2020 год стал для многих компаний проверкой на прочность. Мы в Lexintel тоже приспосабливались к карантинным мерам и делали все, чтобы ни на день не оставить наших клиентов без поддержки.
Мы продолжали работать в режиме самоизоляции, несмотря на многие трудности, и в этой статье хотим поделиться нашим опытом. Уверены, что он будет полезен многим, ведь нам удалось не просто пережить карантин, но и воплотить в жизнь некоторые из тех задумок, которые не удавалось реализовать даже в «спокойное» время.
С какими сложностями мы столкнулись
Вспомним весну 2020, когда никто до конца не верил, что карантинные меры дойдут и до нас. Несмотря на то, что весь мир уже вводил режим самоизоляции, для многих стало неожиданностью, когда Москву все-таки тоже «закрыли».
Основные трудности, которые начались у нас после введения карантинных мер, это:
1. Изменение коммуникации в коллективе
Многие вопросы в нашем общительном коллективе оперативно решались личным присутствием в офисе. И, конечно же, переход на «удаленку» повлек за собой не только технические трудности (доступы к нужным сервисам, почте, CRM и т.д.), но и сложности в быстром решении рабочих вопросов.
Как решали:
- Усилили коммуникацию с коллективом, регулярно проводили онлайн собрания — общие и с отдельными сотрудниками, отделами;
- Поддерживали связь в мессенджерах, там же решали все оперативные вопросы;
- Перераспределяли рабочие задачи таким образом, чтобы никто из сотрудников не выпадал из процессов, не отдалялся от коллектива и продолжал чувствовать себя важным звеном команды;
- Обновили и усовершенствовали наши облачные сервисы. Карантин стал для нас катализатором, который позволил быстрее внедрить те задумки, которые долго висели неосуществленными. Например, платформа онлайн-обучения для нашего образовательного центра, а также личный кабинет для ИП.
2. Проблемы с оплатами от клиентов
Бизнес многих наших клиентов претерпевал трудности во время карантина, а значит и с оплатами от них случались задержки.
Как решали:
- Помогла, в первую очередь, наша финансовая политика — мы не зависим напрямую от оборотных средств. Поэтому задержки в оплатах не сказывались на работе нашей компании;
- Так как мы нацелены на долгосрочное сотрудничество с нашими клиентами, мы старались индивидуально рассматривать ситуацию каждого и по мере наших возможностей шли навстречу, предлагая лояльные условия и дисконты. Именно поэтому 95% наших заказчиков легко пережили карантин, регулярно получая наши услуги.
Многим нашим компаниям-заказчикам было гораздо проще пережить карантин благодаря современным кадровым решениям, которые мы помогли им внедрить. Например, аутстаффинг — это оптимальный способ сэкономить, легально уменьшить отчисления в бюджет и сфокусироваться на главных задачах бизнеса в это непростое время. Подробнее здесь.
3. Трудности в работе с госорганами
Из-за постоянно обновляющихся указов и постановлений властей, у наших клиентов регулярно возникала путаница: как быть с иностранными сотрудниками, застрявшими в РФ, как правильно выдавать пропуска, какие компании могут работать в режиме самоизоляции, а какие — нет, и т.д.
Как решали:
- Постоянно мониторили ситуацию, были на связи с коллегами и представителями госорганов;
- Не торопились с выводами касательно новых постановлений, ждали разъяснений и не консультировали клиентов до тех пор, пока сами профессионально не проанализировали ситуацию.
Многие компании и частные лица опирались на информацию из Интернета, что в результате привело их к невольным нарушениям законодательства. Мы же не подставляли под риск наших клиентов и читателей. Об одной из таких рискованных ситуаций можно почитать здесь, на сайте нашего миграционного отдела.
Работа из дома — повышение эффективности или отсутствие контроля?
Извечный вопрос предпринимателя: что эффективнее в работе с подчиненными — строгий контроль или свобода действий? Может ли удаленная работа практически всего коллектива давать такие же результаты, как жесткий офисный график с постоянным контролем руководства?
Режим самоизоляции доказал нам, что опытные сотрудники в большинстве своем готовы работать из дома и прекрасно справляются со своими задачами в таком формате.
Эффективность некоторых сотрудников увеличилась, а также мы заметили, что удаленная работа позволила сотрудникам сфокусироваться на конечном результате и сократить количество «пустых» вопросов. Рабочий процесс стал более концентрированным и продуктивным, на первый план вышел результат работы, а не процесс.
Однако удаленка сказалась положительно не на всех: ослабились психологические связи между сотрудниками, кто-то «отвалился» от коллектива, у кого-то ярко проявились такие проблемы как отсутствие самодисциплины, неумение самостоятельно принимать решения. Самоизоляция подсветила эти «тонкие места» и дала нам толчок к усилению штата.
Наши выводы и советы работодателям
Любая трудная ситуация — это новый опыт и возможность стать лучше. Главное сделать верные выводы. Вот, какие сделали мы:
- Нельзя пускать ситуацию на самотек. Пожалуй, 90% проблем мы избежали благодаря тому, что постоянно анализировали то, что происходит в мире, на рынке, в кадровом делопроизводстве, в правовом поле и т.д.;
- В продолжение первого пункта — даже небольшому бизнесу необходима надежная CRM система для постоянного анализа состояния рынка, клиентов, сотрудников, заказов. При этом доступ к ней должен быть простым в удаленном формате;
- Необходимо усилить коммуникацию внутри коллектива и в связке руководство-сотрудники. Люди компании — это её главная сила, а потому необходимо позаботиться о том, чтобы каждый сотрудник продолжал чувствовать свою ценность, даже будучи на «удаленке»;
- Оставаться отзывчивыми к клиентам и партнерам. Как показала практика, в проигрыше остались те, кто не шел навстречу, а пытался нажиться на трудностях других. Мы сделали вывод, что лучший способ поддержать клиентов — усилить индивидуальный подход к каждому без разделения на группы;
- Развивать компьютерные технологии (облачные сервисы, онлайн базы и платформы), переносить рабочие процессы в онлайн и переставать зависеть от непосредственной коммуникации там, где возможно обойтись бесконтактными мерами.
С какими трудностями столкнулся ваш бизнес в режиме самоизоляции? Как решали? Поделитесь в комментариях своим опытом и выводами, которые вы сделали.
Для более мягкого выхода из режима карантина Lexintel может предложить современные решения: миграционный и кадровый аудит, аутстаффинг, предоставление персонала, помощь в организации охраны труда, обучение сотрудников по ученическим договорам. Звоните
Современные решения для бизнеса
Специалисты Lexintel будут рады проконсультировать вас
Запись на бесплатную консультацию: +7 (495) 252-10-09
Или оставьте свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:
Начать дискуссию