Электронный документооборот в том или ином виде активно используется в большей части российских компаний. Многие понимают очевидные преимущества этой системы, а о ее эффективности говорит статистика.
Подсчитано, что только за один год российские компании тратят на ведение бумажного документооборота 3,5 трлн рублей, а на создание, хранение и обработку документов в таком формате на каждом предприятии тратится 65 часов в месяц — то есть, порядка семи рабочих дней.
В то же время, внедрение электронного документооборота полностью исключает такую статью расходов, как закупкуа бумаги, доставку документов, их печать. Временные затраты на работу с документами, если они переведены «в цифру», сокращаются на 80%. Присоединение к соглашению об упрощении процедур безбумажной торговли ЭСКАТО ООН способствует сокращению издержек при трансграничной торговле на 25%.
Очевидно, что система электронного кадрового документооборота в компании — важный и перспективный шаг в сторону повышения эффективности работы. Однако на этом этапе, чаще всего, возникают препятствия и сложности, в том числе, при планировании.
Законодательство в России меняется, действительно эффективных и удобных систем кадрового электронного документооборота на рынке не так много, а опыт внедрения таких решений пока еще не накоплен в нужном объеме. Решиться на внедрение будет проще, если разделить предстоящий процесс на несколько логичных этапов — шагов.
Первый шаг — ревизия документов
На этом этапе необходимо оценить виды документов, которые используются в кадровом делопроизводстве, а также их количество. Действовать можно следующим образом:
Подготовить список тех документов, которые создаются и используются в компании.
Подробно описать жизненный цикл, который проходят разные документы, зафиксировать бизнес-процессы, в которых они принимают участие.
Определить объем документов, которые находятся в архиве на хранении, оценить их прирост, ориентируясь на планы развития компании и уже используемые практики.
Второй шаг — анализ ЛНА (локально-нормативных актов)
Российские законы дают возможность перевода кадрового делопроизводства «в цифру». Более того, создаются достаточно благоприятные условия для того, чтобы организация кадрового документооборота была оперативно переведена в соответствующий формат. В частности, уже легализована электронная подпись, составлены правила ее обращения.
Согласно закону №63-ФЗ, в России используется электронная подпись трех видов: простая, квалифицированная и неквалифицированная.
Квалифицированная ЭП используется в рамках взаимодействия с различными документами, в то же время, она считается наиболее дорогой. Так, для получения ЭП этого вида необходимо обращаться в специализированные удостоверяющие центры с аккредитацией.
Неквалифицированная ЭП, равно как и простая электронная подпись, в кадровом электронном документообороте используется для работы с большим количеством документов. Их использование предполагает тщательное планирование, а также формирование внутри компании локальных нормативных актов.
Так, для учета рабочего времени, графика отпусков сотрудников подойдет простая ЭП, тогда как для локальных нормативных актов необходимо использовать неквалифицированную или квалифицированную ЭП. Ряд документов, например, трудовые договоры, если они переведены «в цифру», можно подписывать только квалифицированной ЭП.
В ТК нет прямых запретов на подписание трудовых договоров «в цифре», однако в нем нет и указаний на соответствующую возможность. Российский работодатель имеет возможность решать самостоятельно, переводить трудовые договоры в электронный вид или взаимодействовать с ними в бумажном формате.
Что касается сотрудников, работающих дистанционно, то взаимодействие с ними может быть обеспечено в рамках электронного документооборота. Подписывать документы в этом случае можно и неквалифицированной, и квалифицированной электронной подписью.
Несколько советов, которые помогут сделать КЭДО более доступным, а также оптимизировать расходы:
Формирование списков уже имеющихся ЛНА в сегменте кадрового делопроизводства.
Оценка возможности применения для КЭДО перечисленных ЛНА.
Выявление сложностей в вопросах регулирования.
Разработка соглашений и других документов, которые будут регламентировать порядок оформления электронной подписи и ее использования, работы с документами в цифровом виде.
Третий шаг — разработка и создание целевой модели, по которой будет строиться взаимодействие с сотрудниками
На этапе разработки так называемой архитектуры КЭДО важно определиться, как именно будет осуществляться доступ к ней со стороны как будущих, так и уже работающих в компании сотрудников, специалистов по кадрам.
Подходы могут быть разными — начиная с доступа к системе КЭДО в ограниченном режиме, в том числе, исключительно с территории размещения компании, до удаленной работы с доступом откуда угодно.
Какой подход выбрать — зависит как от политики компании, так и от ее штата. Учитывается и распределение подразделений, реальная необходимость в найме удаленных сотрудников, другие факторы. С учетом ситуации можно разработать свою собственную систему, приобрести готовое SaaS-решение или использовать несколько подходов одновременно, если это будет соответствовать конкретной целевой модели.
Четвертый шаг — выбор формата хранения документов различного типа
Хранение кадровых документов может осуществляться либо вне компании, либо внутри нее, на ее собственных серверах.
Хранение вне организации удобно тем, что позволяет экономить временные и финансовые ресурсы, однако имеет и свои недостатки — например, сложности с обеспечением доступа к документам в непрерывном режиме.
Согласно закону, ряд документов необходимо хранить на протяжении 75 лет. Стоит ли говорить, что за такой внушительный срок поставщик определенных услуг с высокой долей вероятности сменится.
Пятый шаг — формирование требований к цифровым системам, обеспечивающим функционирование КЭДО
IT-инфраструктуру, которая уже есть в компании, следует тщательно изучить, определить несоответствия требованиям, предполагаемым целевой моделью КЭДО.
Список вопросов, которые помогут составить перечень таких требований:
Можно ли с учетом существующей инфраструктуры обеспечить хранение требуемых объемов данных, соблюдая при этом законы?
Насколько эффективны используемые каналы связи и можно ли с их помощью организовать доступ к КЭДО?
Нужны ли доработки систем электронного документооборота и учетных систем для того, чтобы внедрить КЭДО?
Потребуются ли дополнительные затраты, если появится план по масштабированию компонентов IT-инфраструктуры?
Ответив на перечисленные вопросы, можно будет с высокой точностью оценить затраты на внедрение электронного кадрового документооборота, а также спрогнозировать сроки внесения дополнений в уже используемую инфраструктуру. Кроме того, можно будет составить и перечень требований к готовому решению, и сделать это так, чтобы не выйти за рамки бюджета, выделенного на доработку IT-системы, и за рамки срока, отведенного на реализацию КЭДО.
Шестой шаг — выбор подходящего решения, платформы, и, собственно, внедрение КЭДО
В разных компаниях вопросы, связанные с выбором поставщика, могут регулироваться индивидуально. Однако стоит отметить, что КЭДО — тот цифровой продукт, внедрять который можно поэтапно. В частности, можно переводить в электронный вид сначала документы одного типа, затем — другого.
Кадровый электронный документооборот в России — сфера, которую регулирует государство. На участников рынка это создает определенную нагрузку, но это не должно быть препятствием для внедрения системы.
Плюсов в любом случае будет больше, чем минусов, и они окажутся более существенными и значимыми. Вот лишь некоторые из них:
Сокращение затрат на кадровое делопроизводство в бумаге примерно на 40%.
Переход на удаленный формат работы, включающий, в том числе, и трудоустройство новых сотрудников.
Экономия времени сотрудников компании в рамках взаимодействия со специалистами по кадрам и снижение нагрузки на кадровые службы.
Исключение необходимости тратить время на подписание документов в бумажной версии для руководителей.
Повышение уровня доступности используемых в работе документов, а также ведения документооборота в кадровой сфере.
Повышение привлекательности HR-бренда компании, в том числе, для молодых специалистов.
Препятствием на пути к внедрению КЭДО в компании часто становится недостаточно высокий уровень IT-грамотности и цифровая «незрелость».
Потенциальные пользователи могут оказаться не готовы к переходу на цифровую систему, аналогично может быть и не готова к такому переходу и существующая IT-инфраструктура.
Кроме того, далеко не все специалисты верят в саму возможность полного отказа от использования бумажных документов — по той причине, что соответствующую практику в России пока еще нельзя назвать обширной и тем более повсеместной. В целом, не во всех отечественных компаниях вопросы кадрового взаимодействия описаны подробно, так что переход на электронный кадровый документооборот становится возможным и без обязательной доработки и систематизации уже используемых подходов.
Однако практика показывает, что при наличии желания и твердого намерения оптимизировать работу компании, все препятствия на пути к внедрению системы кадрового электронного документооборота легко и безболезненно преодолеваются.
Преодоление барьеров на пути к внедрению КЭДО во многом зависит от того, насколько понятной и удобной для пользователей будет сама система. Пример продукта, с которого можно и нужно начинать знакомство с электронным документооборотом — LDM.КЭДО, решение для автоматизации кадровых процессов внутри производственной компании.
Система размещается на серверах заказчика — это гарантирует безопасность данных и возможность доступа к ним буквально в любой момент. Внедрение LDM.КЭДО позволяет сотрудникам предприятий подписывать кадровые документы с компьютеров, мобильных телефонов или в киосках самообслуживания.
Готовые шаблоны ЛНА для перехода на КЭДО бесплатно!
Забирайте готовые шаблоны документов, которые нужно оформить
Не тратьте время на разработку документов «с нуля»
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KDiHu
Начать дискуссию