Управление всеми документами компании. Как наладить эффективную систему документооборота

В компаниях постоянно растет объем документации. Это приводит к тому, что важные данные теряются, найти нужную информацию становится сложнее, а время на обработку данных увеличивается.

Поэтому любой организации важно правильно наладить свою систему документооборота — благодаря ей можно управлять всеми документами более эффективно.

Каким бывает документооборот

Есть три способа организовать документооборот на предприятии:

1. Бумажный документооборот.

Все документы оформляют на бумаге и подписывают собственноручными подписями. Этот способ характерен для небольших компаний и ИП со скромным штатом сотрудников и ограниченным кругом контрагентов. 

Главные недостатки такой работы: 

• уходит много времени на поиск документов, их копирование и пересылку;

• большие расходы на бумагу и оборудование;

• затруднен доступ к объемам информации.

2. Электронный внутренний документооборот.

Документы создают, подписывают с помощью электронной подписи (ЭП) и передают в специальных программах. Чтобы работать в системе электронного документооборота, сотруднику нужна личная ЭП. 

3. Смешанный документооборот.

Сочетает работу с бумажными и электронными документами.

Оформлять, согласовывать и подписывать бумажные документы гораздо дольше, чем электронные. Поэтому компании приходят к тому, что им нужна система электронного документооборота.

Что такое система электронного документооборота 

Система электронного документооборота (СЭД) ++ это программа, которая позволяет автоматизировать работу с документами, например, приказами, распоряжениями, служебными записками и т.д. С помощью СЭД можно:

• Согласовывать документы. СЭД показывает все изменения, которые вносятся в документы, и текущий статус согласования.

• Делегировать задачи. Система позволяет автоматически передавать дела, например, назначать замещающих лиц, когда отсутствует сотрудник.

• Контролировать выполнение поручений. Можно отслеживать сроки исполнения задач и уведомлять сотрудников о том, что им назначено поручение.

• Хранить и находить документы. В СЭД можно безопасно и надежно хранить документацию, искать нужные файлы по фильтрам или за определенный период.

• Формировать отчеты. Например, о состоянии выданных поручений.

LDM.Express

Российская система электронного документооборота

Получить презентацию

В чем польза системы электронного документооборота

При выборе СЭД учитывайте, насколько она удобна и безопасна в работе, а также совместима ли она с сервисами, которые уже использует компания. Среди таких систем — готовое решение LDM.Express. Благодаря ей:

• Сотрудники могут работать как с компьютера, так и с мобильных устройств, отслеживать изменения документов в режиме онлайн, ставить задачи и согласовывать их.

• Руководители могут принимать решения в режиме одного окна, формировать отчеты и контролировать исполнение задач, разграничивать доступ к информации для разных сотрудников.

• IT-отдел может обеспечить безопасность хранения данных, легко настраивать систему с помощью открытого API, а также добавлять новые функции инструментами low-code.

Внедрение СЭД позволяет сократить время поиска и выборки нужных документов, повышает качество контроля за исполнением поручений и помогает быстрее принимать управленческие решения.

Зачем нужна система кадрового электронного документооборота (КЭДО)

В СЭД работают сотрудники, чья деятельность так или иначе связана с документами: специалисты по договорной работе, юристы, бухгалтерия, отдел продаж и закупок. 

Но кроме них, в компании еще множество других сотрудников. Их работа не связана с компьютерами и документами — это, например, строители, монтажники, сантехники, водители, специалисты по обслуживанию тепловых систем, продавцы, механики и т.д. Им для работы СЭД не нужен. Но все они так или иначе подписывают кадровые документы: о приеме на работу, заявления на отпуск, договоры о материальной ответственности и другие.

При бумажном документообороте сотрудникам приходится постоянно ходить в отдел кадров, чтобы поставить подпись, а дистанционным работникам — забирать заказные письма с бумажными документами с почты или у курьера. Это отвлекает от работы и занимает много времени как у самих сотрудников, так и у кадровиков. 

Кадровые специалисты тратят время на то, чтобы «бегать» за работниками и напоминать им о подписании документа или искать нужные экземпляры в архиве. Кстати, формировать и поддерживать порядок в архиве — отдельная большая задача кадровика. Дело в том, что периоды хранения кадровых документов регламентированы приказом Росархива от 20.12.2019 года № 236. Для каждого вида документа определены свои сроки в зависимости от степени важности: от года до 75 лет.

Что касается руководителя, то ему приходится порой часами подписывать огромные стопки бумаг. 

Упростить процесс работы с кадровыми документами позволяет система КЭДО. С ее помощью можно подписывать документы онлайн за пару кликов с любого устройства: компьютера, планшета, смартфона. Местоположение сотрудника при этом не имеет значения. 

Документы подписывают с помощью электронной подписи: 

• Работнику достаточно иметь усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Эта подпись имеет среднюю степень защиты. 

• Руководителю и сотруднику кадрового отдела нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это наиболее защищенная ЭП, с помощью которой можно подписывать юридически значимые документы, заключать договоры и сдавать кадровую отчетность в СФР и Росстат.

Отметим, что применение КЭДО регулирует законодательство.

Поэтому внимательно отнеситесь к выбору системы. Трудовой кодекс предлагает использовать единую цифровую платформу «Работа в России» или любую другую систему, которая способна обеспечить подписание электронных документов с помощью ЭП, их хранение и фиксацию даты получения документа работником и работодателем.

В чем польза системы кадрового электронного документооборота

Внедрение КЭДО позволяет эффективно оптимизировать и упростить множество процессов:

• ознакомление с приказами и другими локальными документами;

• заключение трудовых договоров с новыми сотрудниками; 

• оформление отпусков, командировок, заявлений;

• быстрое согласование благодаря настройке маршрутов, по которым проходит каждый документ;

• хранение кадровых документов в соответствии с законодательством.

Почему нужно внедрять СЭД и КЭДО вместе

СЭД — это система для сотрудников, которые работают с разными типами документов, а КЭДО охватывает весь персонал организации и позволяет автоматизировать работу с кадровой документацией. Таким образом, это две взаимодополняющие системы. 

Но внедрять сразу две разные программы — затратно по деньгам и по времени, да и персонал обучить пользоваться двумя дополнительными программами тоже сложно. Удобнее всего использовать единое решение для работы со всеми внутренними документами организации. 

Как это работает, покажем на примере.

Менеджеру отдела продаж нужно согласовать контракт с клиентом. Менеджер заходит в LDM.Express, за минуту находит нужный документ и видит, что он в статусе «На согласовании». При этом он сразу понимает, у кого договор «застрял». В LDM.КЭДО менеджер может сразу же посмотреть, что согласующий сотрудник в отпуске. Тогда договор можно передать замещающему сотруднику по маршруту согласования: так документ нигде «не зависнет» и не потеряется.

Преимущества внедрения такого решения оценят не только сотрудники. 

Специалисты IT-отдела:

• снизят нагрузку на ИТ-инфраструктуру и упростят ее обслуживание;

• сэкономят время на внедрение систем;

• смогут доработать систему с помощью открытого API;

• снизят вероятность кражи персональных данных;

• смогут подключить другие модули платформы LDM.

Руководитель компании:

• получит единое пространство для работы с документами в компании;

• сможет находить документы за одну минуту;

• снизит риск получения штрафов от госорганов;

• снизит затраты на бумагу и хранение;

• сможет подписывать документы удаленно и при этом соблюдать законодательные нормы.

А еще это выгодно — при выборе решения LDM.КЭДО+LDM.Express компания сэкономит до 800 000 рублей. 

Готовитесь переходить на КЭДО?

Забирайте готовые шаблоны ЛНА, которые нужно оформить

Не тратьте время на разработку нормативных документов «с нуля»

Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Название компании^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8K2zQW