Почему до сих пор используют бумажные документы? Точка зрения бухгалтера

Сейчас существует много компаний, реализующих возможности использования электронного документооборота. Но пользуются этим способом далеко не все бизнесмены. Почему? С чем это связано?

Мы решили поразмышлять на эту тему.

Почему ЭДО не идет в массы?

Причина может быть в плохой реализации самой идеи ЭДО? Можем с уверенностью сказать, что нет! В своей работе мы плотно работаем со всевозможными сервисами и на собственном опыте и опыте наших клиентов знаем, как удобно работать с такими продуктами как Диадок, СБИС, Калуга Астрал и др. Эти компании сделали вполне приличные решения, которыми удобно пользоваться:

• легко создавать документы;
• легко передавать их контрагенту;
• хорошая системы уведомления и анализа массива документов;
• открытое API для интеграции с другими системами.

Отдельно отметим, что каких-либо сбоев программ ЭДО у нас не происходило, все работает стабильно (если у вас что-то случалось, расскажите об этом в комментариях).

Мы видим, как минимум, следующие причины:

1. Электронная подпись. Многих предпринимателей останавливает стоимость и сроки ее оформления. Но даже если она есть, то воспользоваться ей получится далеко не на всех устройствах! Плюс к этому требуются специальные программы для ее использования (ВипНет, КриптоПро).
2. Отсутствие возможности обменяться документами на месте. Например, приехал экспедитор с товаром на склад, передает его представителю покупателя. Им нужно подписать документ, который подтвердит, что экспедитор товар передал, а покупатель товар получил. С помощью современных систем “на ногах” это сделать не представляется возможным.
3. Обслуживание программ стоит денег. Не всем предпринимателям это выгодно. Если за год он отправляет порядка 6-10 документов, то зачем ему все это? Ему проще подготовить бумажный вариант документа и сделать по старинке.

Как это должно работать

Мы поделимся своим видением того, как должен быть организован электронный документооборот, чтобы он помогал бизнесу.

Сразу стоит сказать, что в этом вопросе (с нашей, бухгалтерской точки зрения), первостепенную роль должно играть государство, которое создаст единый data-центр с единым стандартом и интерфейсом (вроде сайта Госуслуг), с открытым API для интеграции с внешними системами, а также простой и легкой формами регистрации и идентификации.

Говоря простым языком: скачал мобильное приложение, залогинился, привязал свою фирму, загрузил документ, выбрал получателя по ИНН/КПП из единого государственного реестра и нажал кнопку “Подписать и отправить”. И все!

Сложно? Частные компании доказали, что в этом нет ничего сложного. Почему бы не отдать им эту разработку? А вот почему. Создание единого ресурса для обмена электронными документами невозможно решить в рамках коммерческого продукта, потому что это монополизация рынка. Выход один - этот вопрос должен решаться исключительно на государственном уровне. Почему не делается? Вопрос риторический.

Чем поможет ЭДО бизнесу

А вот несколько слов о том, какая польза от ЭДО. Мы считаем, что она очевидна для всех участников бизнес-процессов:

1. При использовании ЭДО, большая часть проблем с бухгалтерским учетом отходит на второй план, меньше усилий со стороны учетчиков тратится на банальный сбор документов - бухгалтер будет видеть все электронные документы на портале
2. Отпадает необходимость в большом количестве операций при работе с бумажными документами: в закупке бумаги, обслуживании оргтехники, хранении документов и т.д. Все эти вопросы ЭДО снимает.
3. Отсутствие физического контакта при передаче информации. Для бизнеса это экономит время и расширяет географию контрагентов.

Вот такие размышления на тему электронного документооборота. Если вам есть, что сказать, поделиться своими соображениями - будем рады :-)