Не путайте исполнителя с работником
Предприниматели по-прежнему могут привлекать для выполнения тех или иных функций физических лиц как по договорам ГПХ, так и по трудовым соглашениям. Но если ГПД заключается не для выполнения разового, конкретного задания, а маскирует трудовые отношения, в особенности с самозанятым, то эта схема может вызвать недовольство как самого трудящегося, так и ГИТ.
Если человека нанимают на постоянную работу, он будет подчиняться ЛНА и правилам внутреннего трудового распорядка, нужно оформить трудовой договор (ст. 67 ТК).
Согласно разъяснениям Верховного суда, трудовые отношения характеризуются так:
Работник должен лично выполнять трудовую функцию, причем работодатель вправе его контролировать.
Трудовая функция подразумевает работу по определенной специальности, должности.
Трудящийся подчиняется правилам предприятия (п. 17 постановления Пленума от 29.05.2018 № 15).
Если в договорах ГПХ есть подобные положения, то нужно пересмотреть их или оформить именно трудовые соглашения.
Три дня на заключение договора
Если сотрудник уже фактически начал работать с ведома или по поручению ИП, руководителя фирмы или уполномоченного лица, то не позднее трех рабочих дней нужно заключить с ним трудовой договор.
Если гражданско-правовые отношения признали трудовыми — в том числе и по решению суда (ст. 67 ТК), то в течение трех рабочих дней тоже нужно заключить трудовой договор. В противном случае может последовать штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП: 10 000 руб. для ИП, до 100 000 руб. — для компании. Плюс претензии от ИФНС и СФР, что обычно влечет за собой недоимки и штрафы по ст. 122 НК.
Ограничения при заключении договора
По общему правилу можно принимать на работу лиц, которые достигли 16 лет (ст. 63 ТК), кроме некоторых сфер:
Кинематография, театральные, концертные организации, цирк, спорт — можно брать на работу с 14 лет, если есть разрешение органов опеки и законных представителей. Договор подписывает родитель или опекун.
Некоторые виды легкого труда, где можно работать с 14–15 лет.
Есть виды деятельности, к которым вообще нельзя привлекать несовершеннолетних: например, игорный бизнес, вахтовый труд, совместительство и т.п.
Есть ограничения на женский труд — они указаны в приказе Минтруда от 18.07.2019 № 512н. В некоторых сферах нельзя привлекать иностранных работников: например, из перечня по постановлению Правительства от 11.10.2002 № 755.
Для водителей с 1 сентября 2023 года тоже ввели некоторые ограничения. Так, к работе в такси нельзя допускать шоферов:
у которых есть три и более непогашенных штрафа за предыдущий период;
тех, что не прошли аттестацию на знание ключевых объектов культуры, здравоохранения, образования и т.п. там, где это нужно;
которых повторно лишили прав или арестовывали за правонарушение в области дорожного движения, если с конца срока предыдущего наказания прошло меньше года;
с неснятой или непогашенной судимостью за преступления по ст. 328.1 ТК, или которые находятся под следствием за эти преступления.
Для отдельных видов деятельности устанавливают лимиты по численности иностранных сотрудников: в 2023 действует постановление Правительства от 03.10.2022 № 1751.
Проверить, не подпадает ли человек под тот или иной запрет, нужно до подписания трудового договора. Это позволит избежать проблем в дальнейшем. Лучше сразу отказать в трудоустройстве, это не нарушение ТК (ст. 64).
Оформить новых сотрудников и исполнителей можно в несколько кликов с сервисом EasyDocs:
При отправке новому пользователю приглашения на регистрацию в EasyDocs работодатель указывает тип занятости пользователя: штатный сотрудник, самозанятый, исполнитель по договору ГПХ или ИП. В соответствии с типом занятости, пользователю будут доступны необходимые шаблоны документов. Например, заявление на работу для пользователей, которые устраиваются в штат. Договоры подряда для самозанятых, исполнителей — физлиц и ИП.
Работодатель может предоставить своим работникам и исполнителям любой тип электронной подписи: простая, неквалифицированная или квалифицированная.
Для подписания трудового договора работнику необходимо выпуустить неквалифицированный сертификат электронной подписи (УНЭП). Заявление формируется прямо в личном кабинете пользователя в EasyDocs и направляется для проверки на Госуслуги, где сверяются персональные данные заявителя, и пользователь подтверждает выпуск сертификата. Таким образом, пользователь получает электронную подпись, а EasyDocs подтверждает корректность персональных данных пользователя.
Для исполнителей — физлиц, самозанятых и ИП достаточно простой электронной подписи. Ее выпуск производится полностью в EasyDocs и не требуется переход на Госуслуги. Также стоимость личного кабинета в год на одного исполнителя с ПЭП будет почти в 2 раза дешевле, чем личный кабинет на пользователя с УНЭП.
Далее кандидат или исполнитель отправляет сопроводительное письмо с приложением своих документов (скан паспорта, ИНН, СНИЛС и другие) работодателю. В случае использования готового расширения для 1С:ЗУП для штатного сотрудника документы будут приложены «под скрепку» в карточку сотрудника, а также в карточку загрузятся все персональные данные кандидата, которые уже прошли проверку на Госуслугах. Вероятность ошибок в персональных данных сотрудника снижается практическ до нуля, а кадровому специалисту нужно только проверить поступившие документы.
Какие нужны документы
От будущего работника нужны (ст. 65 ТК):
паспорт или иной документ, который удостоверяет личность;
«классическая» трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (ф. СТД-Р или СТД-СФР);
СНИЛС.
От совместителя нужен только паспорт.
Если нет СНИЛСа, отказать в приеме сотруднику нельзя. В этом случае работодатель направляет в СФР сведения для оформления СНИЛСа.
То же с трудовой книжкой: если работник ее потерял, то кадровик сам оформляет дубликат бумажной или электронную трудовую книжку по желанию сотрудника. Если человек впервые поступает на работу, бумажную книжку не оформляют, все ведут в цифровом виде.
Некоторым категориям, например, педагогам, по-прежнему нужна справка об отсутствии судимости. Также обязательны для отдельных категорий:
Документы об образовании (квалификации), которые подтверждают спецзнания, если это нужно для работы.
Документы воинского учета для военнообязанных, призывников.
Патент, разрешение на работу, вид на жительство — для иностранцев. К слову, с 1 января 2023 года не нужно требовать полисы ДМС у работников-иностранцев или страховать их за свой счет (кроме высококвалифицированных специалистов). Иностранцы студенты-очники должны предоставить при временном трудоустройстве разрешение на проживание, которое дают для получения образования.
Медзаключение об отсутствии противопоказаний, медкнижка — если это необходимо для работы.
Справка с основного места работы — если человека оформляют по совместительству на работу с вредными или опасными условиями.
Программа реабилитации и абилитации (ИПРА) — для трудоустройства инвалида.
Прием на работу пошагово
1. Получите от кандидата заявление о приеме на работу. С 2023 года это необязательный документ, если речь не идет о подземных работах. Его оформляют в свободной форме или по образцу работодателя.
2. Ознакомьте будущего работника под роспись с:
правилами внутреннего распорядка;
коллективным договором;
ЛНА, в том числе инструкцией по охране труда и должностной инструкцией.
Микропредприятиям, если они не разрабатывают ЛНА, можно все включить в трудовой договор (ст. 309.2 ТК, постановление Правительства от 27.08.2016 № 858).
3. Выдайте направление на медосмотр и психиатрическое освидетельствование, если это требуется (ст. 220 ТК, п. 9 приказа Минздрава от 28.01.2021 № 29н).
С 1 сентября 2023 года медосмотры работников можно проводить дистанционно. Водителям, воспитателям и работникам некоторых других профессий нужно выдать направление на психиатрическое освидетельствование. Это указано в приложении 2 к приказу Минздрава от 20.05.2022 № 342н. Не забудьте сообщить в СФР результаты предварительного медосмотра.
4. Заключите письменный трудовой договор в двух экземплярах. Включите в него обязательные условия по ст. 57 ТК и подпишите его с работником.
Можно заключить электронный трудовой договор: его подписывают УКЭП работодателя и ЭП работника (ст. 22.3 ТК).
5. Можно издать приказ о приеме на работу. Можно не издавать, но так удобнее фиксировать факт трудоустройства. Приказ оформляют по форме Т-1 или разрабатывают свой образец. С приказом нужно ознакомить сотрудника под роспись.
6. Сообщите в СФР о приеме на работу. Для этого нужно направить титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД).
Полная автоматизация работы с сотрудниками и отправка отчетов с сервисом КЭДО EasyDoc s: безошибочный, оперативный обмен кадровыми документами в электронном виде, подписание юридически значимой ЭП. Идеальное решение для полностью удаленных и гибридных команд.
Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров
Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов
Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:
Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8Jy5zx
Начать дискуссию