Да кто такой этот ваш онбординг? Объясняем простыми словами

Чтобы сотрудник быстрее адаптировался на новом рабочем месте, познакомился не только с должностными инструкциями, но и с корпоративной культурой, необходимо проводить онбординг новых сотрудников. Он включает комплекс мероприятий, которые помогут новичку без стресса влиться в работу.

Причем в каждой компании онбординг проводится по-разному в зависимости от целей, сферы деятельности, размеров команды и индивидуальных особенностей.

Уже полвека назад зарубежные HR-специалисты применяли термин «организационная социализация» (organizational socialization), который позднее был заменен словом онбординг. В России сначала он начал использоваться в it-компаниях, которые в большей степени были иностранными, но быстро получил популярность и постепенно распространился на многие сферы, где кадры — самый ценный ресурс. 

Кто-то разделяет онбординг новых сотрудников по инструментам и способам проведения, кто-то делит на сегменты в зависимости от пользователя. Мы разделим онбординг на два вида, которые могут сочетаться или использоваться одновременно.

Отдельно используется официальный онбординг, то есть все его процедуры и точки взаимодействия участников строго регламентированы внутренним локальным актом. В нем расписаны этапы онбординга, а также ответственные сотрудники за каждый участок.

В процесс адаптации новых сотрудников включаются рекрутер или HR-менеджер, наставник, руководитель отдела, куда трудоустраиваются новичок, а также начальники смежных отделов, с которыми ему придется в процессе работы взаимодействовать. При необходимости подключают юриста, сисадмина, офис-менеджера и даже бухгалтера. Результаты прохождения каждого этапа фиксируются, а затем оцениваются.

Если в вашей компании небольшой штат и невозможно на пути нового сотрудника построить цепочку из различных узконаправленных специалистов, то ваш вариант — неформальный или неофициальный онбординг.

Онбординг будет важен для тех компаний, которые хотят взять достойного сотрудника, вкладывать в его развитие и отдохнуть от текучки кадров. Выделим наиболее значимые причины для применения онбординга:

1. Сколотить опытную команду и сократить текучку кадров.

Если каждый сотрудник будет проходить через качественный онбординг, то у него будет меньше причин для смены работы. Самый стрессовый и волнующий день — это не собеседование, а первый рабочий. На нового сотрудника обрушивается огромный объем разрозненной информации. Если ее не усвоить, появятся ошибки в работе, медлительность, а остальные коллеги будут недовольны работой новичка.

2. Повышение прибыльности работы.

Прокачать стажера до уровня его коллег — задача не из легких, ее можно решить с помощью современных приемов онбординга новых сотрудников. Он обеспечивает ускоренное и безболезненное вливание в производственный процесс новых сотрудников.

3. Выявление проблем на этапах трудоустройства и испытательного срока.

Для этого нужно обязательно собирать обратную связь на каждом этапе онбординга, начиная с кандидата на собеседовании, заканчивая анкетированием нового сотрудника после прохождения стажировки. Вы можете не замечать внутренних проблем, которые заметны со стороны и мешают трудоустраивать специалистов.

4. Работа над престижем компании. 

Сначала вы работаете на бренд, а потом на ваших вакансиях максимальное количество откликов и есть возможность выбрать по-настоящему ценного нового сотрудника. О том, что компания проводит эффективный онбординг, можно писать на сайте, в социальных сетях и обязательно в вакансиях. Репутация хорошего работодателя будет также высоко оценена среди новых партнеров по бизнесу.

5. Укрепление лояльности всего персонала. 

Онбординг упростит обоюдную адаптацию коллег. Тем самым коллективы становятся дружнее и профессиональнее.

Онбординг длится, как правило, 3 месяца, начиная от публикации вакансии и заканчивая испытательным сроком. Но это не мешает компаниям проводить его и дальше. Некоторым новичкам может потребоваться помощь HR-специалистов в течение первого года работы. 

Если уже работающий сотрудник переходит на новую должность или в отдел, крайне эффективно будет его подстраховать и провести онбординг.

В процессе онбординга у каждого участника будут свои цели и задачи:

• HR-специалист. Это первый, кто встречает кандидата на собеседовании и готовит для него предложение. Поэтому он продолжает знакомство с корпоративной культурой и правилами компании. К нему на протяжении испытательного срока может обращаться новичок с вопросами и сомнениями.

• Наставник. Чтобы не отвлекать от работы сразу всех сотрудников, целесообразнее назначить одного ответственного и опытного. Он ближе всех может познакомить с техникой и технологией работы. И обязан поделиться своей экспертизой для скорейшего выхода на общий рабочий уровень.

• Руководитель. Он ставит задачи перед наставником и новичком. Выделяет персональное рабочее место. Контролирует их совместную работу, включается при необходимости и направляет. Со стороны ему виднее, как новый сотрудник вливается в коллектив и адаптируется.

Резюме

Клерк.Работа помогает найти лучших специалистов в бухгалтерии и финансах

Создать резюме

Мы перечислим основные инструменты, которые применяют в процессе онбординга. Вы можете их адаптировать под возможности своей компании, совершенствовать и изменять.

• Welcome-тренинг. Знакомиться с коллегами и начальством можно и в процессе работы, но эффективнее проводить его в виде тренинга. Если не хотите использовать стандартные «посиделки» в круге, проведите интересную экскурсию по предприятию. Главное — чтобы новичок познакомился с сотрудниками, узнал историю и ценности компании. 

• Welcome-бокс. Приветственный презент повысит настроение, узнавание бренда и привлекательность работодателя. Канцтовары или кружки с фирменной символикой — это первое, что окажется в руках новичка и начнет постепенно связывать его с компанией.

• Справочник новичка. Используйте творческий подход. Например, электронный сборник полезной информации можно разместить на корпоративном портале. А бумажный экземпляр будет интереснее, если его передавать из рук в руки и дополнять советами и отзывами сотрудников, уже прошедших онбординг. Среди полезной информации новичку понадобится структура компании, список контактов разных отделов, схема офиса и описание рабочих процессов.

• Чат-боты. Помогут разгрузить HR-менеджеров, а алгоритм ответит на часто задаваемые вопросы. Некоторым людям в эпоху цифровых технологий привычнее общаться с роботом или голосовым помощником, чем с живым специалистами. Чат-бот сможет заменить или дополнить книгу новичка, если снабдить его необходимыми инструкциями.

• Аудио- и видеозаписи. Незаменимые инструменты в арсенале наставника на испытательном сроке. Так новичок в своем темпе познакомится с рабочей программой. При этом онбординг не заканчивается вместе со стажировкой, новый сотрудник может продолжать обращаться к шпаргалкам в процессе работы, не отвлекая коллег.

• Индивидуальные встречи. Мало обложить нового сотрудника методичками, чат-ботами и инструкциями, необходимо проводить встречи отдельно от остальных новичков. Руководителю полезно на ежедневной основе общаться с новыми сотрудниками, ставить планы в начале дня, проверять и разбирать вопросы в конце. HR-менеджер тоже не должен бросать сотрудника сразу после трудоустройства, важно, чтобы он адаптировался, понравился начальству и остался работать в коллективе на долгие годы. Поэтому еженедельные короткие встречи плодотворно влияют и ускоряют онбординг.

• Обратная связь. На протяжении всего онбординга новичок взаимодействует с большим количеством участников, на всех этапах взаимодействия каждый должен давать корректную обратную связь, опираясь на конкретные ситуации. Если вы замечаете, что у работника есть сложности, нужно оперативно реагировать, менять способы обучения, давать рекомендации и советы для преодоления проблем.

Возьмите себе на вооружение технику SBI:

• S (situation) — ситуация — разбираете проблемную ситуацию;

• B (behavior) — поведение — анализируете действия нового сотрудника;

• I (impact) — влияние — оцениваете его поведение по отношению к результату работы и к коллегам.

В зависимости от масштабов компании онбординг можно разбить на множество этапов. Рассмотрим укрупненную структуру проведения адаптации, которая подойдет под любую компанию, а при необходимости число этапов можно как увеличить, так и сократить:

1. Подготовка. Помните, что онбординг начинается до испытательного срока, т.е. сразу после успешного прохождения собеседования под нового сотрудника можно начинать готовить «почву». Как правило, HR-менеджер готовит все, что понадобится новичку в первые дни: актуальную историю о бренде, продуктовую линейку, правила корпоративной этики, правила поведения в офисе, график работы и установленные перерывы. Работнику будет полезно еще до выхода на работу ознакомится с информацией, а потом увидеть и применить ее на 

2. Организация работы. Начальник отдела на этом этапе онбординга готовит рабочее место новичка, чтобы не тратить время на поиск канцтоваров в первые ценные часы знакомства. В первый день еще потребуются пропуска, доступы к компьютеру и программам. 

3. Разработка сценария адаптации новых сотрудников. HR-менеджер совместно с руководителем должны продолжить последующий онбординг и составить план действий для адаптации и получения необходимых навыков для работы. Начните построение плана с установки глобальных целей, для решения которых ставьте краткосрочные задачи.

4. Первый день. С первого рабочего дня онбординг новичков проводит HR-менеджер. Он сопровождает и проводит первичную экскурсию по основным кабинетам, поможет заполнить документы по трудоустройству, лично представит руководителю и коллегам. Новичок должен получить полноценную поддержку в первый, самый ответственный день.

5. Знакомство с корпоративной политикой и культурой. Лучше на старте рассказать о правилах коммуникаций, чтобы новый сотрудник не попал в затруднительное положение или начал раздражать своим поведением коллег. Например, в офисе может быть заведено обращение только по имени и отчеству, а в каких-то коллективах это посчитают оскорблением. Все нюансы и тонкости лучше объяснить в первые дни.

6. Погружение в работу. На этом этапе онбординга на помощь HR-менеджеру приходит руководитель отдела, в котором будет трудиться новичок. Руководитель вводит в курс текущих задач, обозначает важность KPI, назначает наставника и знакомит с планом онбординга.

7. Коучинг. Постепенно сотрудник становится более самостоятельным, разбирается в правилах поведения, начинает проявлять инициативу. Чтобы помочь сотруднику раскрыться, руководитель выполняет роль коуча. Он ищет способы мотивировать нового сотрудника к работе и повышению скорости и эффективности. Если сотрудник обращается за помощью в решении нестандартных задач, то вместо очередной готовой инструкции попросите его думать самостоятельно, искать источники для решения вопроса. Конечный результат остается под контролем руководителей команд. 

Новая работа — это как новая страница книги жизни. Чтобы затраты на подбор персонала и его обучение быстро окупилось, используйте мероприятия онбординга. О его важности можно говорить бесконечно, поэтому начинайте постепенно внедрять и получайте положительный результат.

Размещайте свои вакансии для бухгалтеров, кадровиков, юристов и финансистов на «Клерк». На платформе уже 1100+ соискателей, а средний охват одной вакансии — 2000 просмотров. Более 3500 компаний уже сотрудничают с нами.

Резюме

Клерк.Работа помогает найти лучших специалистов в бухгалтерии и финансах

Создать резюме