Как оформлять сотрудников, чтобы избежать проблем с надзорными органами? И как правильно вести личные дела, не нарушая закон о персональных данных?
Составили для вас список из 7 вещей, которые важно помнить при оформлении личных дел в 2023 году.
Документы в личном деле
Коммерческие организации ведут личные дела по своей инициативе. Порядок, формы, состав этого комплекса документов утверждается работодателем самостоятельно в локальных нормативных актах.
Очевидно одно: в папке личного дела должны быть документы, которые так или иначе относятся к трудовой деятельности работника или необходимы для подтверждения различных сведений о нем.
Вот примерный перечень документов, которые можно хранить в личном деле:
согласие на обработку персональных данных;
соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
трудовой договор и доп. соглашения к нему;
должностная инструкция;
приказ о приеме, о внутренних переводах;
договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает) и т.д.
В отдельных случаях при трудоустройстве на определенную должность сотрудник должен предъявлять работодателю дополнительные документы. Например, если работа предполагает обязательные медосмотры, то к общему пакету прикладывается медицинское заключение о профпригодности работника.
Если речь идет о сотрудниках, которые приняли решение не переходить на КЭДО, каждый документ личного дела ответственный специалист отдела кадров подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
Оформление личного дела
Формирование комплекса документов начинается в момент приема на работу. Ведение и хранение личного дела происходит в течение всей трудовой деятельности сотрудника в организации. Закрытие личного дела оформляется в день увольнения, затем документы передаются на архивное хранение.
Сроки передачи в архив документов по личному составу установлены Правилами организации использования документов Архивного фонда, закрепленными в приказе Минкульта от 31.03.2015 № 526.
Передача в архив должна произойти не ранее, чем через год, и не позднее, чем через 3 года после завершения дела в делопроизводстве. Закрытые дела должны быть подготовлены, то есть правильно оформлены и описаны, для передачи в архив организации.
Хранение личной информации
Все личные дела содержат персональные данные работника. Значит, работодатель обязан строго соблюдать все требования по их защите, предусмотренные главой 14 ТК и ФЗ №152-ФЗ.
Ответственный кадровый работник должен обеспечить документам сохранность, а сведениям — конфиденциальность.
Недопустимо оставлять личные дела на рабочем столе без присмотра. Для оперативного учета и быстрого поиска личные дела выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Хранятся они в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников.
Три условия, при которых можно хранить личную информацию о человеке, определены законом от 27.07.06 №152-ФЗ «О персональных данных»:
работник сам дал письменное согласие;
четко обозначены цели обработки и хранения;
сведения не избыточны относительно целей.
Регулярные обновления в личном деле
К ним относятся текущие документы, которые добавляются в процессе работы. Это дополнительные соглашения, сведения о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, о медосмотрах, приказы о переводе и т.д. Если появляются новые документы, то их также нужно вносить во внутреннюю опись.
Польза КЭДО
С введением КЭДО стало возможным вести личные дела в электронном виде, не тратя время на встречи с сотрудниками и бумагу на печать документов. Перевод работы отдела кадров в автоматический режим позволяет кадровикам максимально упростить все, что раньше приходилось делать вручную. Архивация с учетом долговременного хранения происходит автоматически, поэтому любой кадровый документ можно найти без каких-либо усилий.
Освободитесь от бумажной волокиты в личных делах сотрудников
ELMA365 КЭДО — первый шаг к автоматизации корпоративного электронного документооборота
Цифровой формат делает прозрачными процесс подписания документов, имеет возможность автоматически обновлять их в соответствии с актуальными требованиями законодательства и защищать компании от потери информации. Последнее особенно важно, поскольку утрата отдельных документов грозит работодателю серьезными последствиями.
Неправильное ведение личных дел или потеря документов
Если в компанию нагрянет проверка трудовой инспекции, то работодатель обязан предоставить актуальную документацию по каждому работнику. Это документы, которые подтверждают соблюдение обязательных требований ТК: трудовые договора, приказы об их заключении, изменении, прекращении, а также уведомления работников, должностные инструкции, трудовые книжки и (или) сведения о трудовой деятельности. За утрату или отказ в предоставлении важных документов организациям грозит штраф.
Простота оформления, ведения и хранения личных дел
Для удобства рекомендуется использовать различные технологии и программы кадрового электронного документооборота. Современные цифровые решения закрывают все кадровые процессы. В платформах ЭДО на сегодняшний день реализован рабочий интерфейс для мгновенного доступа к необходимой информации по каждому работнику: личным данным, кадровым документам, различным сценариям и процессам, в которых этот сотрудник задействован.
КЭДО помогает структурировать информацию, правильно хранить личные дела и защищать конфиденциальные данные, что снижает риск их утери.
Он ощутимо сокращает использование бумажных документов, включая формирование личных дел и архивов. Упрощает процесс обработки, поиска и передачи сведений, экономя время кадровиков и руководителей.
Выбор технологического решения для улучшения кадрового документооборота в любом случае остается за руководством компании. Но для надежной защиты персональных данных рекомендуется выбирать платформу, которая использует в работе проверенные и безопасные технологии хранения и обмена информацией.
ELMA 365 КЭДО обеспечивает комплексную автоматизацию кадрового документооборота.
Решение объединяет более 25 процессов, что позволяет консолидировать весь кадровый цикл в одной системе: от приема нового сотрудника до оформления командировки или сверхурочной работы.
Гибкие маршруты согласования и удобная адаптация под потребности компании.
Интеграция с разными учетными системами.
Распознавание бумажных документов и перевод их в цифровой вид.
Конструктор новых документов.
Получите пробный период ELMA 365 КЭДО бесплатно через 1 рабочий час после уточнения вводных по настройке!
Освободитесь от бумажной волокиты в личных делах сотрудников
ELMA365 КЭДО — первый шаг к автоматизации корпоративного электронного документооборота
Реклама: ООО «ЭЛМА» ИНН 1831197044, erid: LjN8Jtbjh
Начать дискуссию