Как избавить HR от рутины

Все процессы компании, связанные с управлением человеческими ресурсами, сопровождаются большим потоком документов. За каждым сотрудником — вереница приказов, расчетов, отчетов. Уже давно на вооружении у кадровых, расчетных и HR служб имеются заточенные под них программные продукты. В идеале эти программы гладко встроены в общую информационную среду компании и помогают заниматься такой важной задачей, как управление персоналом. Как бы то ни было, рутины в этой работе остается много, процессов, которые можно оптимизировать тоже. И эта задача уже имеет решение — технологии RPA (Robotic process automation, программные роботы).

Практика подтверждает, что роботизация многих рутинных повторяющихся задач, которые выполняет человек за компьютером,

• высвобождает время сотрудника для более полезных и интеллектуальных дел,
• экономит деньги компании,
• ускоряет документооборот,
• повышает точность и надежность информации.

Приведем некоторые примеры использования технологии RPA в процессах управления персоналом. Функции, выполняемые, роботами настраиваемые и зависят от того, какие информационные системы обслуживают кадровые, расчетные и HR службы компании.

• Личный кабинет сотрудника. Легкая интеграция с информационными системами компании, облачная ЭЦП, защищенный доступ. Робот оперативно формирует по запросу в личном кабинете необходимую информацию — справки, отчеты, выписки. Сотрудники могут подавать с помощью этого сервиса различные заявления. Все документы подтверждаются ЭЦП, автоматически попадают в информационную систему компании и имеют юридическую силу. При электронном подписании, не требуется отправлять документы почтой или курьером, что позволяет экономить ресурсы компании и упрощать процессы получения сотрудниками необходимых документов и сведений.
• Подбор персонала. Робот подбирает целевых кандидатов по заданным параметрам. Матрица критериев для поиска нужных сотрудников может быть получена из информационной системы компании или в виде файла от HR-специалиста. Чат-бот оценивает кандидатов и проводит первичное интервью, отвечает на стандартные вопросы. Таким образом, HR-специалист получает хорошо отфильтрованный список претендентов на замещение вакансий. Процесс подбора линейного персонала значительно ускоряется и удешевляется.
• Прием на работу. Роботизация этого процесса может стать логичным продолжением предыдущего. Робот на основании электронной анкеты, сканов всех необходимых документов, отправленных на определенный адрес электронной почты, создает в информационной системе личную карточку, служебную записку, приказ о приеме на работу.
• Проверка данных при приеме на работу. Робот может быстро проверить достоверность предоставляемой кандидатом информации по различным базам данных и сайтам. Например, подлинность паспорта, диплома об образовании, реальное существование указанных предыдущих мест работы.
• Табельный учет. Робот заполняет табель, самостоятельно забирая информацию откуда потребуется — из таблиц, программ, электронной почты. Также на него можно возложить задачу проверки табеля и информирования нужных сотрудников об обнаруженных ошибках.
• Индивидуальный график работы. Программный робот забирает информацию из структурированных служебных записок и формируют индивидуальные графики работы.
• Наряд-заказы. Робот переносит информацию из нарядов в кадровую систему, сопоставляет плановые и фактические работы.
• Командировки. Чат-бот узнает у сотрудников детали командировки (цель, город, даты и т.д.). Робот согласно этой информации подбирает билеты, бронирует жилье, учитывая лимиты, различные варианты размещения, удаленность от цели назначения и т.д. Робот формирует в документообороте служебную записку на командировку, отправляет её на согласование, отслеживает согласованные заявки и создает на их основе необходимые документы в информационной системе компании: Служебное задание, Приказ на командировку, Расчет суточных расходов, Авансовый отчет.
• Сопоставление данных системы контроля и предоставления доступа (СКУД) и табеля. Если в компании установлена СКУД на проходных, то робот может искать расхождения между данными из этой системы и табеля. Таким образом оперативно ведется учет фактических трудозатрат.
• Отчетность. Робот может по расписанию или по требованию формировать и выгружать в любом формате всю необходимую отчетность.
• Электронные больничные. Робот считывает информацию с присланных на определенный адрес электронной почты больничных, загружает данные из ФСС в информационную систему компании, оповещает об этом кадровую службу. После расчета больничного, робот выгружает информацию в ФСС.
• KPI. Как правило, для расчёта премии по KPI используются дополнительные файлы/документы. Робот обрабатывает данные из различных источников и вносит их в информационную систему.
• Корпоративный чат-бот. На него можно возложить информирование сотрудников, ответы на распространенные вопросы, за которыми обычно обращаются в отделы управления персоналом.

Программные роботы очень хорошо приживаются в службах управления персоналом, быстро становятся незаменимыми помощниками, берут на себя самые скучные задачи отделов и делают их быстро и качественно. Вследствие этого рабочее время расходуется рациональнее, а сотрудники, освобожденные от монотонной неинтересной работы, эффективнее решают задачи компании.

Мы перечислили далеко не все возможные кейсы применения программных роботов в процессах управления персоналом. Если Вам интересна эта тема, приглашаем принять участие в бесплатном вебинаре «Роботы для HR». Обсудим, какую пользу роботы могут принести Вашей компании.