Поэтому расширение услуг в русле и близлежащих окрестностях бухгалтерского учета — естественный способ развития бухфирмы. Например, можно взять на себя операционный учет клиента: выписку первички, подготовку платежек, внутренние отчеты, графики платежей…
Вот только если налоговая и бухгалтерская отчетность регламентируется «сверху» в виде реальности НК, ФСБУ и иже с ними, то внутренняя кухня у каждого клиента своя, требующая индивидуальной настройки. Это сложный путь, притом, вступая на который, не знаешь, к чему он приведет: за туманом не видно гор, на которые придется карабкаться, и, возможно всей фирмой.
Можно столкнуться с неспецифичным ПО, с которым привык работать клиент, с привычками, которые заведены так давно, что кажутся единственно возможной реальностью, с отсутствием информации и с тем, что знания о том, кто и что делает, передаются как изустные предания, не оскверненные бумагой и компьютерами.
Так что при «взятии» такого клиента приходится решать множество задач: организационных, технических и юридических. После такой «подводки» расскажем об одном из инструментов ведения операционного учета — регламенте взаимодействия с клиентом.
Разработка регламента связана с начальным выявлением и описанием бизнес процессов — (это этап своеобразной инвентаризации) и, затем, распределением участков работы между клиентом и бухфирмой, то есть, распределением зон ответственности. Регламент описывает технологию взаимодействия с клиентом, решая юридические задачи безопасности как клиента, так и бухфирмы.
Приведем один из вариантов формирования регламента.
Регламент может быть оформлен как дополнительное соглашение к договору оказания бухгалтерских услуг, при этом в самом договоре можно указать, что регламент документооборота, в том числе электронного, устанавливается на основании дополнительных соглашений.
1. Регламент в случае ведения операционного учета предусматривает, что бухгалтерские услуги оказываются с обработкой первичных учетных документов, включающих в себя:
обработку и внесение полученной первичной документации в компьютерную программу (программное обеспечение) Заказчика на основе, например, удаленного доступа;
формирование на основе первичной документации соответствующей корреспонденции по счетам синтетического и аналитического учета;
формирование регистров учета с целью обобщения поступающей информации по первичным учетным документам;
подготовку первичных учетных документов.
2. Укажите способ передачи документов, при этом опишите положения, касающиеся порядка передачи документов как в бумажном, так и электронном виде. Например, для «бумажной» передачи документов, можно указать:
Исполнитель оказывает услуги на основании документов, передаваемых Заказчиком. Заказчик собственными силами и за свой счет обеспечивает доставку документов по месту нахождения Исполнителя.
В целях оказания услуг место нахождения Исполнителя определяется (укажите место нахождение офиса);
Режим работы (пропишите время, когда принимаете документы), так как документы (копии документов) должны приниматься в течение времени, определенного режимом работы Исполнителя.
Принимающая сторона вправе принимать только те документы, которые можно однозначно идентифицировать.
При направлении Заказчиком в адрес Исполнителя копий документов на бумажных носителях, подразумевается, что Заказчик располагает оригиналами документов и обеспечивает сохранность документов в течение сроков, установленных законодательством.
В течение срока действия Договора, Исполнитель несет ответственность за сохранность документов, переданных Исполнителю Заказчиком в установленном Договором и Соглашением порядке.
Пропишите, куда потом денете эти документы, если только у вас нет под офисом бездонных катакомб, например: «Заказчик обязуется принять переданные ранее оригиналы и (или) копии документов на бумажном носителе в течение 10 (десяти) рабочих дней после уведомления Заказчика Исполнителем, о готовности осуществить такую передачу документов».
3. Для дистанционной передачи документов, пропишите порядок их передачи, можно использовать вот такое положения:
Документы и информация могут быть переданы по электронной почте, через личный кабинет на сайте multibuhgalter.ru и мобильное приложение «Мультибухгалтер», позволяющие однозначно определять как отправителя, так и получателя.
Пропишите формат передачи документов, например, PDF, Word, Excel, XML, чтобы их могли прочитать без дополнительных материальных затрат со стороны Исполнителя, т.е. вас. Укажите, что в случае невозможности прочтения электронного документа об этом незамедлительно сообщается стороне, передавшей документ, с целью замены копии документа и (или) смены формата, в котором был передан документ.
По поводу наличия оригиналов, можно указать следующее: «При направлении Заказчиком в адрес Исполнителя документов в электронном виде, подразумевается, что Заказчик располагает оригиналами документов и обеспечивает сохранность документов в течение сроков, установленных законодательством»;
Еще про подлинники: «При направлении копий документов в адрес Исполнителя, оригиналы таких документов хранятся у Заказчика. Заказчик несет ответственность за сохранность оригиналов документов». «В случаях, если в процессе оказания бухгалтерских услуг возникает необходимость передачи Заказчиком Исполнителю оригиналов документов, то такая передача осуществляется на основании описи передаваемых документов».
Для того чтобы определить цель передачи вам документов, уточните, что, направляя Исполнителю первичные учетные документы в электронном виде, Заказчик дает распоряжение по отражению их в учете, основываясь на их электронном представлении, и еще можно дополнить вот этим: «К письменным распоряжениям Заказчика приравниваются любые распоряжения переданные Исполнителю по электронной почте, через личный кабинет на сайте multibuhgalter.ru и мобильное приложение «Мультибухгалтер», позволяющие однозначно определять как отправителя, так и получателя».
Укажите используемые адреса электронной почты.
4. Пропишите какие документы вы будете подготавливать, например:
Исполнитель по распоряжению Заказчика подготавливает первичные учетные документы.
К первичным учетным документам относятся: акты выполненных работ и оказанных услуг, товарные накладные, универсальные передаточные документы, счета, счета-фактуры и другие подобные документы, непосредственно связанные с ежедневной хозяйственной деятельностью Заказчика, применяемые в деловом обороте на территории РФ.
5. Если операционный учет связан только с подготовкой первичных документов и не требует развернутого описания взаимодействия, то его можно описать в виде таблицы участков работы, связанной с подготовкой документов, исходя из специфики деятельности Заказчика, например, по вот такой форме:
Участок работы (оказания услуг) | Периодичность исполнения (оказания услуг) |
Подготовка платежных поручений по заданию руководителя, выгрузка в интернет-банк поручений (без права подписи) | Ежедневно*** |
Проверка и получение документов в системе электронного документооборота СБИС | Ежедневно, отправка руководителю, согласование счетов на оплату |
6. Рекомендуем закрепить положения по участию в платежах, например, по такому принципу:
«Исполнитель не управляет расчетными счетами Заказчика и не имеет доступа к наличным и безналичным денежным средствам.
Заказчик самостоятельно производит все операции с наличными и безналичными денежными средствами, самостоятельно осуществляет авторизацию платежей по расчетным счетам, подписывает документы с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП) в системе «Интернет-банк» («Банк-Клиент»).
По согласованию между Заказчиком и Исполнителем, Заказчик предоставляет доступ к расчетным счетам в системе «Интернет-банк» («Банк-Клиент») без права подписи документов, для получения информации, а также доступ к загрузке подготовленных Исполнителем платежных документов для последующей авторизации и подписи их Заказчиком».
7. На этапе регламентации участия в платежах Заказчика можно (если, конечно, нужно!) расписать порядок взаимодействия. Приведем образец таблицы, который можно использовать для процессного описания (с фрагментом примера про платежи):
Указание на хозяйственную операцию, действие, документ, отчет и т.д. | Стороны, производящие действия | |
Заказчик | Исполнитель | |
Подготовка платежных поручений | Исполнитель подготавливает платежные поручения и загружает их в интернет банк Заказчика: 1) не позднее 13.00 дня, указанного в графике периодических платежей, 2) ***** | |
8. По этой форме уже детально можете описать и все другие участки работы, и взаимодействия со своим клиентом.
9. Пропишите какое ПО вы используете и каков порядок доступа к нему сторон. Например: «Заказчик и Исполнитель согласовали, что оказание бухгалтерских услуг осуществляется следующим способом: на основании удаленного доступа Исполнителя к программному обеспечению Заказчика, включающего в себя программу****».
А дальше нет предела совершенству, и, надеемся, если вы уже оказываете услуги по операционному учету своим клиентам или только присматриваетесь к нему, то наш взгляд на это обоюдное дело будет вам полезен. И не забывайте, что в Мультибухгалтере вы можете:
заполнять готовые шаблоны документов, в том числе и регламенты, для новых клиентов автоматически;
хранить необходимые документы в общем для вас с клиентом пространстве;
обмениваться с клиентами документами через мобильное приложение или личный кабинет в браузере.
Мультибухгалтер — интуитивно понятный сервис для управления бухгалтерской фирмой.
Сервис для бухгалтерских фирм
помогает развиваться и вести любое количество клиентов
Реклама: ООО «МУЛЬТИБУХГАЛТЕР», ИНН: 6234172398, erid: LjN8KAMKd
Комментарии
1Исчерпывающая и полезная информация. Спасибо!