Зачем компании согласие сотрудника
Процесс внедрения системы кадрового электронного документооборота состоит из нескольких этапов (подробнее об этом мы рассказывали в другой статье). Один из них — получение письменного согласия сотрудников о переходе на КЭДО.
Если кадровик получил такой бумажный документ с «живой» подписью, то все в порядке и можно оформлять электронные кадровые документы. Но иногда сотрудника не устраивает цифровизация и он отказывается оформлять согласие.
Компании невыгодно, когда часть сотрудников переходит на электронный документооборот, а часть — продолжает подписывать кадровые документы на бумаге. Кадровик в этом случае не может полноценно оптимизировать рабочие процессы, а сотрудники как и прежде тратят время на подписание документов руками.
Если от КЭДО отказываются удаленщики, у компании не получается сэкономить на почтовой отправке. А в случае, когда пользы в электронном документообороте не видит сотрудник с большим влиянием, например, руководитель отдела, его отказ может спровоцировать отказ и других работников. Так что работодатель должен быть максимально заинтересован в том, чтобы компания перешла на КЭДО в полном составе.
Но заставлять сотрудника подписать согласие нельзя. Несмотря на то, что решение о внедрении системы КЭДО и переходе на электронный документооборот принимает руководитель компании, для сотрудников это право, а не обязанность.
Иными словами, все должно быть по обоюдному желанию и за принуждение сотрудника к КЭДО работодатель рискует получить штраф от Трудинспекции.
Важно! Работодатель должен заранее рассказать каждому работнику о том, что отозвать согласие на переход на КЭДО невозможно. Если сотрудник сначала согласится, а потом передумает, вернуться на бумажные кадровые документы он уже не сможет — законодательством такой сценарий просто не предусмотрен.
Совсем другое дело, когда сотрудник пока что не хочет переходить на КЭДО, но не отрицает такое развитие событий в будущем. Присоединиться к кадровому электронному документообороту можно в любой момент.
В вопросе получения согласий о переходе на КЭДО от сотрудников есть лишь одно исключение. Если сотрудник трудоустроился в компанию после 31 декабря 2021 года и это его первое место работы, то он переходит на КЭДО по умолчанию без письменного согласия (письмо Минтруда № 14-6/ООГ-7321 от 24.11.2022).
Но что же делать работодателю, если один или несколько сотрудников говорят твердое «Нет» в отношении КЭДО? Тут не обойтись без эйчара, который проработает сомнения коллег и поможет убедить их все-таки перейти на КЭДО.
Как эйчару бороться с сопротивлением сотрудников
Шаг 1. Выясните истинную причину отказа
Пригласите сотрудника на встречу one-to-one и задайте вопросы о том, что останавливает человека от перехода на КЭДО. Вот какие причины сотрудники называют чаще всего.
Страх утечки личных данных.
В интернете часто встречаются сообщении о якобы потерянных персональных данных сотрудников компаний. Неудивительно, что некоторые работники видят для себя риски в переходе на электронный кадровый документооборот.
Кроме «слива» данных, сотрудники могут бояться, что кто-то воспользуется их электронной подписью и подпишет не те документы.
Пример из судебной практики. В феврале 2022 года компания перешла на КЭДО, а в марте один из сотрудников подал заявление на увольнение и подписал его неквалифицированной электронной подписью (НЭП). После чего сотрудника уволили, но он не согласился с этим и подал на бывшего работодателя в суд. Суду сотрудник объяснил, что в тот день попросил коллегу помочь подать заявление на оплату больничного, а не на увольнение. Однако его коллега воспользовался чужой НЭП и сделал все не так, как его просили. Доказать свою правоту истец не смог — суд признал, что заявление на увольнение было подписано именно его подписью, а значит работодатель сделал все правильно. Дело № 8Г-10825/2022 [88-10853/2022].
Нежелание разбираться в новой системе.
Нередко такую причину называют возрастные сотрудники, объясняя свой отказ тем, что им сложно будет научиться работать в системе КЭДО. Для таких работников схема с подписанием бумажных документов в отделе кадров — привычная, а вот электронные подписи кажутся чем-то непонятным.
Возможно, у такого сотрудника уже был печальный опыт работы в новой программе, отсюда и сомнения в системе кадрового электронного документооборота.
Недоверие к сведениям о стаже в электронном виде.
Обычно так говорят сотрудники, которые до сих пор не перешли на электронную трудовую книжку. И хоть на процесс ведения кадрового учета в электронном виде формат ведения трудовой не влияет, работник считает, что из-за КЭДО в Социальный фонд (бывший ПФР) попадут не все сведения о стаже → в будущем сотрудника ждут проблемы с расчетом пенсии.
Нет доступа к компьютеру или телефону.
Логичная и понятная причина отказа от перехода на КЭДО от сотрудников, которые работают не в офисе, а, например, на производстве в горячем цехе или «в полях» с однодневными командировками. У таких сотрудников просто нет возможности быстро воспользоваться компьютером, а подписывать документы с телефона им кажется неудобным.
Или у сотрудника вовсе нет смартфона, на котором можно подписывать электронные кадровые документы с помощью НЭП — они пользуются кнопочными телефонами.
Шаг 2. Отработайте возражения
Помогите сотруднику взглянуть на свои опасения объективно. Для этого расскажите подробно о каждом волнующем моменте и постарайтесь «отработать возражения» — привести аргументы «за» КЭДО. Как это сделать, покажем на примере причин отказа, о которых писали в прошлом шаге.
Персональные данные под защитой.
Прежде чем убеждать сотрудника в том, что его личные данные не утекут в руки к злоумышленникам, еще раз проверьте свою систему КЭДО — мы рассказывали о важных нюансах в прошлой статье.
Расскажите сотрудникам о мерах безопасности, которые используют разработчики системы. Например, в системе электронного кадрового документооборота LDM.КЭДО есть:
двухфакторная авторизация и разрешительная система доступа:
четкое разграничение ролей;
логирование действий каждого пользователя;
шифрование документов.
Подделать электронные документы невозможно, в отличии от их бумажных вариантов. Кто-то посторонний не сможет украсть заявление или другой документ в электронном виде — система просто не допустит такого человека до документа.
Кроме того, работодатель и сотрудники отдела кадров несут ровно такую же ответственность за сохранность персональных данных сотрудников, как и при работе с бумажными документами.
Работать в системе КЭДО могут все.
Современные системы КЭДО интуитивно понятны и обычные сотрудники быстро осваивают новый инструмент. Расскажите, а лучше сразу покажите сотруднику, что документы в системе обычно создаются предзаполненными, а встроенные проверки не допустят ошибки — так что про переписывание заявлений можно забыть.
Перед запуском КЭДО обязательно проведите обучение для сотрудников. Можно снять скринкасты — видео с пошаговым выполнением разных действий в системе — или сделать письменные инструкции для базы знаний компании.
Лайфхак. С вопросами обучения поможет вендор системы КЭДО. Посоветуйтесь с представителями вендора или пригласите специалиста для проведения внутреннего обучения. У вендоров большой опыт внедрения, поэтому они точно знают, как подсветить преимущества системы перед сотрудниками.
Сведения о стаже точно дойдут до СФР.
Расскажите сотруднику, что по закону все работодатели передают в Социальный фонд сведения о стаже в электронном виде — даже если сотрудник останется с бумажным кадровым документооборотом. Это же касается и трудовой книжки.
Все данные теперь будут храниться в защищенном электронном архиве — в нем документы не теряются, не выцветают и не горят.
Работать можно с любых устройств.
При внедрении КЭДО на производстве и других сферах, в которых сотрудник не может воспользоваться компьютером, работодателю нужно обеспечить сотрудников киоском самообслуживания, в котором можно просмотреть и подписать кадровые документы. Киоском может быть даже обычный планшет. Обязательно покажите сотрудникам как работать за общим устройством.
Шаг 3. Замотивируйте
Необязательный, но весьма полезный этап — мотивация персонала. Все новое по умолчанию пугает, поэтому решение перейти на КЭДО стоит чем-то подкрепить. И тут у компании есть два варианта.
Поддержка неформального лидера мнений. Как правило, такие лидеры — не официальные руководители, а общительные сотрудники с большим опытом. Их уважают и к ним прислушиваются, поэтому если вы убедите лидера мнений перейти на КЭДО, за ним точно подтянутся коллеги. Главное попросите такого сотрудника рассказать сомневающимся о плюсах КЭДО.
Подключите внутренние коммуникации. Если в вашей компании есть интранет — корпоративная социальная сеть для сотрудников — рассказывайте о КЭДО с помощью статей, видео-интервью с ответственными за внедрение. Самые креативные могут устроить розыгрыш призов среди тех сотрудников, которые перейдут на КЭДО до определенной даты.
Шаг 4. Покажите статистику и отзывы
Даже если не все сотрудники согласились перейти на электронный документооборот, не сдавайтесь. Проводите опросы удовлетворенности сервисом среди перешедших на КЭДО, делитесь их отзывами и статистикой компании. Например, наглядно покажите, сколько времени сэкономил сотрудник на подписании кадровых документов за полгода. Возможно это подтолкнет сомневающихся и они все-таки дадут свое согласие о переходе на КЭДО.
Переход на электронный кадровый документооборот — серьезный шаг для компании и ее сотрудников. Помните, что даже если руководитель бизнеса решил внедрить систему КЭДО, работники имеют право отказаться от работы в ней. Но также и вы можете попробовать переубедить сотрудников. Главное будьте честными и открытыми в своей аргументации.
Если возникнут сложности или вопросы по теме — пишите нам в комментарии, обязательно поделимся своим опытом по части внедрения системы КЭДО. Ну а если вы сейчас только выбираете подходящую систему, присмотритесь к LDM.КЭДО — безопасной системе кадрового электронного документооборота, которую можно установить на своем сервере. Оставьте заявку и мы расскажем о возможностях LDM.КЭДО подробнее.
Готовитесь переходить на КЭДО?
Забирайте готовые шаблоны ЛНА, которые нужно оформить
Не тратьте время на разработку нормативных документов «с нуля»
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KCV99
Комментарии
4Статья интересная. Но на самом деле оторванная от реальности. Единственным аргументом, который использует работодатель чтобы получить от работника согласие на КЭДО, это не подпишешь найдем основание для увольнения. Вот люди и подписывают, хотя большинство всё-таки не хотят этого перехода. Шантаж а не убеждение. Вот способ понуждения работодателем работника на подписание согласия. Я это знаю, поскольку как юрист обслуживаю несколько юрлиц. И везде политика одинаковая. Или делаешь как я говорю, или увольняйся, или найду законный способ уволить. А учитывая, что некоторые работник заходят в интернет один раз в сутки, (это их право), то они часто пропускают срок подписания электронного документа, за что их привлекают к дисциплинарной ответственности. Так что на мой взгляд КЭДО это больше минус, чем плюс, т.к. даёт возможность работодателю злоупотреблять своими правами.
У меня сразу возникла куча вопросов к КЭДО:
1. Кто обязан обеспечить сотруднику рабочее место с КЭДО со стороны сотрудника??? Если сам сотрудник, то нафиг такое щастье.
2. Сотрудник заболел, в отпуске, где нет компьютера, Интернета, как он будет работать с КЭДО???
Спасибо за вопросы!
1. По закону работодатель обязан обеспечить сотрудника работой и обустроенным рабочим местом (ТК РФ Статья 22. Основные права и обязанности работодателя). Так что если инициатива исходит от работодателя, то именно он создает условия для работы в КЭДО. Например, на заводе ставится общий компьютер или киоск, где сотрудники будут подключаться к личному кабинету КЭДО.
2. Все больничные с 2022 года оформляются в электронном виде и сразу попадают в базу данных СФР. Работодатели получают информацию о больничном автоматически. Получается, сотруднику, который ушел на больничный, не нужно ничего делать — поликлиника, работодатель и СФР все сделают сами.
Наша практика показывает, что от КЭДО чаще всего отказываются из-за страха работы с незнакомыми инструментами. Иногда хватает простого объяснения, как будет работать система и насколько это сократит время сотрудника на оформление кадровых документов.
К примеру, если человек хочет узнать, сколько дней отпуска у него осталось, в LDM.КЭДО он сделает это за несколько кликов, и ему не придется идти в отдел кадров. Удаленному работнику не нужно будет ждать почтовое отправление неделями — он получит весь пакет документов в тот же день.
Если остаются работники, отказавшиеся перейти на КЭДО, работодатель обязан вести их документы в бумажном виде. Даже если речь идет про одного сотрудника.