Электронные подписи: какие бывают и как с ними работать

Виды ЭП 

Электронная подпись (ЭП) — это современный инструмент для подписания документов, который обеспечивает безопасность и юридическую значимость информации. По сути это цифровой аналог собственноручной подписи, который представляет собой набор зашифрованных данных.

• Простая электронная подпись (ПЭП) — это код доступа или комбинация логина и пароля, которые используют для авторизации в личных кабинетах и для онлайн-покупок. В КЭДО и СЭД простая подпись используется для входа в личный кабинет и подтверждения отправки документов, а еще для подписания документов, не требующих высокой степени защиты, например заявления на отпуск. Однако она не гарантирует неизменность файла после подписания и не подходит для важных документов, потому что наименее защищена из всех видов ЭП.

• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) создается с использованием алгоритмов криптографического шифрования. Это позволяет подтвердить авторство документа и отследить изменения после подписания. УНЭП формируется из открытого и закрытого ключей электронной подписи. Получить УНЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре или через мобильное приложение «Госключ».

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) также формируется с использованием криптографии, но требует наличия сертификата электронной подписи с четкой структурой, утвержденной ФСБ. УКЭП абсолютно легитимна и не требует дополнительных соглашений между сторонами. Получить ее можно только в аккредитованном удостоверяющем центре или через приложение «Госключ».

У каждой из них есть свои недостатки и преимущества:

Электронная подпись документов

На практике в электронном документообороте используются все три вида подписей, а выбор зависит от должности сотрудника и важности документов, которые он подписывает.

• Руководители организации или индивидуальные предприниматели используют усиленную квалифицированную подпись, которая обеспечивает юридическую силу всех документов и принимается контролирующими органами и судами.

• Сотрудники кадрового отдела также использует УКЭП и машиночитаемую доверенность (МЧД), если подписывают документы от лица работодателя. Кстати, про МЧД мы рассказывали ранее в этой статье.

• Остальные сотрудники компании могут подписывать документы простой ЭП, если это предусмотрено трудовым договором или локальным нормативным актом. Хотя из-за ее недостатков многие работодатели оформляют для сотрудников УНЭП, либо заверяют усиленной квалифицированной подписью документы, которые сотрудники подписывают ПЭП

Как сделать электронную подпись 

Итак, для электронной подписи документов нужно получить ЭП:

1. Зарегистрируйтесь на портале «Госуслуги» и подтвердите учетную запись.

2. Установите приложение «Госключ».

3. Войдите в приложение с логином и паролем от «Госуслуг».

4. Введите код авторизации из SMS.

5. Примите условия лицензионного соглашения и установите пароль.

Теперь вы можете получить два типа ЭП: неквалифицированную (УНЭП) и квалифицированную (УКЭП). В соответствии со статьями 22.1–22.3 ТК 99 % кадровых документов можно подписывать ЭП. Сюда входят трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе и многие другие документы — по сути все, кроме приказа об увольнении, акта о несчастном случае, журналов инструктажей по технике безопасности и бумажных трудовых книжек для тех, кто еще не перешел на электронные.

Система кадрового электронного документооборота LDM.КЭДО и система электронного документооборота LDM.Express делают работу с документами удобной за счет автоматизации процессов, структурированного хранения и удобства заполнения документов. Кроме того, в продуктах представлены все виды ЭП, включая УНЭП и УКЭП, система LDM.КЭДО интегрирована с «Госключом», так что вы сможете подписывать в ней документы усиленной подписью.

Хотите единую систему для управления всеми видами электронных документов?

Запишитесь на демонстрацию от LDM:

Запишитесь на демонстрацию от LDM

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Название компании^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8K1e2k