Если ещё пару лет назад цифровизацию кадрового документооборота можно было рассматривать как способ разгрузить HR-отдел, то сегодня это становится буквально необходимостью для многих современных компаний.
Когда началась пандемия, работодатели были вынуждены переводить своих сотрудников на удалённый режим работы. Но и найм в новых условиях не прекращался. При этом сначала компании сталкивались с довольно серьёзными сложностями при ведении бумажного документооборота. Сейчас стало проще.
А преимущества удалённого сотрудничества оценили как работодатели, так и соискатели. И это стало трендом. Причём немалую роль здесь сыграла возможность перевода кадрового документооборота в цифровой формат.
Российское представительство немецкой IT-компании Weigandt Consulting обратилось в СберКорус в период активного найма сотрудников. Поводом послужила реальная проблема: HR-отдел расширил географию найма, но при этом конверсия в подписание трудового договора снизилась. Необходимо было принимать меры.
Почему снизилась конверсия?
Ранее HR-отдел искал кандидатов на вакансии исключительно в Санкт-Петербурге. Но в связи с необходимостью серьёзного расширения штата нужно было расширять географию поиска (для справки: за год штат компании вырос в 3 раза). Специалисты HR-отдела стали смотреть в сторону регионов.
Новые сотрудники из Санкт-Петербурга могли прийти в офис и подписать документы о трудоустройстве, а потом — работать в гибридном графике, периодически посещая офис и подписывая всевозможные приказы, инструкции и другие кадровые документы.
Сотрудников из регионов принимали только на полную удалёнку. А это означало, что нужно сначала прислать кандидату оффер и получить согласие, потом оформить документы, отправить их по почте или с курьером новому сотруднику, чтобы он их подписал и отправил обратно. Этот процесс мог занимать до нескольких недель.
И тут мы подошли к вопросу, почему же снизилась конверсия: всё просто — кандидат соглашался на оффер, но пока ждал документы, получал более привлекательное предложение и менял своё решение. В невыгодном положении оставалась только компания, ведь на этого человека уже рассчитывали, формировали проектную команду, учитывая его участие, тратили время и деньги на оформление документов.
Другая проблема — затраты на бумажный документооборот с удалёнными сотрудниками
Чтобы оформить всего один документ, нужно было совершить целую цепочку действий:
- оформить документы в 1С;
- распечатать;
- подписать у ответственного лица и поставить печать;
- упаковать в конверт и отправить;
- проследить, что документы дошли до адресата;
- получить подписанные документы и рассортировать их;
- сдать в архив.
Несложно представить, сколько часов уходило у HR-специалистов на такую рутинную работу. А если добавить сюда ещё и затраты на расходные материалы и отправку, можно окончательно убедиться в неэффективности этого подхода.
Как СберКорус решил проблемы Weigandt Consulting с помощью КЭДО
Компании было важно упростить и ускорить процесс подписания и обмена документами с дистанционными сотрудниками. А именно с кадровым электронным документооборотом (КЭДО) от СберКорус это сделать легко. Обмен документами происходит в режиме онлайн, а подписание подтверждается простой электронной подписью (ПЭП). Решение проблемы упростило наличие у Weigandt Consulting зарплатного проекта в Сбере — у каждого сотрудника есть банковская карта и Сбер ID, который является аналогом ПЭП.
СберКорус предложил компании облачный сервис, не требующий установки программного обеспечения и его обслуживания. Weigandt Consulting планировали в дальнейшем активно масштабировать найм сотрудников, поэтому оценили подписную схему оплаты, при которой увеличение штата сокращает стоимость КЭДО на штатную единицу.
Как внедряли КЭДО
Компания Weigandt Consulting выделила рабочую группу из заинтересованных лиц — технического директора, HR-специалиста, генерального директора, IT-специалиста и HR бизнес-партнёра.
Внедрение происходило поэтапно:
- Первый этап — пилот на 20 человек, в рамках которого участники в полном объёме тестировали оцифрованные процессы.
- Второй этап — распространение системы на всех удалённых сотрудников.
- Третий этап — перевод всех сотрудников Weigandt Consulting на кадровый электронный документооборот.
Эффективность нововведений отслеживали по методологии Agile. На еженедельном планировании определяли задачи по тестированию КЭДО и назначали людям. Контроль внедрения проходил в фоновом режиме и не отнимал более четырёх часов в неделю.
Какую выгоду от КЭДО получила компания
- 0 рублей на внедрение — не пришлось платить за софт, установку и настройку.
- На 35% сократились трудозатраты HR-отдела при оформлении сотрудников.
- С 5% до 0 сократились потери бумажных документов при доставке до адресата.
Кроме того, к переходу на КЭДО положительно отнеслись дистанционные сотрудники. А компания поняла, что цифровизация кадров повышает её конкурентоспособность и репутацию.
Были ли сомнения?
Безусловно. Например, главный бухгалтер компании переживала:
— «А если ко мне придёт с проверкой трудовая инспекция, что я им покажу? Раньше доставала бумаги из архива, а теперь как?»
Специалисты СберКорус успокоили всех переживающих: кадровый документооборот в электронном формате — это законно! 22 ноября 2021 года был принят Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», согласно которому в ТК добавили статьи о возможности перехода на электронный кадровый документооборот и его использования, о порядке и правилах внедрения. Электронные документы стали полноценными аналогами бумажных, но при этом их не нужно дублировать на бумажные носители и хранить в архиве. А при проверках вполне допускается предоставление документов в электронном виде.
Аналогичные страхи и сомнения возникают в небольших компаниях, где нет кадровой службы, а ведением кадров параллельно занимаются бухгалтеры. Но бояться цифровизации не стоит как минимум потому, что возможность перехода на электронный кадровый документооборот закреплена законодательством. Кроме того, это выгодно — даже в маленькой компании КЭДО экономит время сотрудников и сокращает расходы.
Чтобы в этом убедиться, можно рассчитать выгоду от перехода на КЭДО с помощью калькулятора.
Сервис КЭДО
Переведите рутинные кадровые процессы в цифровую среду
Начать дискуссию