Юридические риски сотрудничества с внештатниками
Если нужно найти человека на разовые или проектные задачи, быстро привлечь большое количество исполнителей в периоды повышенного спроса — приглашают внештатных специалистов. Но налоговая тщательно проверяет, чтобы такое сотрудничество соответствовало требованиям закона и не нарушало права сторон, особенно права исполнителей.
Основной риск, который касается сотрудничества с любым внештатником — переквалификация отношений в трудовые. При этом внештатный специалист может быть самозанятым, физлицом без статуса плательщика НПД или ИП.
В случае переквалификации заказчику придется уплатить НДФЛ и страховые взносы за весь период сотрудничества с исполнителем, а также штраф и пени за просрочку уплаты налогов. Еще нужно будет сдать по внештатнику отчетность и заключить с ним трудовой договор со всеми вытекающими обязанностями, в том числе социальными гарантиями и предоставлением отпуска.
Еще один риск при массовом сотрудничестве с исполнителями — риск блокировки счета. Частые переводы денег физлицам могут вызвать подозрения у банка, особенно если в платежах не видны налоги и взносы.
Если компания или предприниматель сотрудничают с исполнителями в статусе самозанятого, есть дополнительные риски:
Риск стать налоговым агентом. У самозанятого годовой лимит доходов на НПД составляет 2,4 млн рублей в год. Если исполнитель превышает этот лимит, то больше не может применять налог на профдоход в течение этого года. Также специалист может закрыть самозанятость и не поставить заказчика в известность.
Если у внештатника нет статуса плательщика НПД, заказчик становится его налоговым агентом и должен уплатить страховые взносы и НДФЛ.
Невозможность подтвердить расходы. Чек — основной документ, который подтверждает расходы заказчика в целях уменьшения налоговой базы на ОСНО, УСН «доходы минус расходы» и ЕСХН. А также служит подтверждением, что ИП или фирма действительно сотрудничает с самозанятым и не должна платить за него взносы и НДФЛ. Если самозанятый не предоставил чек или аннулировал его после создания, то и подтвердить расходы проблематично.
На что смотрят ФНС и ГИТ, оценивая сотрудничество с внештатниками
Налоговая в ходе проверки очень любит задавать вопрос: «А что является целью вашего сотрудничества с исполнителем?». Потому что основное отличие сотрудничества по ГПХ от трудового договора в том, что у внештатника есть конкретная цель. Измеримый результат, который хочет получить от него заказчик.
Если компания может показать, какой конкретно результат она хотела получить от исполнителя и какой результат получила — это будет лучшим доказательством для ФНС о том, что правоотношения действительно имеют гражданско-правовой характер. Важно, что налоговая смотрит и на правильность оформления документов, и на то, как фактически строится процесс сотрудничества.
Надежнее всего показать налоговой, что компания действительно ищет внештатников для выполнения конкретных задач — размещать объявления о поиске подрядчиков на маркетплейсах.
Что такое маркетплейс и почему безопаснее сотрудничать с внештатниками через него
Маркетплейс — это площадка, где компании могут размещать заказы на поиск услуг от внештатных специалистов. Рассмотрим, почему безопаснее и выгоднее сотрудничать с внештатником через маркетплейс, нежели делать это самостоятельно.
Поиск и привлечение внештатных специалистов
На маркетплейсе компания размещает объявление о поиске исполнителя на конкретную услугу. ФНС сразу видит, что заказчик не ищет исполнителя для постоянной работы.
При самостоятельном сотрудничестве: самостоятельно подрядчиков, особенно на разовые массовые услуги, искать сложно. На привлечение требуется много времени и денег.
А налоговая может увидеть ошибки в объявлении о поиске. Например, если компания предлагает оплату по дням или по месяцам, употребляет слова из трудовой терминологии: «работа», «оклад», «зарплата». Особенно часто так случается, когда объявление делают на основе вакансии о поиске аналогичного сотрудника.
Через маркетплейс: налоговая сразу видит понятную цель сотрудничества.
Маркетплейс Консоль.Про самостоятельно привлекает людей, которые хотят оказывать услуги. В результате компания получает необходимое количество внештатников намного быстрее, чем при самостоятельном подборе.
Заключение договора
Прежде чем заключать с внештатным специалистом договор, нужно проверить статус плательщика налога на профдоход, если исполнитель — самозанятый. Также самозанятый не может сотрудничать с компанией, где он работал по трудовому договору в течение предыдущих двух лет. У внештатников, а особенно у самозанятых, есть ограничения по видам оказываемых услуг.
Подробнее о том, на какие задачи можно привлекать внештатников, рассказывали в статье.
Оформление договора в письменном виде — оптимальный способ зафиксировать договоренности и защитить права сторон. Внештатнику этот документ нужен, если заказчик вдруг передумает сотрудничать или откажется оплачивать услуги. Заказчик же с помощью договора может взыскать с исполнителя неустойку за несоблюдение сроков. Также грамотный договор ГПХ — важное доказательство, что отношения между сторонами носят сдельный, а не трудовой характер.
При самостоятельном сотрудничестве: оформление внештатных специалистов требует особого внимания и аккуратности. Бухгалтерам и кадровикам приходится выполнять множество важных задач:
Проверять статус самозанятости каждого исполнителя.
Проверять, не являются ли исполнители бывшими работниками.
Следить за формулировками в договорах — они не должны содержать терминов, характерных для трудовых отношений.
Контролировать подписание документов с каждым внештатником. С кем-то может быть оформлен договор на разовую услугу, а с кем-то — рамочный договор. К такому договору нужно составлять задания с описанием каждой услуги.
Эти процессы отнимают много времени и сил, особенно когда речь идет о большом количестве внештатников. Из-за человеческого фактора возможны ошибки, которые могут привести к переквалификации.
Через маркетплейс: сотрудничество с исполнителем, найденным на маркетплейсе, происходит через платформу Консоль.Про. На платформе уже есть готовые шаблоны договоров и заданий и актов с правильными формулировками, к которым не смогут придраться ГИТ и налоговая.
В договоре учтены все нюансы, например, прописаны санкции за невыполнение или некачественное выполнение услуги, предусмотрена ответственность за несообщение об утрате статуса самозанятого и невыдачу чека.
Документы с внештатником подписывают в электронном виде с помощью простой электронной подписи. Ее формирует платформа — поэтому все исполнители, с которыми заказчик взаимодействует через маркетплейс, будут обеспечены ЭП.
Платформа проверяет на наличие риск-баллов ФНС и уведомит заказчика о высоком риске по исполнителю.
Оформление закрывающих документов, чеков
Статус самозанятого нужно проверять не только при заключении договора, но и перед каждой выплатой. После выплаты исполнитель должен предоставлять чеки. Также с внештатниками важно подписывать и акты, чтобы подтвердить оказание услуги в полном объеме и защититься от возможных споров.
К тому же акт отражает тот факт, что заказчику важен конечный результат деятельности внештатника, а не процесс, как в трудовых отношениях. То есть этот документ помогает организации перестраховаться от переквалификации правоотношений с внештатным исполнителем, а значит, защищает от финансовых потерь.
При самостоятельном сотрудничестве: если электронный документооборот с внештатниками не налажен, придется обмениваться бумажными документами. Это может быть долгим и недешевым процессом. Если исполнителей много, бухгалтер рискует пропустить непредоставление актов или чеков кем-то из них. Такая ситуация при проверке ФНС повлечет проблемы.
Через маркетплейс: здесь исполнителей проверят перед каждой выплатой, а чек самозанятого формируется автоматически. Определенная сумма с каждой выплаты резервируется для уплаты НПД, если это необходимо. Все документы подписаны в электронном виде и хранятся на платформе: в случае проверки заказчик легко представит нужные в ФНС.
Выплата вознаграждения
Банки должны соблюдать закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ и контролировать подозрительные операции. Массовые выплаты физлицам и отсутствие НДФЛ и взносов могут вызвать подозрения банка.
ФНС тоже может инициировать блокировку счета, если, например, самозанятый потерял свой статус, но не сообщил об этом заказчику. Если компания в срок не перечислит налоги и штраф, банк получит поручение о взыскании средств, а если их не хватит, заблокирует счет.
Чтобы снизить риски, нужно:
Оформлять сотрудничество с внештатниками документально — заключать договор с каждым исполнителем.
Составлять закрывающие документы при каждой выплате: акт, счет на оплату и чек.
Проверять статус исполнителя перед оплатой.
Подробно указывать назначение платежа при выплатах внештатникам.
При самостоятельном сотрудничестве: могут быть сложности с оперативным предоставлением документов, особенно если внештатников много, а договоры оформляли на бумаге.
Через маркетплейс: все документы есть в электронном виде. Они подписаны ЭП и обладают юридической силой. В случае необходимости компания быстро подтвердит законность сотрудничества с исполнителями.
Маркетплейс Консоль.Про — удобная площадка для поиска проверенных внештатных исполнителей. Маркетплейс самостоятельно привлекает подрядчиков, заинтересованных в оказании разного рода услуг, проверяет статусы внештатников, автоматизирует документооборот, позволяет организациям и ИП настроить массовые выплаты без риска блокировки расчетного счета.
Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми
Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией
Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KDhmc
Начать дискуссию