Кадровый электронный документооборот: что это и зачем
Кадровый документооборот в «классическом» бумажном исполнении — та еще морока. Ежедневно через отдел кадров компании проходит огромное количество документов, сопровождающих прием, перевод, увольнение, отпуск, командировки сотрудников. Каждый документ надо распечатать, согласовать со всеми причастными, подписать — это занимает много времени, эффективность сотрудников снижается, а расходы на бумагу, наоборот, растут.
У стандартного кадрового учета есть альтернатива — электронный документооборот (КЭДО). Благодаря КЭДО работодатель может обмениваться с сотрудниками кадровыми документами в электронном виде и не дублировать их на бумаге.
Процесс работы на КЭДО выглядит так:
Сотрудник отдела кадров или эйчар создает электронный документ на специальной платформе КЭДО и направляет его по маршруту согласований.
Сотрудники знакомятся с документом и с помощью НЭП (неквалифицированной электронной подписи) подписывают его.
Подписанный документ хранится на защищенном сервере.
У этого формата работы с кадровыми документами есть ощутимые плюсы по сравнению с бумажным документооборотом. Мы в LDM выделяем такие преимущества КЭДО:
Быстрое согласование и подписание документов. Весь документооборот занимает буквально несколько минут, ведь сотрудникам больше не нужно отлучаться с рабочего места и стоять в очереди у кадровика — в крупных организациях так часто бывает при массовом подписании новых ЛНА.
Отсутствует риск потери документа.После создания он навсегда остается в программе. В будущем найти электронное заявление можно через поиск за пару секунд.
Мобильность. Сотрудник может подписать кадровый документ с компьютера, мобильного телефона или киоска самообслуживания, расположенного в офисе.
Простое взаимодействие с удаленщиками. Трудоустройство удаленного сотрудника с помощью бумажного документооборота занимает до двух недель: работодатель готовит документы по приему, подписывает и отправляет почтой сотруднику, затем сотрудник подписывает их и отправляет обратно. С КЭДО принимать на удаленку намного проще.
Экономия на логистике, бумаге и организации архива. Многие работодатели недооценивают этот пункт, мол, сколько там мы тратим денег на бумагу. Однако мы здесь можем поспорить.
Работа с HR-брендом компании. Компании, которые уже перешли на КЭДО, быстро оформляют прием на работу, что делает их привлекательнее в глазах новых сотрудников и потенциальных кандидатов.
Остается вопрос: насколько это всё законно и не будет ли проблем с Трудинспекцией? Если коротко, то нет, не будет.
Переход на электронный кадровый документооборот с точки зрения законодательства
Про электронный документооборот в кадрах заговорили еще в 2013 году — именно тогда в Трудовом кодексе появилась глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». В ней, кроме порядка взаимодействия с удаленными сотрудниками, еще описали и порядок обмена кадровыми документами в цифре.
В 2017 и 2018 годах Минтруд провел эксперименты по работе с КЭДО, в пилотном проекте приняли участие крупнейшие работодатели. Эти эксперименты позволили опробовать новые механизмы ведения кадрового документооборота, оценить риски и положительные эффекты КЭДО.
После начала пандемии необходимость перехода на КЭДО возросла в разы — многие компании перевели сотрудников на удаленку. Правительство внесло изменения в ТК, касающиеся особенностей дистанционной работы.
2021 год стал определяющим годом для кадрового электронного документооборота в России. Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес ключевые изменения в ТК: в статьях 22.1, 22.2, 22.3 прописали порядок внедрения и ведения КЭДО для сотрудников не только на удаленке, но и на местах.
С этого момента и началось постепенное внедрение кадрового электронного документооборота в деятельность компаний.
Для кадровых электронных документов есть установленные законом форматы и ограничения. Каждый файл состоит из трех частей разных форматов:
содержание кадрового документа — в PDF,
электронная подпись — в SGN,
описание документа — в XML.
Сейчас большинство кадровых документов уже перешли в КЭДО. Исключение составляют лишь три типа документа: акт о несчастном случае на производстве, журнал регистрации прохождения инструктажа по охране труда и приказ об увольнении.
Важно: электронные кадровые документы, оформленные по всем правилам, обладают ровно такой же юридической значимостью, что и привычные бумажные документы. Их даже можно использовать в качестве доказательства в суде.
Переход на кадровый электронный документооборот — не обязанность, а право организации. Однако для некоторых сфер внедрение КЭДО может стать целью номер один на 2024 год. Это касается, в том числе и финансового сектора: банков, страховых компаний, НПФ и других.
Почему нужно внедрять кадровый документооборот в банке
Причин для перехода банка на КЭДО несколько. Расскажем подробнее о каждой из них.
Безопасная организация кадрового документооборота в банке
Для финансового сектора на первое место выходит вопрос безопасности персональных данных и обеспечение информационной безопасности (ИБ) в целом. Бумажные документы легко потерять или скопировать, в отличие от электронных документов, подписанных квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.
Утечка данных чревата серьезными последствиями — большими штрафами, судебными разбирательствами, потерей доверия клиентов и сотрудников.
Размер штрафов при первом нарушении дифференцирован в зависимости от субъекта и последствий утечки данных:
от 30 тыс. ₽ до 6 млн ₽ — для юрлиц;
до 336 тыс. ₽ — для должностных лиц.
Госдума рассматривает законопроект об усилении ответственности за нарушение правил обработки персональных данных, в том числе введение оборотных штрафов до 500 млн ₽ за утечку персданных клиентов.
В качестве меры по обеспечению информационной безопасности система электронного кадрового документооборота для банка должна находиться только на собственном локальном сервере, а не в облаке.
Большая филиальная сеть и распределенная команда
Зачастую в банках развита большая филиальная сеть и сотрудники бэк-офиса работают удаленно — это усложняет кадровый учет. На распечатку и отправку документов почтой «туда и обратно» уходит до нескольких месяцев, а прием удаленного сотрудника превращается в тот еще квест.
Система электронного кадрового документооборота для банка позволяет кадровику сосредоточиться на действительно важных задачах, а не контролировать отправил удаленный сотрудник бумаги или нет. Получается, что исполнительская дисциплина повышается сама собой за счет простоты работы на платформе.
Рост лояльности сотрудников
Организация кадрового документооборота банка в электронном формате положительно влияет на HR-бренд. Новых кандидатов привлекает отсутствие лишней бюрократии и экономия времени на оформление. А действующие сотрудники больше не тратят рабочее время на ручное подписание документов и хождение по кабинетам.
Как выбрать систему электронного кадрового документооборота для банка
Выбор системы КЭДО зависит от требований и потребностей конкретного банка, а также от количества сотрудников и формата работы. При этом у платформы кадрового электронного документооборота должны быть основные возможности, которые важны именно банкам. Так пользователям платформы LDM.КЭДО доступны:
Хранение архива документов на собственном сервере с соблюдением всех требований закона;
Подписание документов всеми видами электронных подписей — КЭП, НЭП, ПЭП;
Оформление заявки на ЭП в самом решении;
Интеграция с приложением «Госключ»;
Индивидуальная настройка маршрута подписания документа и ролей пользователей;
Автоматизация всех кадровых процессов, например, не только подписание заявлений, но и планирование графика отпусков;
Работа с филиальной структурой и удаленными сотрудниками;
Доступ к платформе с любого устройства: веб-версия, вход с мобильного телефона, терминалы-киоски самообслуживания;
Интеграция с учетными информационными системами, такими как 1С;
Удобный и интуитивно понятный интерфейс;
Автоматическое обновление системы в соответствии с изменяющимся законодательством;
Возможность доработать решение и настроить бизнес-процессы банка самостоятельно — с помощью технологии low-code.
Для разработки подобного решения с нуля потребуется огромное количество ресурсов: финансовых и временных — поэтому многие банки выбирают готовые вендорские платформы. Это позволяет сэкономить деньги и быстрее перевести кадровый документооборот в банке в электронный формат. Платформы вендоров уже проверены и протестированы на практике, а многолетний опыт и экспертиза помогают обеспечить быстрое внедрение электронного кадрового документооборота.
LDM (LANIT Document Management) — платформа от вендора с 25-летним стажем и более 200 успешных проектов внедрения. Мы знаем все о безопасном кадровом электронном документообороте и готовы помочь вам скорее автоматизировать бизнес-процессы. Оставьте заявку на бесплатную демонстрацию LDM.КЭДО прямо сейчас.
Готовые шаблоны ЛНА для перехода на КЭДО бесплатно!
Забирайте готовые шаблоны документов, которые нужно оформить
![](https://i.klerk.ru/Lb1wWqOfxZzgd1vqv8XfYc_fZXTmhNVg_UF2LUMA5dQ/w:200/h:200/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0LzQ2/N2MxMTA0MGNlMzZk/ZWI0Mzk4MzcwYmYz/NDI3ODliLmpwZw.webp)
Не тратьте время на разработку документов «с нуля»
Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KWWpy
Комментарии
2Добрый день!А если есть ЭДО, для КЭДО отдельный сервис устанавливается?
Добрый день! Как правило, система КЭДО — это отдельное решение для задач только кадрового делопроизводства. Это может быть облачный сервис или локально установленная программа.
Удобнее всего, конечно, когда и СЭД, и КЭДО работают на базе одной платформы, как в LDM. Так и ИТ-специалистам меньше работы, и сотрудникам проще привыкнуть :)