Какие системы КЭДО есть в 2024 году и какую выбрать

На что обращать внимание при выборе КЭДО

Все системы КЭДО могут работать с большинством кадровых документов. Но далеко не все из них универсальны и подходят любой компании. Вот на что стоит смотреть.

• Поддержка разных видов подписи. В электронном документообороте используются два вида подписей — усиленная квалифицированная (УКЭП) и усиленная неквалифицированная (УНЭП). Их поддерживают все системы КЭДО. Но с 2022 года эти подписи можно выпустить в мобильном приложении «Госключ», чтобы подписывать документы через смартфон. Если эта функция важна, обратите внимание на КЭДО с поддержкой Госключа.

• Возможности интеграции. Система КЭДО должна быть совместимой с программами, которые использует компания. Например, с 1С или SAP. Для интеграции в сервисах кадрового документооборота используют готовые модули или системы API — алгоритм, который позволяет внедрить систему КЭДО в свое ПО.

• Простота и удобство использования. Чем проще и понятнее интерфейс программы, тем легче и быстрее освоит ее персонал. Также плюсом будет наличие мобильной версии: сотрудники смогут подключиться в любое время и в любом месте.

• Вариант установки ПО. Программы могут устанавливаться локально или работать через облако. В первом случае пользователь скачивает софт на свое оборудование и хранит данные только на собственных серверах, что может быть важно для некоторых компаний. К облачному сервису клиент подключается через интернет, а за сохранность его данных отвечает поставщик. Данные в облаке могут храниться по-разному. Надежнее, если они дублируются на разные сервера, так как это снижает риск потерять информацию. Также важно, чтобы сервисы прошли сертификацию на безопасность.

• Опыт других компаний. Надежнее подключить систему, которая хорошо себя зарекомендовала у других организаций. 

Рассмотрим популярные системы электронного документооборота. Информацию брали с официальных сайтов сервисов и из отзывов пользователей.

Кадровый ЭДО Directum HR Pro

Directrum HR Pro — одно из решений российской компании Directum. По сути, это конструктор, детали которого каждый бизнес выбирает для себя сам.

Возможности и преимущества

• Собственный удостоверяющий центр для выдачи электронных подписей.

• Позволяет перевести в цифровой вид только те группы документов, которые нужны компании.

• Техподдержка — круглосуточная.

• Система прошла нагрузочное тестирование и показала стабильную работу при 50 тысячах одновременных подключений.

• Есть автоматизация графика отпусков: система соберет все пожелания сотрудников в единый документ, в котором легко увидеть наложение дат.

Минусы

• Нет бесплатной мобильной версии.

• Нельзя создавать собственные печатные формы.

• Нельзя кастомизировать приложение под себя и настроить внешний вид кабинета: меню, логотипа, цветов в кабинете, приглашений и уведомлений.

Кадровый ЭДО «Контур.Диадок»

«Контур.Диадок» — система для электронного документооборота и часть экосистемы продуктов для бизнеса «Контур». Инструменты для КЭДО — это один из модулей этой системы.

Возможности и преимущества

• Удобная веб-версия программы.

• Все документы сервис размещает на нескольких серверах, что минимизирует риск утери данных.

• Есть двухфакторная аутентификация, что снижает риск взлома сервиса.

• Круглосуточная техподдержка.

• Возможность масштабировать автоматизацию — есть модули для приема на работу.

Минусы

• Ограниченные возможности настройки маршрутов согласования — порядка, по которому документ передается от одного лица к другому. Например, нельзя настроить параллельное согласование и подписание.

• Нельзя хранить документы на собственном сервере.

• Нет мобильного приложения.

• Уведомления — только через почту, нельзя отправлять их в мессенджеры.

• Не распознает документы: паспорт, СНИЛС.

• Нет автоматизации графиков отпусков: например, сервис не может учитывать пожелания сотрудников и сводить эти данные в единый документ. Кадровику нужно делать это самому с помощью Excel.

• Высокая стоимость решения: от 2000 рублей за пользователя и дополнительно 500 рублей за выпуск УНЭП.

Кадровый ЭДО HRlink

HRlink — первое в России решение, которое предназначено только для КЭДО. Появилось не так давно — в 2020 году, но уже имеет большой портфель клиентов и считается одной из лучших систем для кадровых документов.

Возможности и преимущества

• Гибкая настройка уведомлений — их можно отправлять как по электронной почте, так и через СМС, Viber, Telegram, WhatsApp.

• Сервис прошел сертификацию по безопасности, что защищает от проникновения злоумышленников.

Минусы

• Нет автоматического присвоения номеров документам. Нумерация нужна для упорядоченности всех сведений, но прописывать номера вручную не всегда удобно.

• Нет возможности кастомизировать приложение под себя, например настроить меню, внешний вид личного кабинета.

• Нет собственного УЦ, а подписи выпускаются через сторонних подрядчиков — есть риск, что подрядчик может прекратить работу с сервисом, а из-за этого возникнут сложности с выпуском подписей.

• Нет собственного центра обработки данных — это увеличивает количество промежуточных звеньев в работе и передачу персональных данных клиентов третьим лицам.

• Нет возможности самостоятельно настраивать пользовательские печатные формы, для этого нужно обратиться в техподдержку.

• Нет автоматизации графиков отпусков. Информацию о датах отпусков надо будет собирать в Excel, потом переносить вручную.

• Высокая стоимость — по 1000 рублей за каждого пользователя и по 15 000 за каждого кадрового специалиста.

• Нет возможности делегировать задачи и переадресовать их на тот случай, если сотрудник уходит в отпуск или на больничный.

• Нет возможности масштабировать сервис в HR-портал — например, нет сервиса для коммуникации сотрудников и работы с KPI.

«Астрал i КЭДО»

«Астрал i КЭДО» — облачный сервис для КЭДО. Покрывает базовые потребности в работе с кадровыми документами. Пользователи могут работать через личный кабинет или в интерфейсе 1С.

Возможности и преимущества

• Система прошла сертификацию на безопасность.

• Можно подключить двухфакторную аутентификацию.

Минусы

• Не самый понятный интерфейс — сотрудникам может потребоваться больше времени на обучение.

• Нельзя делегировать права другому сотруднику на случай отпуска или больничного. Придется заводить несколько учетных записей администратора или работать из дома.

• Нельзя создавать собственные шаблоны для печати документов, только пользоваться готовыми.

• Уведомления сотрудникам можно отправлять только через почту и Telegram.

• Нельзя автоматически обмениваться документами и статусами по документам с другими сервисами, например с 1С.

• Нельзя выгрузить все документы по сотруднику автоматически, придется собирать вручную.

Кадровый ЭДО «1С:Кабинет сотрудника»

«1С:Кабинет сотрудника» — это расширение для программ 1С, которое упрощает взаимодействие между кадровиками и другими сотрудниками.

Возможности и преимущества

• Решения 1С распространены на рынке, поэтому легко найти специалиста по настройке.

• Можно не только использовать готовые шаблоны из базы 1С, но и загружать шаблоны документов, которые используют в вашей компании, и отправлять их сотрудникам.

Минусы

• В сервисе нельзя создавать и пересылать дополнительные соглашения.

• Нет возможности отрисовать маршрут, по которому документ движется от одного к другому сотруднику.

• 1С продает свой продукт только через партнеров-интеграторов, поэтому качество внедрения сильно зависит от компетенций партнера.

• Техподдержка есть, но только через партнеров и только через почту.

• Нет возможности кастомизировать приложение под себя.

• Уведомления поступают только через почту.

• Не распознает документы (паспорт, СНИЛС) для проверки и приема сотрудника.

• Нельзя делегировать задачи. Если сотрудник уходит в отпуск или на больничный, нет возможности переадресации.

• Нельзя настроить пользовательские права и роли. Выбор только из шаблонных ролей.

• В личном кабинете сотрудника может находиться только сотрудник, если требуется доступ руководителю для согласования — нужен доступ в 1С ЗУП.

Кадровый ЭДО EmplDocs

EmplDocs — сервис из двух составляющих: расширения для 1С и отдельного личного кабинета в виде веб-интерфейса.

Возможности и преимущества

• Есть двухфакторная аутентификация.

• Поддержка нескольких языков.

Минусы

• Интерфейс простой, но некоторые пользователи считают его не самым удобным.

Кадровый ЭДО «СберКорус»

СберКорус — решение для цифровизации документооборота в экосистеме Сбера. Продукт для КЭДО предлагает доступ к трем личным кабинетам: для администратора, кадровика и для всех остальных сотрудников.

Возможности и преимущества

• Есть сертификаты о подтверждении безопасности и отсутствии уязвимостей в системе.

• Техподдержка — круглосуточная.

Минусы

• Некоторые пользователи отмечают негативный опыт работы с техподдержкой.

• Работает только в облаке.

Кадровый ЭДО СБИС

СБИС — это экосистема решений для электронного документооборота и управления бизнес-процессами, основной продукт компании «Тензор». СБИС КЭДО — часть этой экосистемы.

Возможности и преимущества

• Многофакторная авторизация — более надежно, чем вход только по паролю.

• Резервное копирование в разные места — уменьшает риск потери данных.

• Удобный и простой интерфейс.

• Для хранения сведений есть собственный центр обработки данных, который соответствует требованиям законодательства.

• Большая экспертиза по внедрению КЭДО: более 1100 клиентов, среди которых лидеры рынка в своих отраслях.

• Гибкая настройка уведомлений: можно отправлять по электронной почте, через СМС, Viber, Telegram, WhatsApp.

• Возможность масштабировать автоматизацию на все процессы в отделе HR. Система представляет собой полноценную HR-платформу, где вместе с КЭДО можно вести кадровый учет и расчет зарплаты, подключить модуль подбора персонала, расчета и контроля KPI и нематериальной мотивации, организовать обучение сотрудников, использовать функционал корпоративного портала и вести учет рабочего времени сотрудников.

• Гибкий механизм работы с графиками отпусков. В выбранную дату система автоматически отправит задачу на планирование отпуска всем сотрудникам. Те могут запланировать отпуск даже в мобильном приложении. Затем система автоматически составит график отпусков и покажет руководителю, в какие дни есть пересечения по сотрудникам.

• Модуль подписания локальных нормативных актов и инструкции. Можно один раз загрузить этот тип документов в систему и настроить, для каких подразделений и должностей необходим конкретный документ, а СБИС самостоятельно соберет готовый набор документов и проконтролирует подписание.

• Есть инструменты для кастомизации личного кабинета и приглашений.

Минусы

• Работает только в облаке.

Кадровый ЭДО Easy Docs

Easy Docs — простой сервис для работы с кадровыми документами, который позволяет вести работу не только в самой программе, но и в мессенджерах. В программе уже есть встроенные шаблоны всех типовых документов.

Возможности и преимущества

• Для рассылки сотрудникам и работы с документами доступны специально разработанные боты для разных мессенджеров, в том числе WhatsApp, Telegram, Link и Viber.

Минусы

• Нет личного кабинета сотрудника, в качестве замены используются боты в мессенджерах.

• Работает только в облаке.

• Нельзя загрузить документ в формате Excel — данные придется переносить вручную.

• Нет возможности отрисовать маршрут, по которому документ движется от одного к другому сотруднику.

• Нет возможности делегировать задачи и переадресовать их на тот случай, если сотрудник уходит в отпуск или на больничный.

• Нет мобильной версии.

• Нельзя создать роли, чтобы дать разным сотрудникам разные права. Есть возможность работать только с готовыми.

• Нельзя хранить документы на собственном локальном сервере.

• Проблемы с безопасностью: нет двухфакторной аутентификации, сертификата соответствия по классу защищенности 1Г, входа по SSO.

Сравнение сервисов КЭДО

Чтобы удобнее было сравнивать, сделали таблицу:

Рынок КЭДО — новый для России, поэтому компании активно дорабатывают и адаптируют свои решения под запросы пользователей. Вполне возможно, что если у системы нет нужной вам опции сейчас, ее добавят в ближайшем будущем.

Если вы хотите перейти на сервис КЭДО от СБИС, то вы можете обратиться к команде «Бизнес легко». Все работы по цифровизации документооборота мы возьмем на себя.

СБИС кадровый ЭДО

Электронный документооборот для отдела кадров и HR-менеджеров. Кадровый ЭДО помогает формировать документы, вести учет отпусков, командировок и хранить личные дела

Подключить

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8KFPPz