Определение представительских расходов
Представительские расходы охватывают затраты на организацию встреч с бизнес-партнерами, на официальные приемы в целях привлечения новых деловых связей или клиентов, а также на обеспечение приема и обслуживание участников заседаний управляющих органов компании, таких как правление, совет директоров и т.п.
Правила учета представительских расходов для целей расчета налога на прибыль регулируются статьей 264 НК.
Какие расходы законодатель разрешает отнести к представительским (п. 2 ст. 264 НК):
Затраты на проведение официальной встречи. Это может быть бизнес-завтрак, деловой обед, банкет или другое аналогичное мероприятие для проведения переговоров или принятия управленческих решений.
Буфетное обслуживание во время встреч с контрагентами или заседаний правления. Например, обеспечение напитками во время переговоров, организация кофе-брейков.
Транспортные расходы по доставке участников представительских мероприятий к месту их проведения и обратно.
Оплата услуг переводчиков (внештатных) во время проведения мероприятий с иностранными партнерами.
Список расходов довольно широкий, поэтому на практике часто возникают споры с налоговыми органами касательно учета тех или иных расходов для уменьшения налоговой базы.
Хотите знать, как быстро развиваться и зарабатывать благодаря знаниям налогов, учета, рисков, консалтинга и финансов?
Ответы в нашем авторском Telegram-канале
Учитываем официальные разъяснения
Часто возникает вопрос, правомерно ли учитывать в представительских расходах затраты на встречи с лицами, не являющимися партнерами компании?
Минфин в своем письме от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848 указывает, что представительские расходы можно понести при ведении переговоров как с действующими клиентами, так и с потенциальными. Причем такими клиентами могут быть как представители организаций-контрагентов, так и физические лица.
В своем письме от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120 Минфин разрешает учесть расходы на алкоголь как представительские, при условии что спиртные напитки приобретаются именно для проведения официальных мероприятий, перечисленных в статье 264 НК.
При этом затраты на культурную программу (концерты, экскурсии и т.п.) во время проведения представительских мероприятий принять в налоговом учете нельзя, как и другие расходы, которые не имеют отношения к деловому общению — на отдых участников, лечебно-профилактические процедуры и т.д. Об этом сообщает Минфин в письме от 30.10.2023 № 03-03-06/1/103183, а в Налоговом кодексе прямо указано, что расходы на организацию развлечений и отдыха, а также профилактики и лечения заболеваний не относятся к представительским. Поэтому довольно сложно будет провести под видом представительских расходы на корпоратив с участием приглашенных артистов или выезд в пансионат для оздоровления сотрудников.
Споры с налоговой могут возникнуть при включении в состав расходов затрат на проведение переговоров с партнерами «на выезде» за пределами офиса компании — в отеле, ресторане, или даже на территории контрагентов. Однако, Налоговый кодекс указывает, что такие затраты признаются представительскими независимо от места проведения мероприятий.
Суды также поддерживают налогоплательщиков в этом вопросе — например, в постановлении ФАС Центрального округа от 27.08.2009 по делу № А48-2871/08-18. В этом постановлении суд также отметил, что признание расходов обоснованными не может ставиться в зависимость от наличия положительных результатов переговоров (например, от факта заключения контракта).
Чтобы легко ориентироваться в налоговом законодательстве, научиться налоговому планированию и оптимизации, пройдите курс «Эксперт по налогообложению» в онлайн-школе Учебно-консалтингового центра «Разобраться в налогах».
Пройдите полноценное 5 дневное обучение с кураторской поддержкой в лучшей онлайн-школе 2023 по версии GetCourse в номинации «Обучение профессиям» со скидкой 50% всего за 450 ₽ и 950 ₽.
Правила оформления представительских расходов
Рассмотрим, как корректно оформить представительские расходы, чтобы без вопросов от налоговиков принять их для целей налогового учета.
Для правомерного уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть должны иметь связь с деятельностью компании (п. 1 ст. 252 НК).
Конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, Налоговым кодексом не определен. Однако, ФНС РФ в письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 дала разъяснения по порядку документального оформления представительских расходов.
Согласно разъяснениям налоговой службы, документальным подтверждением являются акты, накладные, авансовые отчеты, иные документы, подтверждающие произведенные затраты на приобретение товаров и материалов, работ, услуг по организации мероприятий, на аренду помещений.
Кроме этого, компании необходимо составить документ, объясняющий связь произведенных затрат с представительским мероприятием. Это может быть акт или отчет, составленные по его итогам и утвержденный руководителем. Важно, чтобы из этих документов ясно следовало, зачем были произведены расходы и как они связаны с бизнесом.
В акте (отчете) о представительских расходах следует указать:
имена и должности сотрудников компании, участвовавших в переговорах;
наименования принимавших участие компаний-контрагентов или потенциальных клиентов;
цель проведения и дату мероприятия, его программу;
перечень произведенных затрат.
Форму такого документа компания утверждает самостоятельно. При этом необходимо учесть, что разработанный компанией бланк должен соответствовать требованиям к первичным документам, закрепленным в статье 9 закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
К отчету прилагают первичные расходные документы — чеки, накладные, акты (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).
Не помешает также составить смету затрат на проведение мероприятия.
Нормирование представительских расходов
Сумма представительских расходов должна быть разумной и пропорциональной объемам бизнеса компании. Во избежание неправомерного завышения представительских расходов законодатель установил их нормирование для целей налогообложения прибыли.
Максимальный размер представительских расходов, признаваемых в налоговом учете, составляет 4% от расходов компании на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК).
Напомним, что перечень расходов на оплату труда для целей налогового учета определен в статье 255 НК.
От суммы принятых в налоговом учете расходов будет зависеть и сумма НДС к вычету. Компания может принять к вычету НДС только в той части представительских расходов, которые учтены для расчета налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК).
При этом надо учитывать, что налог на прибыль рассчитывается нарастающим итогом и размер представительских расходов, разрешенных к включению в состав налоговых расходов, может измениться в течение года. Соответственно, изменится и сумма НДС, возможного к вычету.
Оформление и учет представительских расходов — это серьезная задача, требующая внимания к деталям и знания законодательства. Соблюдение правил и прозрачность в документообороте помогут избежать неприятных ситуаций с налоговой службой и сохранить репутацию вашей компании.
Если у вас есть сомнения относительно оформления и учета представительских расходов, лучше проконсультироваться с экспертом. Опытные консультанты центра «Разобраться в налогах» помогут вам освоить сложные вопросы учета и дадут практические рекомендации по применению законодательства, которые помогут избежать потенциальных проблем с налоговыми органами.
Бесплатный годовой доступ к записям и материалам наших мероприятий 2022–2024
Более 150 часов видеоразборов по налогам и более 5.500 листов презентаций получите бесплатно. Забрать пока открыт доступ
Реклама: ООО «БЛТ Партнерс», ИНН 9710092683, erid: LjN8K7Q2a
Начать дискуссию