Расчетный листок. Как оформить и как выдавать

Какие сведения должны быть в расчетном листке

В документ нужно обязательно включить такие данные:

• составляющие оплаты труда сотрудника за расчетный период по ст. 129 ТК;

• другие выплаты, которые начислили работнику, в том числе разного рода компенсации, отпускные и т.д.;

• удержания по ст. 137 ТК;

• окончательный размер выплаты, который сотрудник получит на руки.

В общем случае не требуется ставить на лист печать и заверять его подписью. Однако по просьбе сотрудника это можно сделать.

Как утвердить форму документа

Закон не устанавливает форму расчетного листка. Зато в ч. 2 ст. 136 ТК сказано, что ее нужно утвердить самостоятельно, но с учетом рекомендаций, которые дает Минтруд и Минфин.

При утверждении формы кадрового документа компания выпускает приказ или другой ЛНА, иначе ей может грозить ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Когда выдавать расчетные листки

Ст. 136 ТК указывает, что расчетный лист выдают вместе с зарплатой. Но, как мы помним, зарплату нужно перечислять не реже двух раз в месяц. А что с расчетными листами? По письму Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1, этот документ можно выдать только один раз в конце месяца, так как тогда уже уточнены составляющие оплаты: перед днем зарплаты или именно в день зарплаты.

Кому листок не выдают

Если сотрудник уходит в отпуск, то перед этим ему листок можно не выдавать. Также документ не выдают еще в некоторых случаях:

• если начислений у работника в этом месяце не было;

• если сотрудница находится в декрете;

• если исполнитель оформлен не по трудовому договору, а по договору подряда или по ГПД.

Кому нужно выдать расчетный лист

Всем, кроме тех категорий сотрудников, что указаны выше, листки выдают. Даже тем, кто в данный момент не работает, а обучается по направлению работодателя. Такие разъяснения дает Минтруд в письме от 31.03.2021 №14-1/ООГ-2485.

При увольнении работодатель тоже выдает расчетный лист. Тем более, что на основании ч. 1 ст. 140 ТК при прекращении трудового договора необходимо провести все выплаты именно в день увольнения.

Кто выдает документ

Как правило, этим занимаются бухгалтер или начальник отдела. ТК не устанавливает конкретное ответственное за выдачу листков лицо. 

Здесь важно иметь в виду, что данные о зарплате работников относятся к персональным: значит, если разглашать их без его согласия, можно получить штраф. Поэтому с теми, кто выдает такие документы, нужно подписать соглашение о конфиденциальности.

Способы выдачи листков

Способы выдачи расчетных листков компания определяет сама и закрепляет в своих внутренних ЛНА.

Передать сотруднику расчетный лист можно таким образом:

• вручить лично;

• отправить на email (письмо Минтруда от 21.02.2017 №14-1/ООГ-1560);

• отправить в мессенджере (письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297);

• передать в системе КЭДО.

Безусловно, отправлять листы по электронной почте или в мессенджере — быстро, удобно и экономично. Однако нужно позаботиться об информационной безопасности и отправлять данные при условии, что эти каналы надежно защищены и не нарушается законодательство об обработке персональных данных. Достаточную защиту при этом можно обеспечить не всегда. 

Должен ли сотрудник подтвердить, что получил расчетный лист

Опять же законодательно это не регулируется, однако не будет лишним получить подтверждение, чтобы не возникло проблем с контролирующими органами.

В бумажном документе можно предусмотреть отрывную часть, где работник распишется в получении листка. Другой вариант — предусмотреть в платежной ведомости отдельный столбец, где сотрудники будут ставить подпись о вручении им документа.

Если работодатель передает лист в электронном виде, то нужно настроить техническую возможность подтверждения. В системе КЭДО это делается автоматически, так как все действия с документом — создание, подписание, отправка, получение, согласование и ознакомление, — регистрируются в истории документа. 

Вторые экземпляры расчетных листков

Каждый работодатель вправе сам решить, нужно ли хранить второй экземпляр расчетного листка. Достаточно ограничиться журналом выдачи или отметкой в платежной ведомости.

Если в компании все-таки сохраняют вторые экземпляры, то срок хранения составит 6 лет согласно ст. 295 Перечня, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

В КЭДО второй экземпляр не требуется, так как к документу всегда есть доступ у двух сторон: работника и работодателя.

Что будет, если не выдавать расчетные листки

За невыдачу расчетного листка или выдачу по неутвержденной форме, непредусмотренным способом компания может получить штраф в 30–50 тысяч рублей по ст. 5.27 КоАП. Для ответственного лица штраф за аналогичные нарушения составит 1000–5000 рублей. 

За повторное нарушение штрафы выше: до 20 тысяч — на должностное лицо и до 70 тысяч — на юрлицо. Кроме того, должностное лицо за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок 1–3 года.

Кроме того, по ч. 2 ст. 13.11 КоАП руководителю компании могут выписать штраф до 40 тысяч рублей за разглашение информации из электронного расчетного листка третьим лицам без согласия сотрудника.

Как отправлять расчетные листки из системы кадрового учета через КЭДО

В большинстве систем кадрового учета формирование расчетных листков давно автоматизировано. Работодателю не придется разрабатывать свою форму этого документа и формировать его вручную для каждого сотрудника: система кадрового учета все сделает автоматически. Однако, у работодателя остается задача по выдаче расчетных листков сотрудникам. Многие компании до сих пор распечатывают расчетные листки, чтобы вручить их сотрудникам, хотя, как мы разъяснили выше, это не требуется и достаточно направить расчетные листки в электронном виде.

В КЭДО EasyDocs есть готовая интеграция с 1С:ЗУП, поэтому разослать расчетные листки всем работникам можно буквально в несколько кликов. Техническая особенность формирования расчетных листков в 1С:ЗУП в том, что они не формируются в индивидуальных документах по каждому работнику, а выгружаются одним большим многостраничным документом, который в определенной последовательности включает расчетные листки всех сотрудников. EasyDocs легко решает эту задачу и направляет каждый расчетный листок тому сотруднику, которому он предназначается.

Автоматизируйте выдачу расчетных листов и работу с другими кадровыми документами вместе с Easy Docs. Вы защитите себя от претензий контролирующих органов, связанных с невыдачей расчетных листов, а также упростите и ускорите работу бухгалтерии и отдела кадров, сэкономите на бумаге и ресурсах офисной техники.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KVCiw