Бизнес давно оценил преимущества работы с самозанятыми. Но есть проблема — получение закрывающих документов от удаленных исполнителей. Наладить электронный документооборот (ЭДО) с другими компаниями и ИП проще, ведь им тоже важно, чтобы документы были в порядке и поступали своевременно. С физлицами сложнее: ведь для них главное — оплата, а в документах они не заинтересованы.
Разберем, можно ли работать с самозанятыми через ЭДО и как это сделать.
Справка и чек — уже ЭДО
Часто перед началом сотрудничества заказчик запрашивает у физического лица, налогоплательщика на профессиональный доход (самозанятого) справку о постановке на учет — это нужно, чтобы убедиться, что он самозанятый.
Справку самозанятый формирует в приложении «Мой налог». Она уже будет подписана электронной подписью ФНС, то есть это полноценный юридически значимый документ. Самозанятому достаточно передать его заказчику удобным способом. Например: отправить по электронной почте или в мессенджер.
После получения оплаты самозанятый формирует электронный чек в приложении «Мой налог». А затем также может отправить ссылку на чек или его изображение заказчику. Чек — это полноценный документ, который соответствует всем требованиям закона. Дополнительно подтверждать его легитимность необходимости нет.
Подробно о реквизитах чека и ошибках в нем мы рассказывали в этой статье.
По сути самозанятому больше ничего и не нужно оформлять. То есть приложение налоговой службы полностью закрывает потребность самозанятого в электронном документообороте.
Однако заказчику для подтверждения расходов на оплату услуг самозанятого, помимо чека нужно обзавестись и другими документами — договором и в некоторых случаях актом выполненных работ (или) услуг (или) приема-передачи товара. Иначе есть риск того, что налоговая может посчитать эти расходы неподтвержденными или сделку притворной (совершенной только для того, чтобы уменьшить налоговую нагрузку). Налоговики могут попытаться также признать отношения с самозанятым трудовыми.
Поэтому — чем больше есть доказательств реального характера сделки, тем меньше подобные риски.
Несмотря на разъяснения налоговой службы в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@, о том, что если сумма сделки не превышает 10 тысяч рублей, и не требуется нотариального заверения, то договор можно заключить в устной форме. Мы рекомендуем все же каждый заказ с самозанятым оформлять через договор (подряда, оказания услуг и т. п.).
Как правило, договор оформляется как обычный договор ГПХ, но с учетом особенностей осуществления деятельности на спецрежиме.
Обмен документами с самозанятыми
И вот возникает загвоздка. Заказчику нужен договор и акты, а самозанятому — не особенно. А потому, чтобы быстро и вовремя получить документы, заказчику придется предложить самозанятому удобный и быстрый способ обмена.
Можно запросить отправку обычным заказным письмом. Но даже если забыть о том, что такой метод не очень надежен (к сожалению, почта порой теряет даже ценные отправления, не то что заказные), то есть и другие факторы — время и желание исполнителя. Ждать документы почтой даже в пределах города надо 1-3 дня, а уж из другого региона — намного дольше. К тому же самозанятый может просто не захотеть тратить время и свои деньги на отправку письма.
Еще один немаловажный момент — если предварительно вы не обсудили, как должен выглядеть акт, то рискуете получить просто распечатку с названием работ и датой, хорошо, если он будет подписан. Там может не быть отсылки к договору, данных самозанятого и тогда этот «документ» свое предназначение (подтверждение сделки и расхода) не выполнит.
Получите бесплатно шаблон договора и акта, которыми вы можете воспользоваться для безопасной работы с самозанятыми.
Электронный документооборот в этом смысле, гораздо удобнее, быстрее и разумнее.
Электронный документооборот
При электронном документообороте документы чаще всего передаются через специальную программу или сервис ЭДО. Компания покупает доступ, а самозанятый просто регистрируется в сервисе самостоятельно или по приглашению заказчика. Далее обмен документами идет внутри сервиса.
Можно направлять электронные документы и вне сервисов (по электронной почте или через мессенджер), но в любом случае для их подписания самозанятому потребуется электронная подпись (о ней мы расскажем ниже).
Плюсы в том, что ЭДО позволят быстро обмениваться документами, которые имеют юридическую значимость, т. е. равноценными бумажным документам, подписанным собственноручно.
А минус в том, вам придется уговаривать каждого самозанятого подключаться к определенному сервису, да еще и проходить верификацию предоставленных данных (а в некоторых случаях и процедуру идентификации личности) для получения подписи. Обычно, для физических лиц — это стресс, они не доверяют сторонним сервисам и не готовы делать фото и отправлять сканы паспорта третьим лицам.
Также не все типы электронных подписей бесплатны. Чтобы обмениваться документами вне сервисов, подпись придется покупать. Компания вряд ли сможет уговорить исполнителя потратить деньги на получение электронной подписи и программного обеспечения, которое нужно, чтобы она работала. Тем более, что период работы с заказчиком может быть краткосрочным, а для большинства людей в обычной жизни электронная подпись просто не нужна.
Мои самозанятые организуют ЭДО без затрат, лишних проблем и полностью автоматизировать работу с самозанятыми. Все функции в одном сервисе: от поиска исполнителей, до расчетов и закрывающих документов.
Электронная подпись для самозанятого
Электронная подпись может быть:
- простой;
- неквалифицированной;
- квалифицированной.
Простая электронная подпись — это, по-большому счету, логин и пароль. простые подписи используют только внутри защищенных сервисов.
Например: простую подпись пользователь получает при регистрации в сервисе каршеринга. Оператор присваивает клиенту логин и пароль и проверяет личность.
Неквалифицированная электронная подпись позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, а также обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания. Для ее формирования потребуются уже специальные средства шифрования.
Некоторые сервисы ЭДО оформляют самозанятым и их заказчикам именно такой тип подписи. В этом случае фотографии самозанятого уже недостаточно. Чтобы получить такую подпись удаленно, самозанятому придется записать видеоролик с паспортом.
Квалифицированная электронная подпись отличается тем, что ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате, она имеет гораздо более высокую степень защиты такие подписи выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами (а юрлица и ИП получают их сейчас в ФНС).
Эти подписи платные. Кроме того, для их применения нужно устанавливать специальную программу — криптоплагин, к которой тоже нужно покупать доступ.
Документы, подписанные квалифицированной подписью, можно отправлять и вне сторонних сервисов. Но для этого самозанятому снова потребуется специальное ПО, которое позволяет подписать документ прямо внутри текстового редактора. А заказчику — такое же ПО, чтобы проверить действительность квалифицированной подписи в документе, который пришел по почте или в мессенджер.
Да, бывают «продвинутые» исполнители. Например, некоторые самозанятые уже участвуют в госзакупках, где без квалифицированной подписи не обойтись. Но таких единицы.
Так как же найти компромисс?
Платформы для самозанятых
Все просто. Работайте через специализированную платформу. Так, платформа Мои самозанятые помогает не только находить исполнителей, но и заключать с ними договоры, обмениваться документами, и даже получать электронные чеки.
Преимущество в том, что для самозанятого сотрудничество с такими площадками — бесплатное, а организация или ИП платят только небольшую комиссию при оплате услуг самозанятых.
Ни одной стороне не требуется оплачивать и устанавливать программы для ЭДО, заниматься их настройкой, готовить документы, сверяясь с законодательством, продумывать — какие именно положения включать в договор и акт. Все это уже продумано платформой.
Самозанятому не придется проходить сложную идентификацию. Ему достаточно открыть для платформы доступ из приложения «Мой налог».
Для заказчика это возможность обмениваться (оперативно и надежно) с исполнителем документами, а кроме того, получать сведения о статусе самозанятого, в т. ч. о его утрате. Для исполнителя — это работа без забот об отправке документов и лишних затрат. Никакой почты, не надо думать о передаче чека. Взаимная выгода.
Для заказчика есть ряд и других преимуществ:
- комиссии ниже чем при перечислении вознаграждения физлицу в банке;
- можно работать сразу с большим количеством самозанятых в одном сервисе;
- сохраняется история сотрудничества, которую можно использовать при защите расходов перед налоговиками;
- документы, формируемые сервисом, основаны на действующем законодательстве и защищают интересы заказчика и исполнителя.
«Мои самозанятые» — сервис для работы с внештатниками
Автоматизируем платежи и документооборот, облегчаем работу руководителя и бухгалтера.
Для новых клиентов сервиса: полный доступ к функционалу и 0% комиссии за выплаты 10 внештатным исполнителям
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и подключим месяц бесплатного доступа
Начать дискуссию