А что насчет вашей компании? Знаете ли вы, какой вариант выгоднее для вашей организации? Спойлер: не спешите с выводами, лучше сначала воспользуйтесь нашим калькулятором.
Один из популярных мифов о кадровом электронном документообороте (КЭДО) звучит так: «КЭДО — это дорого».
Действительно, на первый взгляд кажется, что внедрение новой системы и покупка лицензий — дорогое удовольствие, но делать однозначные выводы без предварительных расчетов не стоит, сначала сравните текущие расходы на кадровый документооборот и предполагаемые расходы на КЭДО.
Из чего на самом деле складывается стоимость кадрового документооборота на бумаге
Стоимость бумажного документооборота в кадрах не равна только закупке бумаги на месяц. На итоговую стоимость бумажного кадрового документооборота влияют:
Затраты на бумагу. Тут все просто и понятно — чем больше документов, тем больше упаковок бумаги уходит каждый месяц.
Затраты на печать — стоимость картриджей, техобслуживания и ремонта принтеров.
Затраты на доставку документов. Если в компании работает много удаленных сотрудников, то на логистику, почтовые отправки и работу курьеров уходит немало денег.
Затраты на организацию и ведение архива. Некоторые кадровые документы надо хранить от 50 до 75 лет, так что выбрасывать из уравнения стоимость архива нельзя. Чем крупнее компания, тем больше места нужно для бумажных документов — иногда под архив приходится выделять даже отдельные помещения и здания.
На общее количество документов влияет показатель текучести персонала: чем он выше, тем чаще кадровику приходится формировать пакеты документов по сотруднику.
От чего зависит стоимость системы КЭДО
Стоимость КЭДО состоит из:
Затрат на внедрение и первичную настройку решения — эти расходы «одноразовые», поэтому их можно разделить на предполагаемое количество лет работы системы в компании.
Стоимости лицензий на работу в системе КЭДО — за них уже придется платить ежегодно, лицензии для кадровых специалистов стоят дороже лицензий для рядовых сотрудников.
У электронного документооборота есть преимущество перед бумажным: работникам больше не нужно тратить время на ручное подписание документов да и кадровики могут сосредоточиться на действительно важных задачах вместо того, чтобы контролировать, получил сотрудник бумажный документ или нет.
Но что же в итоге выгоднее компании — КЭДО или классический документооборот на бумаге? Чтобы не тратить время на ручные расчеты, воспользуйтесь калькулятором для сравнения затрат от LANIT Document Management.
Как сравнить затраты на кадровый документооборот в калькуляторе от LDM
Бесплатный калькулятор посчитает за вас расходы на оба вида кадрового документооборота и покажет, сколько вы сможете сэкономить (или нет) на КЭДО.
Откройте страницу калькулятора.
Укажите данные по своей компании: количество сотрудников и количество кадровиков, показатель текучести персонала, среднее количество документов на одного сотрудника.
Сделайте выбор в пользу того или иного варианта, основываясь на реальных цифрах.
Пример. Компания со штатом 700 сотрудников и текучестью персонала 30% в год тратит ~2,5 млн ₽ на прямые и косвенные расходы, связанные с документооборотом. Система КЭДО же компании обойдется всего 665 тыс. ₽. Выходит неплохая экономия бюджета.
В формулу расчета затрат на бумажный кадровый документооборот мы уже «зашили» среднюю стоимость пачки бумаги, печати, логистики и хранения документов. Сюда же вошли ресурсы кадровика, которые он тратит на оформление бумажных документов. Если вы хотите доработать расчет и добавить в него дополнительные косвенные расходы вашей компании — просто оставьте заявку и мы вышлем вам калькулятор на электронную почту.
Готовитесь переходить на КЭДО?
Забирайте готовые шаблоны ЛНА, которые нужно оформить
Не тратьте время на разработку нормативных документов «с нуля»
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8K5gVG
Начать дискуссию