Расскажем, как его заполнять, когда сдавать и какая ответственность за просрочку.
Из чего состоит новый отчет
Полное название нового отчета – Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. И, как уже можно понять из названия, основная информация в отчете посвящена персонифицированному учету и страховым взносам.
Новый отчет состоит из двух основных разделов:
Раздел 1 – персонифицированная отчетность. Первый раздел состоит из нескольких подразделов, которые нужно сдавать с разной периодичностью в зависимости от кадровой ситуации, особых условий труда в организации и т. д.
Раздел 2 – посвящен взносам на травматизм. Эту часть отчета заполняют и сдают каждый квартал все страхователи.
Мы собрали в таблицу всю информацию о том, какой раздел нового отчета соотносится с привычными старыми формами, а также информацию о том, когда и кем нужно заполнять каждый раздел.
Обратите внимание, что сотрудники, которые работают по договорам ГПХ теперь тоже отражаются в отчете. Сведения о них необходимо включить в подраздел 1.1.
Чтобы не ошибиться и отчитаться по актуальной форме – воспользуйтесь решениями «Бизнес-легко!». Сервис СБИС подойдет для сдачи отчетов в электронном виде. Система отследит, чтобы цифры сходились не только в одном документе, но и между разными отчетами, в соотношениях, которые требуют госорганы.
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями.
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Как заполнять ЕФС-1
На титульном листе нового отчета отражаются стандартные данные об организации.
Подраздел 1
Этот раздел заполняется на каждое физлицо, на которое подается отчет. Обязательно нужно указать ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения, гражданство и код категории застрахованного лица.
У россиян в форме ЕФС-1 будет код ГРФ, у иностранцев – ПЖИГ и ВЖИГ.
Подраздел 1.1
Этот раздел заполняется только на физических лиц в отношении которых проводились разного рода кадровые мероприятия.
Например, если сотрудник выбрал форму трудовой книжки, то нужно заполнить блок «Сведения о выборе формата трудовой книжки». Если отчет сдается по другим событиям, то данный блок можно пропустить.
В табличной части подраздела 1.1. нужно указать сведения о трудовой деятельности работника.
Подраздел 1.2
Этот раздел заполняется на сотрудников, у которых есть право на досрочную пенсию.
Формы с типом сведений «Назначение пенсии» представляются на застрахованных лиц, которым необходимо для установления пенсии учесть период работы в течение календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.
В этом же подразделе указываются особые территориальные условия труда, например, работу в районе Крайнего Севера нужно пометить кодом «РКС».
Подраздел 1.3
Данный раздел заполняют только муниципальные и государственные учреждения. В нем указываются сведения об условиях занятости и заработной платы. Например, для медработников нужно указать профиль стационара или форму оказания медицинской помощи, отразить работу в составе мобильных бригад и т. д.
Если работник имеет сверхурочные часы, то в данном разделе их тоже нужно учесть.
Например, код «СРДР» – показывает количество часов сверхурочной работы, оплаченной не менее чем в двойном размере.
Подраздел 2
Подается только в совокупности с подразделом 1.2 и отражает сведения о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ (тяжелые и вредные работы), которые имеют право на досрочную пенсию.
Подраздел 3
Сдается, если в компании предусмотрены начисления дополнительных пенсионных взносов, где указывают застрахованных лиц, которым положены дополнительные взносы, а также номер и дату платежного поручения, которым эти взносы были уплачены.
Раздел 2. Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве
Если организация подает только сведения о взносах на травматизм, то в состав отчета должны быть включены титульный лист и подразделы 2.1 и 2.3. Остальные подразделы второго раздела включаются в отчет, только если в организации есть соответствующие сведения.
В разделе 2 должна быть информация:
о среднесписочной численности сотрудников;
численности лиц, застрахованных по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
а также о численности инвалидов и работников, которые заняты на вредных производствах.
В подразделе 2.1 будет фигурировать расчет сумм страховых взносов, в подразделе 2.2 Сведения для расчета взносов по работникам, временно переданным другим работодателям (заполняется, если ваши сотрудники работали по договорам о предоставлении персонала в других организациях), в подразделе 2.3 нужно отразить оценку условий труда и сведения о медосмотрах сотрудников организации.
Куда и как сдавать обновленный отчет
ЕФС-1 подается в территориальный отдел нового фонда. Как и другие отчеты форма сдачи зависит от числа сотрудников, в данном случае, застрахованных лиц в компании.
Если в организации до 10 застрахованных лиц включительно, то можно сдавать отчет как в бумажном виде, так и в электронном.
Если количество сотрудников в компании больше 10 – отчет сдается только в электронном виде.
Хотите, чтобы госорганы приняли отчет с первого раза – отчитывайтесь с помощью системы СБИС. Напомним о требованиях от ФНС в мобильном приложении, подскажем, сдан отчет или нет.
Кто должен сдавать новый отчет – бухгалтер или кадровик
Во многих небольших организациях бухгалтер и кадровик обычно один и тот же человек, но если мы говорим о крупных компаниях с отдельной бухгалтерией и кадровой службой, то тут возникает вопрос, а кто должен отчитываться по ЕФС-1.
Логично предположить, что в подготовке отчета должны быть задействованы обе службы.
Можно ли сдавать ЕФС-1 частями по разделам
Необязательно направлять все сведения, которые должны быть поданы до 25 числа единовременно. Каждый ответственный сотрудник (бухгалтер, кадровик) может заполнять свою часть и направлять сведения в фонд в разные дни, главное, чтобы до 25 числа включительно все нужные подразделы отчета были сданы.
Формируйте ЕФС-1 в сервисе СБИС. С помощью сервисов СБИС отчет можно поделить на разделы и сдавать в разные дни по отдельности. В системе созданы все налоговые и бухгалтерские отчеты в актуальных формах.
Штрафы за ошибки, нарушения и непредставление ЕФС-1
Штрафы будут назначаться отдельно за каждый подраздел отчета.
Нарушение, связанное с 1 разделом отчета будет наказываться штрафом в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо, по которому не была предоставлена информация.
Если вместо электронного отчета был сдан бумажный бланк, то накажут штрафом в размере 1 000 руб.
За непредставление раздела 2 назначат штраф в размере 5% от суммы взносов, начисленной за последние три месяца. Минимум 1 000 руб., максимум – 30% от расчетной суммы взносов.
Штраф можно не получить, если обнаружить и исправить ошибку до получения уведомления из фонда или подать уточненный отчет в течение 5 рабочих дней после получения уведомления об ошибке.
С сервисом электронной отчетности трудно ошибиться, ведь в программу встроен помощник по заполнению отчетов. Попробуйте прямо сейчас!
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями.
Начать дискуссию