Как упростить работу с персоналом в финсекторе? Перейти на кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот: что это и зачем

Кадровый документооборот в «классическом» бумажном исполнении — та еще морока. Ежедневно через отдел кадров компании проходит огромное количество документов, сопровождающих прием, перевод, увольнение, отпуск, командировки сотрудников. Каждый документ надо распечатать, согласовать со всеми причастными, подписать — это занимает много времени, эффективность сотрудников снижается, а расходы на бумагу, наоборот, растут.

Процесс работы на КЭДО выглядит так:

1. Сотрудник отдела кадров или эйчар создает электронный документ на специальной платформе КЭДО и направляет его по маршруту согласований.

2. Сотрудники знакомятся с документом и с помощью НЭП (неквалифицированной электронной подписи) подписывают его.

3. Подписанный документ хранится на защищенном сервере.

У этого формата работы с кадровыми документами есть ощутимые плюсы по сравнению с бумажным документооборотом. Мы в LDM выделяем такие преимущества КЭДО:

• Быстрое согласование и подписание документов. Весь документооборот занимает буквально несколько минут, ведь сотрудникам больше не нужно отлучаться с рабочего места и стоять в очереди у кадровика — в крупных организациях так часто бывает при массовом подписании новых ЛНА.

• Отсутствует риск потери документа. После создания он навсегда остается в программе. В будущем найти электронное заявление можно через поиск за пару секунд.

• Мобильность. Сотрудник может подписать кадровый документ с компьютера, мобильного телефона или киоска самообслуживания, расположенного в офисе.

• Простое взаимодействие с удаленщиками. Трудоустройство удаленного сотрудника с помощью бумажного документооборота занимает до двух недель: работодатель готовит документы по приему, подписывает и отправляет почтой сотруднику, затем сотрудник подписывает их и отправляет обратно. С КЭДО принимать на удаленку намного проще.

• Экономия на логистике, бумаге и организации архива. Многие работодатели недооценивают этот пункт, мол, сколько там мы тратим денег на бумагу. Однако мы здесь можем поспорить.

• Работа с HR-брендом компании. Компании, которые уже перешли на КЭДО, быстро оформляют прием на работу, что делает их привлекательнее в глазах новых сотрудников и потенциальных кандидатов.

Остается вопрос: насколько это всё законно и не будет ли проблем с Трудинспекцией? Если коротко, то нет, не будет.

Переход на электронный кадровый документооборот с точки зрения законодательства

Про электронный документооборот в кадрах заговорили еще в 2013 году — именно тогда в Трудовом кодексе появилась глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». В ней, кроме порядка взаимодействия с удаленными сотрудниками, еще описали и порядок обмена кадровыми документами в цифре.

В 2017 и 2018 годах Минтруд провел эксперименты по работе с КЭДО, в пилотном проекте приняли участие крупнейшие работодатели. Эти эксперименты позволили опробовать новые механизмы ведения кадрового документооборота, оценить риски и положительные эффекты КЭДО.

После начала пандемии необходимость перехода на КЭДО возросла в разы — многие компании перевели сотрудников на удаленку. Правительство внесло изменения в ТК, касающиеся особенностей дистанционной работы.

С этого момента и началось постепенное внедрение кадрового электронного документооборота в деятельность компаний.

Для кадровых электронных документов есть установленные законом форматы и ограничения. Каждый файл состоит из трех частей разных форматов:

• содержание кадрового документа — в PDF,

• электронная подпись — в SGN,

• описание документа — в XML.

Важно: электронные кадровые документы, оформленные по всем правилам, обладают ровно такой же юридической значимостью, что и привычные бумажные документы. Их даже можно использовать в качестве доказательства в суде.

Переход на кадровый электронный документооборот — не обязанность, а право организации. Однако для некоторых сфер внедрение КЭДО может стать целью номер один на 2024 год. Это касается, в том числе и финансового сектора: банков, страховых компаний, НПФ и других.

Почему нужно внедрять кадровый документооборот в банке

Причин для перехода банка на КЭДО несколько. Расскажем подробнее о каждой из них.

Безопасная организация кадрового документооборота в банке

Для финансового сектора на первое место выходит вопрос безопасности персональных данных и обеспечение информационной безопасности (ИБ) в целом. Бумажные документы легко потерять или скопировать, в отличие от электронных документов, подписанных квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.

Утечка данных чревата серьезными последствиями — большими штрафами, судебными разбирательствами, потерей доверия клиентов и сотрудников.

Размер штрафов при первом нарушении дифференцирован в зависимости от субъекта и последствий утечки данных:

• от 30 тыс. ₽ до 6 млн ₽ — для юрлиц;

• до 336 тыс. ₽ — для должностных лиц. 

В качестве меры по обеспечению информационной безопасности система электронного кадрового документооборота для банка должна находиться только на собственном локальном сервере, а не в облаке.

Большая филиальная сеть и распределенная команда

Зачастую в банках развита большая филиальная сеть и сотрудники бэк-офиса работают удаленно — это усложняет кадровый учет. На распечатку и отправку документов почтой «туда и обратно» уходит до нескольких месяцев, а прием удаленного сотрудника превращается в тот еще квест.

Система электронного кадрового документооборота для банка позволяет кадровику сосредоточиться на действительно важных задачах, а не контролировать отправил удаленный сотрудник бумаги или нет. Получается, что исполнительская дисциплина повышается сама собой за счет простоты работы на платформе.

Рост лояльности сотрудников

Организация кадрового документооборота банка в электронном формате положительно влияет на HR-бренд. Новых кандидатов привлекает отсутствие лишней бюрократии и экономия времени на оформление. А действующие сотрудники больше не тратят рабочее время на ручное подписание документов и хождение по кабинетам.

Как выбрать систему электронного кадрового документооборота для банка

Выбор системы КЭДО зависит от требований и потребностей конкретного банка, а также от количества сотрудников и формата работы. При этом у платформы кадрового электронного документооборота должны быть основные возможности, которые важны именно банкам. Так пользователям платформы LDM.КЭДО доступны:

• Хранение архива документов на собственном сервере с соблюдением всех требований закона;

• Подписание документов всеми видами электронных подписей — КЭП, НЭП, ПЭП;

• Оформление заявки на ЭП в самом решении;

• Интеграция с приложением «Госключ»;

• Индивидуальная настройка маршрута подписания документа и ролей пользователей;

• Автоматизация всех кадровых процессов, например, не только подписание заявлений, но и планирование графика отпусков;

• Работа с филиальной структурой и удаленными сотрудниками;

• Доступ к платформе с любого устройства: веб-версия, вход с мобильного телефона, терминалы-киоски самообслуживания;

• Интеграция с учетными информационными системами, такими как 1С;

• Удобный и интуитивно понятный интерфейс;

• Автоматическое обновление системы в соответствии с изменяющимся законодательством;

• Возможность доработать решение и настроить бизнес-процессы банка самостоятельно — с помощью технологии low-code.

Для разработки подобного решения с нуля потребуется огромное количество ресурсов: финансовых и временных — поэтому многие банки выбирают готовые вендорские платформы. Это позволяет сэкономить деньги и быстрее перевести кадровый документооборот в банке в электронный формат. Платформы вендоров уже проверены и протестированы на практике, а многолетний опыт и экспертиза помогают  обеспечить быстрое внедрение электронного кадрового документооборота.

LDM (LANIT Document Management) — платформа от вендора с 25-летним стажем и более 200 успешных проектов внедрения. Мы знаем все о безопасном кадровом электронном документообороте и готовы помочь вам скорее автоматизировать бизнес-процессы. Оставьте заявку на бесплатную демонстрацию LDM.КЭДО прямо сейчас.

Готовые шаблоны ЛНА для перехода на КЭДО бесплатно!

Забирайте готовые шаблоны документов, которые нужно оформить

Не тратьте время на разработку документов «с нуля»

Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Название компании^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KWWpy