Самозанятые

Инструкция: как правильно наладить работу с сотнями самозанятых в аутсорс компаниях за 5 шагов

Аутсорсинговые компании ищут способы, как расширить круг исполнителей и сохранить баланс рентабельности (трудозатрат бухгалтера и кадровика). Зачастую таким решением становятся самозанятые. Их можно привлекать даже для разовых заявок.
Инструкция: как правильно наладить работу с сотнями самозанятых в аутсорс компаниях за 5 шагов
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Собрали «дорожную карту», как аутсорсерам выстроить сотрудничество с самозанятыми, чтобы избежать претензий от налоговой. Особенно с выходом 1 марта 2024 нового ФЗ  от 12.12.2023 № 565-ФЗ и Проекта приказа Минтруда, по которому особое внимание будет уделяться компаниям, работающим с более чем 10 самозанятыми. 

Преимущества сотрудничества с самозанятыми остаются в силе

Несмотря на «закручивание гаек» со стороны государства, бизнесу по-прежнему выгодно сотрудничать с самозанятыми. У аутсорс-компаний отпадает необходимость в организации рабочего места, ведения кадрового делопроизводства, уплате НДФЛ и социальных взносов. Все процессы находятся в зоне ответственности самозанятого.

Почему еще выгодно работать с самозанятыми по мнению аутсорс-компаний:

  • Не нужно организовывать условия труда;

  • Не нужно заводить табель учета рабочего времени, рассчитывать зарплату, начислять отпуска и больничные; 

  • Плательщик НПД обходится минимум на 30% дешевле, чем договор с физическим лицом без статуса НПД;

  • Самозанятые более оперативно подхватывают заказы и готовы приступить к работе в течение нескольких часов после подписания договора.

Кстати, в сервисе «Мои самозанятые» договор с внештатником можно оформить и подписать за 15 минут. 

Итак, чтобы начать работать с самозанятыми эффективно, рекомендуем придерживаться следующих шагов.

Шаг 1: Проверить, является ли исполнитель самозанятым

Рекомендуется проводить эту проверку как при начале сотрудничества, так и перед каждым платежом внештатному работнику. Информацию о статусе самозанятого можно получить по ИНН на сайте сервиса «Мои самозанятые» или на официальном сайте ФНС. При подписании договора попросите самозанятого предоставить справку о своей регистрации в электронном или бумажном виде.

Этот шаг можно автоматизировать в сервисе «Мои самозанятые», где регистрация и статус мониторится в фоновом режиме перед заключением договора и каждой выплатой.

Шаг 2: Составить договор ГПХ с  самозанятым и проверить, что он не содержит отсылок к трудовому

Сотрудничество юрлиц-заказчиков и самозанятых всегда регулируется гражданско-правовым договором. В письме ФНС № ЕА-4-15/4674 от 15 апреля 2022 г. «О направлении информации по проведению налогового контроля по НПД» ведомство перечислило признаки трудовых отношений с самозанятыми.

Чтобы узнать, не происходит ли подмена трудовых отношений, ФНС создала специальную систему оценки.

Они смотрят, как часто и откуда поступают деньги, и анализируют связи между самозанятыми, их заказчиками и предыдущими работодателями. Если обнаруживаются совпадения в нескольких признаках, компанию помещают в группу с повышенным риском.

Какие показатели отслеживает налоговая:

  1. Продолжительность работы а аутсорс-компании — три и более месяцев подряд.

  2. Выплаты от аутсорсера — единственный источник дохода самозанятого.

  3. Признаки зарплаты — на основании чеков от самозанятого.

  4. Массовая постановка исполнителей на учет — отслеживаются признаки перевода работников на НПД.

  5. Массовые регистрации дохода. 

  6. Наличие групповых переходов — работников из подконтрольной организации в другую «свою же» в качестве самозанятых.

  7. Периодичность выплат — здесь доказать правомерные выплаты самозанятым поможет Акт.

  8. Прямые нарушения — например, запрета сотрудничество самозанятых и бывших (менее двух лет) работодателей.

Проверьте, что в вашем договоре нет признаков трудовых отношений. Сомневаетесь? Доверьте проверку экспертам нашего сервиса.

Важно: при поиске и начале работы с самозанятым убедитесь, что задачи, которые ему поручите, не входят в перечень трудовых функций вашего сотрудника.

Вот основные отличия трудового договора от ГПХ:

Договор ГПХ с самозанятым

Трудовой договор

  • Заключается для разовой, проектной работы или по отдельным заданиям.

  • Ответственный за исполнение заказа сам исполнитель.

  • Итог: в договоре стоят даты начала и окончания работ, а результат фиксируется актом и чеком.

  • Оплата: за конечный результат, а не время и трудодни.

  • Самозанятый может оказывать услуги сразу нескольким заказчикам по своему выбору.

  • Расходы: работник самостоятельно несет расходы, они включены в вознаграждение.

  • Заключается для постоянной работы на длительный срок.

  • Итог: выполнение трудовой функции.

  • Ответственный: работодатель обеспечивает внутренний распорядок и надлежащие условия труда.

  • Зарплата: регулярная в оговоренные даты.

  • Сотрудник имеет право на ежегодный отпуск.

  • Расходы в связи с выполнением работ несет работодатель.

Сервис для работы с массовым внештатным персоналом

Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО

Шаг 3: Организовать документооборот и получение закрывающих документов: акта выполненных работ\ оказанных услуг

У самозанятого есть только один обязательный закрывающий документ — это чек. Чека достаточно, чтобы показать налоговой службе, сколько компания заплатила самозанятому и подтвердить эти расходы. Акт выполненных работ с этой точки зрения не обязателен.  Однако рекомендуем прописать в договоре все детали и условия такого Акта.  

Документ подтверждает согласие сторон с качеством выполненной работы. И пригодится,  чтобы доказать правомерность регулярных выплат самозанятому исполнителю, если у ФНС возникнут какие-то вопросы.

В Акте нужно указать:

  • Что именно было сделано или какие услуги были предоставлены.

  • Сколько всего было сделано.

  • Сколько денег заплатили за выполненную работу.

  • Любые дополнительные примечания по согласованию сторон.

Заполненный перед выплатой Акт подписывается в двух экземплярах и хранится у каждой из сторон.

Шаг 4: Провести выплату и получить чек

Перед тем как заплатить исполнителю, убедитесь, что его статус самозанятого остался неизменным. Иногда, особенно на долгосрочных проектах или при работе сразу в нескольких агентствах, самозанятый может превысить годовой лимит дохода в 2,4 миллиона рублей и потерять свой статус.

После того как вы выплатили деньги, самозанятый должен предоставить вам чек, который может быть как в бумажной, так и в электронной форме. Если вы оплачиваете безналично, чек должен быть выдан до 9 числа месяца, следующего за тем, в котором была произведена оплата.

Этот чек — единственный документ, подтверждающий ваши расходы и требуемый налоговой службой (письмо от ФНС от 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@).

Важно: самозанятый должен предоставить вам чек каждый раз, когда вы производите выплату. Если работник сделал несколько заказов и получил от компании 3 выплаты, то и чеков должно быть 3, а не только один общий чек за весь месяц. 

Кстати, через сервис «Мои самозанятые» чек формируется автоматически при оплате.

ШАГ 5: Автоматизировать рутинные задачи, чтобы снизить трудозатраты бухгалтера и кадровика

Регистрируйтесь в сервисе «Мои самозанятые» для удобной оплаты каждого заказа и проведения массовых выплат. Выплачивайте средства на карты или счета любых российских банков в любое время, даже в выходные.

Перед каждой выплатой мы проверим статус и лимит самозанятого
и сформируем чеки. Удержим налоги в бюджет за самозанятых.

Как сервис упрощает процессы работы с самозанятыми

Документооборот

Без сервиса: с каждым работником придется вручную заключать отдельный договор. 

«Мои самозанятые» позволяют подписывать договора массово по шаблону, автоматически подставляя нужные данные исполнителей. 

Проверка статуса самозанятого

Без сервиса: нужно мониторить статус самозанятого перед каждой выплатой и перед сдачей отчетности в налоговую.

В сервисе «Мои самозанятые» проверка статуса происходит автоматически. В случае утраты исполнителем права на НПД система тут же предупредит компанию.

Контроль чеков

Без сервиса: компания должна собирать и контролировать чеки: вовремя ли их прислал самозанятый, не аннулировал ли после. Если самозанятый допустил в чеке ошибку — это тоже проблема заказчика.

В «Моих самозанятых» компания получает чек моментально при выплате самозанятому. Все чеки сформированы автоматически, что исключает риск опечатки со стороны самозанятого в ИНН или других реквизитах.

Уплата налога НПД

Без сервиса: заказчик вручную контролирует, уплатил ли внештатник налог на профессиональный доход. Хотя компания и не обязана это делать, многие предпочитают не рисковать попасть под «прицел» ФНС из-за того, что контрагенты не платят НПД.

Сервису «Мои самозанятые» самозанятые могут делегировать уплату НПД и тогда налог будет удержан и уплачен автоматически с каждой выплаты компании, подключенной к нашему сервису.

Хотите сократить время на управление самозанятыми в аутсорсинге и избежать налоговых рисков? Оставьте заявку, и эксперт «Моих самозанятых» расскажет, как это сделать. А также проведет демонстрацию сервиса на примере ваших задач.

Сервис для работы с массовым внештатным персоналом

Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО

Реклама: ООО «Цифровые банковские платформы», ИНН 7706456380, erid: LjN8JvHEE

Начать дискуссию