Указания Центробанка трактуют понятие «работник» шире, чем трудовое законодательство. Можно ли выдать деньги под отчет лицу, которое не является штатным сотрудником? Какие документы нужно оформить, чтобы у контролирующих органов не возникло претензий? Разберем подробно.
Правовая сторона вопроса
Все организации и предприниматели обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (далее — Порядок).
Действующий Порядок утвержден указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 05.10.2020).
Порядок в частности устанавливает правила наличных расчетов с подотчетными лицами.
В п. 6.3. Порядка четко указано, что подотчетным лицом считается работник организации (ИП):
Однако п. 5 Порядка содержит расширенную трактовку понятия работник:
Свою позицию по данному вопросу Банк России подтвердил еще в 2014 году в письме № 29-Р-Р-6/7859.
Таким образом, выдавать наличные деньги под отчет юрлица и ИП вправе не только штатным сотрудникам, но и исполнителям по договорам гражданско-правового характера.
Например: выдать деньги подрядчику на закупку материалов, необходимых для выполнения работ.
Документальное оформление подотчета
В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Порядка:
Таким образом в отношении подрядчиков действует общее правило:
- деньги выдаются по письменному заявлению (на основании распоряжения руководителя);
- выдача наличных из кассы оформляют расходным кассовым ордером;
- в установленный срок подрядчик сдает авансовый отчет и подтверждающие документы.
В заявлении подрядчика (распоряжении руководителя) нужно отразить, что аванс выдается на покупку материалов в целях исполнения договора подряда №___ от _________.
Напоминаем, что предприятия вправе разрабатывать собственные бланки первичной документации. Если компания (ИП) использует типовой бланк АО-1, заполнить его можно следующим образом:
- поле «Табельный номер» оставить пустым, ведь подрядчик — не штатный сотрудник;
- в поле «Должность» указать «подрядчик» или «исполнитель по договору подряда №___ от _____».
Подробно о составлении авансовых отчетов мы рассказывали в этой статье.
Включите в договор с подрядчиком пункты, в которых будет зафиксирован порядок:
- выдачи денег и их возврата;
- документального оформления подотчета.
Учтите, что подрядчик — не ваш штатный работник, и он не обязан подчиняться внутренним правилам предприятия. Поэтому стоит подстраховаться и включить в договор санкции за нарушение срока представления документов.
Например, укажите, что подрядчик не получит расчет за выполненные работы, пока не сдаст авансовый отчет.
Курс «Кадровый учет и делопроизводство»
Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!
![](https://i.klerk.ru/FrmPKUCzMAzRERX-7-Qo07va4hWsnxGOc7i8yBI1IbA/w:200/h:200/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dMZWFkLzBj/ZmI5N2VkYjkwZWFi/MjE1YzAwYjdmZjI1/ZmU2MmRiLnBuZw.webp)
Риски переквалификации договора
Трудовые инспекторы могут переквалифицировать договор подряда в трудовой, если выявят признаки, характеризующие трудовые отношения.
В частности:
- предмет договора содержит указание на специальность или профессию;
- на исполнителя возложена материальная ответственность за недостачу вверенного им имущества;
- прописаны размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты;
- исполнитель обязан подчиняться Правилам внутреннего трудового распорядка, соблюдать режим, график сменности;
- за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей исполнитель несет дисциплинарную ответственность и т. д.
Подробные разъяснения по данному вопросу можно найти в Постановлении Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15.
Если признаков трудовых отношений в договоре нет, то выдача денег подрядчику под отчет не является основанием для переквалификации договора подряда в трудовой.
Что касается иных рисков, то если перечисление подотчет физлицу, заключившему ГПХ-договор с организацией, допускается, то вот выдавать подотчетные средства сотруднику другой организации точно нельзя.
Например: из компании"А" в компанию «Б» командирован работник (специалист по настройке оборудования), на месте ему нужно произвести ремонт, а для него приобрести запчасти. Неправильно — выдать командированному от другой организации деньги подотчет и принять в дальнейшем расходы по авансовому отчету. Правильно — самостоятельно закупить нужные запчасти и передать их специалисту по акту, ведомости, расходной накладной или иному документу, принятому в организации. Или увеличить сумму контракта с компанией «Б» на сумму, составляющую стоимость запчастей, а уже она выдаст своему сотрудники деньги на покупку нужных материалов.
Также существуют риски доначисления страховых взносов и НДФЛ в случае, если подотчетные средства работнику-подрядчику перечислялись, но он за них не отчитался и не вернул, а организация не предприняла шагов по их возврату: не писала претензионные письма и требования, не подавала в суд, не требовала уплаты неустойки и т.д. В этом случае налоговая инспекция может посчитать, что выданные подотчетные средства маскировали фактически выплату вознаграждения по договору.
Задайте вопрос экспертам по зарплате
Мы подготовим вам письменный ответ со ссылками на законодательство!
![](https://i.klerk.ru/fCE55Sk7632uGIFsNYhFhgvR4kx0P2rsfYQG0zh1s9c/w:200/h:200/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dMZWFkLzgy/ODM5NjI2ZGZhODcy/N2Y2N2MwMGU3Y2Nm/NWU0MDA2LnBuZw.webp)
Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас!
Укажите контактные данные и наш специалист свяжется с вами, первая консультация - бесплатно:
Начать дискуссию