У каждой компании есть личные дела всех сотрудников. Они представляют собой пакеты документов с обязательной документацией, связанной с трудовой деятельностью. Такие документы хранятся в отделе кадров, и бухгалтер несёт за них персональную ответственность. Однако часто в личные дела попадают документы, не имеющие отношения к работе или вовсе запрещённые для хранения. Часто причина тому принцип: «Собрать всё, что можно — пусть будет».
Давайте разберемся, что разрешено хранить в личном деле сотрудника, а что нельзя.
Можно
К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг. Пакет документов содержит в себе:
- трудовой договор,
- приказы (приемы, переводы, поощрения и т.д.),
- соглашение о неразглашении сведений,
- доклады и объяснительные записки.
Все документы кадровый работник подшивает в папку в хронологическом порядке и составляет опись.
Нельзя
Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Это лишняя бумага. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:
- паспорта,
- свидетельство ИНН,
- СНИЛС,
- диплом об образовании,
- военный билет,
- свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка.
Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён.
Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).
Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.
Что бы хранить копии личных документов, необходимо получить согласие физических лиц.
Что делать если трудовая инспекция или ИФНС, ФСС, ПФР и т.д. запрашивают у работодателя документы, необходимые при проверке?
Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.
Анна Данькова — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более пяти лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Приглашаем на вебинар
Поговорим об изменениях в 2021 году, которые актуальны для каждого бухгалтера и кадровика
Комментарии
1ЦИТАТА ""В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. " а кто-нибудь такое письмо направлял ?