширилась и вышла за границы России. Иностранные заказчики для айтишников, дизайнеров, даже бухгалтеров — привычная часть работы. Но о доходах, полученных от фриланса, надо отчитываться, а если оплата валютой пришла? Как не попасть на высокие штрафы и вовремя сообщить о полученных доходах — рассказываем.

Фрилансер самостоятельно занимается поиском заказчиков, сам отслеживает соблюдение дедлайнов и поступление оплаты, сам оказывает услуги и оформляет документы. Но в его работе есть множество «подводных камней». Начнем с того, что работая на фрилансе, можно предоставлять услуги в качестве физического лица, индивидуального предпринимателя или самозанятого.

Если читать нет времени, то взять выбор системы налогообложения и валютного контроля можем взять на себя. Чёрная Бухгалтерия — ваш личный ассистент в отношениях с налоговой и банком.

Как легально вести деятельность фрилансеру?

Если фрилансер выбирает оказывать услуги как физическое лицо, то со всего дохода он должен уплачивать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). В этом случае налоговая ставка составляет 13% (15%, если вы везунчик с доходами от 5 млн рублей в год, повышенная ставка взимается с суммы, превышающей 5 млн).

Если фрилансер принимает решение работать в качестве индивидуального предпринимателя, то для начала необходимо подать заявление в налоговую инспекцию для постановки на учет в качестве ИП. Индивидуальным предпринимателем резонно становиться, когда ежемесячный доход превышает 2,4 млн рублей в год (почему, еще расскажем) или вашим заказчикам важен ваш статус (в свете последних событий по проверкам самозанятых к обычным физикам заказчики относятся с подозрением).

При постановке на учет в ФНС ИП выбирает систему налогообложения, по желанию (и при условии соответствия требованиям) ее можно будет менять, даже ежегодно.

Упрощенная система налогообложения

Самый популярный налоговый режим. Может быть двух видов: «Доходы» или «Доходы минус расходы».

«Доходы» — налог уплачивается в размере 6% со всех доходов предпринимателя. Налоговая ставка может быть уменьшена властями региона, поэтому на данный момент по России она колеблется от 1 до 6%.

«Доходы минус расходы» — из всех доходов вычитаются рабочие издержки, налог платится с оставшейся суммы. Налоговая ставка — 15% (также может быть меньше в отдельно взятом регионе).

Декларация сдается только раз в год. Особых ограничений по деятельности нет. Зато есть другие — по размеру дохода, количеству сотрудников и другие. Но для фрилансера они не имеют значения, потому что вряд ли ваш доход составит десятки миллионов рублей, а сотрудников вы и вовсе нанимать не собираетесь.

Патент

Можно выбрать и другую систему налогообложения — патент, если сфера деятельности предпринимателя дает на это право. В этом случае оплачивается сумма патента на выбранный период — 1, 2, 3 и т.д. месяца (патент не может выходить за границы календарного года, поэтому максимум его можно получить на 12 месяцев).

Для каких фрилансеров он подходит (выборка из статьи 346.43 НК):

• тем, кто занимается звукозаписью и выпуском музыкальных произведений;
• оказывает образовательные услуги для детей и взрослы (обратите внимание — продажа курсов в записи не попадает под патент, речь об обучении, где присутствует общение между педагогом и учеником, проверка заданий и т.д.).

Для оказание этого вида услуг ИП не требуется лицензия, но только если предприниматель сам оказывает услуги, не привлекая сотрудников, не собирается выдавать документы гособразца об образовании, работает не по утвержденной образовательной программе (например, такой, как в школах).

• занимается дизайном или художественным оформлением;
• переводит тексты, видео и т.п.;
• разрабатывает программное обеспечение для компьютеров, приложения, базы данных, сайты, занимается их адаптацией и модификацией.

Конкретные виды деятельности для патента устанавливаются местным законодательством.

Декларации на патенте нет. Стоимость патента можно уменьшить на уплаченные взносы.

Взносы

ИП платит их ежегодно, обычно сумму платежа равномерно (помесячно или поквартально) разбивают, чтобы уменьшить сумму налогов.

В 2021 году суммы взносов составляют:

• Взносы на ОМС (обязательное медицинское страхование) — 8 426 рублей.
• Взносы на ОПС (обязательное пенсионное страхование) — 32 448 рублей.
• Если доходы ИП превысят 300 т.р., то с суммы превышения нужно будет заплатить дополнительные взносы на ОПС — 1%.

Сейчас также есть возможность оказывать услуги в качестве самозанятого. В этом случае нужно будет также встать на учет в налоговой инспекции в качестве самозанятого и зарегистрироваться в приложении «Мой налог». Необходимо ежемесячно уплачивать налог на профессиональный доход (НПД): 6% — при сотрудничестве с юридическими лицами и ИП, 4% — при сотрудничестве с физическими лицами.

Это самый простой и удобный режим для тех, у кого годовой доход не более 2,4 млн рублей. И у него меньше ограничений, чем для патента. Например, самозанятый может оказывать разные виды услуг, в т.ч. консультационных, бухгалтерских, писать статьи, заниматься сбором данных или выполнять функции оператора (обзванивать клиентов заказчика, заниматься рекламой, опросами и т.д.).

Можно оказывать услуги и в качестве физлица, но это рискованно — регулярное поступление средств на ваш счет, тем более из за границы, 100% обратит на себя внимание банка и налоговой службы.

На выбор формы деятельности и системы налогообложения влияет сфера деятельности и получаемый доход. Чаще всего самым выгодным вариантом является УСН «доходы» или самозанятость. Потому что расходов у фрилансеров, как правило, немного.

Фрилансеры с опытом и знанием иностранных языков переходят на сотрудничество с зарубежными компаниями. Причина очевидна — оплата за работу выше: средняя стоимость часа фрилансера за рубежом составляет 25$, это около 1800 рублей. В России фрилансеры редко добиваются такого дохода.

Но тогда встает следующий вопрос.

Как найти заказчиков за рубежом?

Попробовать через биржи фриланса и сайты по поиску работы.

• UPWORK — это самая крупная биржа. Там сразу видны все выплаты заказчика — это придает уверенности о надежности заказчика.
• Behance — биржа для фрилансеров с опытом.
• Coroflot — старейшая биржа с внушительным списком работодателей.
• Authentic Jobs — сайт с работой от известных компаний. Здесь больше вакансий с работой в офисе, но и для фрилансеров есть предложения.
• Krop — большой выбор работы для дизайнеров, как разовые предложения, так и постоянная занятость.

Конечно, заказчик и сам может найти популярного исполнителя — через знакомых или рекомендации.

Но после того, как заказчик найден или нашел вас сам, нужно как-то организовать с ним взаимодействие. Есть биржи и сайты, которые предоставляют услуги посредников — вы прямо через сервис заключаете договор, получаете задачи и оплату, обмениваетесь сообщениями и документами (которые сформировать помогает тот же сервис). Это удобно — не нужно задумываться о таких мелочах, как закрывающие акты, можно полностью сосредоточиться на самой работе.

Если вы работаете через биржу, то там, как правило, заказчик вносит денежные средства перед выполнением работы и они замораживаются. После сдачи выполненного задания исполнителем и принятием со стороны заказчика денежные средства перечисляются исполнителю. Так обе стороны получают безопасную сделку.

Если же работа проходит с заказчиком напрямую, то необходимо заключать договор, в котором будут прописаны все условия работы. Это требуется не только для собственной уверенности. Договор от вас потребует валютный контроль банка, в которой поступит оплата от заграничного клиента.

Обратите внимание! Даже если заказчик произведет выплату в рублях, такая операция все равно относится к валютным и подлежит контролю, т.к. платеж поступил от иностранного юридического или физического лица.

Документы с заказчиком-иностранцем

Договор с иностранным заказчиком можно заключить в следующих формах:

• Стандартный договор, форму и содержание которого стороны оговаривают сами.
• Инвойс — это симбиоз счета и договора, особый документ, который предоставляется при работе с иностранными компаниями. Чаще заключается для оказания разовой услуги.

К составу договора также есть определенные требования. В нем должен содержаться:

• Предмет договора, причем описание должно быть достаточно конкретным: просто «разработка программного обеспечения» не подойдет.
• Порядок, способ и сумма оплаты. За просрочку оплаты можно получить штраф от валютного контроля до 100% от суммы оплаты, поэтому сроки нужно прописывать те, которые точно будут выполнены (лучше с запасом). Также необходимо прописать, кто несет комиссионные расходы за банковские переводы. К сумме у банка также могут возникнуть вопросы, поэтому она должна быть реальной: не завышенной и не заниженной.
• Сроки выполнения заказа.
• Порядок приемки работы с указанием факта, после которого работы считается выполненной, например, подписание акта выполненных работ.
• Правовые аспекты — каким государством регулируются взаимоотношения заказчика и исполнителя.
• Указание способа подписания договора. Договор можно подписывать в бумажном виде и обмениваться оригиналами по почте или в электронном виде, обмениваясь, например, только скан-копиями — этот порядок должен быть прописан в контракте с электронными адресами и способами коммуникации.
• Реквизиты сторон.

Документы нужны не только для регулирования отношения между заказчиком и исполнителем-фрилансером. Они понадобятся для банка.

Если у вас не хватает документов или вы оформили их неправильно, банк может приостановить операции по вашему счету (заблокировать его по 115-ФЗ) до выяснения обстоятельств и получения необходимых документов и пояснений.

Порой разбирательство надолго затягивается и вы не можете продолжать полноценную работу. Открытие счета в другом банке не поможет — банки взаимодействуют друг с другом и в другом месте наверняка сразу узнают об имеющихся блокировках. Даже если вы попытаетесь это сделать вам заблокируют и следующий счет, и следующий (веерная блокировка).

Избежать блокировок или снять существующую, помогают комплаенс-специалисты. Если пройти проверку банка не получилось с первого раза, не рискуйте своей репутацией и доверьтесь профессионалам.

Но вот договор составлен, условия согласованы, теперь нужно разобраться с оплатой.

Как получать оплату от иностранных заказчиков?

Существует 3 способа:

1. Электронные переводы (Золотая корона, Вестерн Юнион и т.п.). Могут работать не во всех странах, возможна комиссия и не маленькая, зато скорость поступления платежа высокая.
2. Системы интернет-платежей, например PayPal или электронные кошельки вроде Яндекс.Деньги. Платежи также поступят на ваш электронные счет (кошелек) или на счет банка. Плюс в том, что можно использовать полученные электронно деньги на расчеты за покупки в интернете, не выводя куда-то еще.
3. Переводы на банковский счет.

Для получения оплаты на счет в банке необходимо будет открыть отдельный валютный счет, рублевый в этом случае не подойдет. Вместе с валютным счетом вам откроют транзитный счет, на который как раз будет поступать оплата. В день поступления денежных средств на валютный счет придет оповещение о поступлении, но суммой воспользоваться сразу нельзя, т.к. она будет заморожена.

В течение 15 рабочих дней будет проходить валютный контроль на легальность операций. В это время в банк нужно будет предоставить контракт (договор) и другие подтверждающие сделку документы. Как только сделка будет проверена, денежные средства можно будет вывести на валютный счет.

Теперь фрилансера ждет следующий этап — уплата налогов и сдача декларации.

Отчеты о доходах от фриланса

Налогообложение зависит от формы работы фрилансера — ИП, самозанятый или обычное физлицо.

Физлица платят НДФЛ (налог на доходы физлиц), его ставка зависит от того, является фрилансер резидентом или нет.

Резидентом он считается, если пробыл в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. В этом случае ставка налога составит 13% (15%).

Физические лица, должны самостоятельно рассчитать сумму НДФЛ со всех заказов. Заработок, полученный в валюте, необходимо перевести в рубли по курсу ЦБ на дату получения средств на транзитный счет. НДФЛ уплачивается до 15 июля следующего года после отчетного.

Физлица также должны предоставить декларацию 3-НДФЛ в ИФНС в срок до 30 апреля года, следующего за отчетным. Данные требования закреплены в ст. 228 НК РФ.

За непредставление декларации назначается штраф в размере 5% от суммы дохода, но не более 30% и не менее 1000 рублей (ст. 119 НК РФ).

Индивидуальные предприниматели уплачивают налоги согласно выбранному режиму налогообложения и также сдают декларацию. Если ИП после обменивает валюту на рубли по курсу более высокому, чем курс ЦБ в день получения оплаты, то курсовая разница считается доходом и включается в налогооблагаемую базу.

Самозанятые отчитываются по каждой проведенной сделке через приложение «Мой налог». При получении оплаты самозанятый регистрирует ее в приложении и выдает чек компании или физическому лицу, от которого поступила оплата. Отправить его можно в электронном виде — через мессенджер или электронную почту.

Доход автоматически регистрируется в ИФНС. Далее приложение рассчитывает необходимый к уплате НПД, сумма становится известна до 12 числа следующего месяца. Оплатить налог необходимо до 25 числа.

Фиксировать доход в валюте надо по тем же правилам, что мы описали выше для физлиц.

Если же фрилансер не является резидентом РФ, то самым выгодным вариантом считается разделение доходов из России и из-за рубежа. Иностранные доходы нужно будет задекларировать в стране резидентства и заплатить налоги в соответствии с местным законодательством.

Доходы, полученные от российских заказчиков надо будет декларировать в РФ.

При этом может возникнуть ситуация, когда одни и те же доходы попадают под налогообложение сразу в двух странах. В этом случае играет роль заключение между Россией и иностранным государством соглашения об избежании двойного налогообложения. Если его нет — платить налоги придется сразу в двух странах.

Проверить список стран, с которыми у РФ заключены соглашения.

Физлица справляются с подачей деклараций сами, а вот ИП на УСН «доходы» или патенте от рутины спасает Чёрная бухгалтерия. Мы сами будем вести ваш учет, формировать и отправлять отчетность. А если возникнут вопросы от налоговой — сами решим без вашего участия. Продолжайте развиваться и расширяйте круг заказчиков, выходите на международный рынок — мы вас прикроем.

Работа с иностранными заказчиками хоть и требует более внимательного отношения к документам, но она предоставляет множество возможностей: не ограничивать себя в поиске работодателей одной страной и зарабатывайте больше!