Собрали «дорожную карту», как аутсорсерам выстроить сотрудничество с самозанятыми, чтобы избежать претензий от налоговой. Особенно с выходом 1 марта 2024 нового ФЗ от 12.12.2023 № 565-ФЗ и Проекта приказа Минтруда, по которому особое внимание будет уделяться компаниям, работающим с более чем 10 самозанятыми.
Преимущества сотрудничества с самозанятыми остаются в силе
Несмотря на «закручивание гаек» со стороны государства, бизнесу по-прежнему выгодно сотрудничать с самозанятыми. У аутсорс-компаний отпадает необходимость в организации рабочего места, ведения кадрового делопроизводства, уплате НДФЛ и социальных взносов. Все процессы находятся в зоне ответственности самозанятого.
Почему еще выгодно работать с самозанятыми по мнению аутсорс-компаний:
Не нужно организовывать условия труда;
Не нужно заводить табель учета рабочего времени, рассчитывать зарплату, начислять отпуска и больничные;
Плательщик НПД обходится минимум на 30% дешевле, чем договор с физическим лицом без статуса НПД;
Самозанятые более оперативно подхватывают заказы и готовы приступить к работе в течение нескольких часов после подписания договора.
Кстати, в сервисе «Мои самозанятые» договор с внештатником можно оформить и подписать за 15 минут.
Итак, чтобы начать работать с самозанятыми эффективно, рекомендуем придерживаться следующих шагов.
Шаг 1: Проверить, является ли исполнитель самозанятым
Рекомендуется проводить эту проверку как при начале сотрудничества, так и перед каждым платежом внештатному работнику. Информацию о статусе самозанятого можно получить по ИНН на сайте сервиса «Мои самозанятые» или на официальном сайте ФНС. При подписании договора попросите самозанятого предоставить справку о своей регистрации в электронном или бумажном виде.
Этот шаг можно автоматизировать в сервисе «Мои самозанятые», где регистрация и статус мониторится в фоновом режиме перед заключением договора и каждой выплатой.
Шаг 2: Составить договор ГПХ с самозанятым и проверить, что он не содержит отсылок к трудовому
Сотрудничество юрлиц-заказчиков и самозанятых всегда регулируется гражданско-правовым договором. В письме ФНС № ЕА-4-15/4674 от 15 апреля 2022 г. «О направлении информации по проведению налогового контроля по НПД» ведомство перечислило признаки трудовых отношений с самозанятыми.
Чтобы узнать, не происходит ли подмена трудовых отношений, ФНС создала специальную систему оценки.
Они смотрят, как часто и откуда поступают деньги, и анализируют связи между самозанятыми, их заказчиками и предыдущими работодателями. Если обнаруживаются совпадения в нескольких признаках, компанию помещают в группу с повышенным риском.
Какие показатели отслеживает налоговая:
Продолжительность работы а аутсорс-компании — три и более месяцев подряд.
Выплаты от аутсорсера — единственный источник дохода самозанятого.
Признаки зарплаты — на основании чеков от самозанятого.
Массовая постановка исполнителей на учет — отслеживаются признаки перевода работников на НПД.
Массовые регистрации дохода.
Наличие групповых переходов — работников из подконтрольной организации в другую «свою же» в качестве самозанятых.
Периодичность выплат — здесь доказать правомерные выплаты самозанятым поможет Акт.
Прямые нарушения — например, запрета сотрудничество самозанятых и бывших (менее двух лет) работодателей.
Проверьте, что в вашем договоре нет признаков трудовых отношений. Сомневаетесь? Доверьте проверку экспертам нашего сервиса.
Важно: при поиске и начале работы с самозанятым убедитесь, что задачи, которые ему поручите, не входят в перечень трудовых функций вашего сотрудника.
Вот основные отличия трудового договора от ГПХ:
Договор ГПХ с самозанятым | Трудовой договор |
|
|
Сервис для работы с массовым внештатным персоналом
Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО
Шаг 3: Организовать документооборот и получение закрывающих документов: акта выполненных работ\ оказанных услуг
У самозанятого есть только один обязательный закрывающий документ — это чек. Чека достаточно, чтобы показать налоговой службе, сколько компания заплатила самозанятому и подтвердить эти расходы. Акт выполненных работ с этой точки зрения не обязателен. Однако рекомендуем прописать в договоре все детали и условия такого Акта.
Документ подтверждает согласие сторон с качеством выполненной работы. И пригодится, чтобы доказать правомерность регулярных выплат самозанятому исполнителю, если у ФНС возникнут какие-то вопросы.
В Акте нужно указать:
Что именно было сделано или какие услуги были предоставлены.
Сколько всего было сделано.
Сколько денег заплатили за выполненную работу.
Любые дополнительные примечания по согласованию сторон.
Заполненный перед выплатой Акт подписывается в двух экземплярах и хранится у каждой из сторон.
Шаг 4: Провести выплату и получить чек
Перед тем как заплатить исполнителю, убедитесь, что его статус самозанятого остался неизменным. Иногда, особенно на долгосрочных проектах или при работе сразу в нескольких агентствах, самозанятый может превысить годовой лимит дохода в 2,4 миллиона рублей и потерять свой статус.
После того как вы выплатили деньги, самозанятый должен предоставить вам чек, который может быть как в бумажной, так и в электронной форме. Если вы оплачиваете безналично, чек должен быть выдан до 9 числа месяца, следующего за тем, в котором была произведена оплата.
Этот чек — единственный документ, подтверждающий ваши расходы и требуемый налоговой службой (письмо от ФНС от 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@).
Важно: самозанятый должен предоставить вам чек каждый раз, когда вы производите выплату. Если работник сделал несколько заказов и получил от компании 3 выплаты, то и чеков должно быть 3, а не только один общий чек за весь месяц.
Кстати, через сервис «Мои самозанятые» чек формируется автоматически при оплате.
ШАГ 5: Автоматизировать рутинные задачи, чтобы снизить трудозатраты бухгалтера и кадровика
Регистрируйтесь в сервисе «Мои самозанятые» для удобной оплаты каждого заказа и проведения массовых выплат. Выплачивайте средства на карты или счета любых российских банков в любое время, даже в выходные.
Перед каждой выплатой мы проверим статус и лимит самозанятого
и сформируем чеки. Удержим налоги в бюджет за самозанятых.
Как сервис упрощает процессы работы с самозанятыми
Документооборот
Без сервиса: с каждым работником придется вручную заключать отдельный договор. | «Мои самозанятые» позволяют подписывать договора массово по шаблону, автоматически подставляя нужные данные исполнителей. |
Проверка статуса самозанятого
Без сервиса: нужно мониторить статус самозанятого перед каждой выплатой и перед сдачей отчетности в налоговую. | В сервисе «Мои самозанятые» проверка статуса происходит автоматически. В случае утраты исполнителем права на НПД система тут же предупредит компанию. |
Контроль чеков
Без сервиса: компания должна собирать и контролировать чеки: вовремя ли их прислал самозанятый, не аннулировал ли после. Если самозанятый допустил в чеке ошибку — это тоже проблема заказчика. | В «Моих самозанятых» компания получает чек моментально при выплате самозанятому. Все чеки сформированы автоматически, что исключает риск опечатки со стороны самозанятого в ИНН или других реквизитах. |
Уплата налога НПД
Без сервиса: заказчик вручную контролирует, уплатил ли внештатник налог на профессиональный доход. Хотя компания и не обязана это делать, многие предпочитают не рисковать попасть под «прицел» ФНС из-за того, что контрагенты не платят НПД. | Сервису «Мои самозанятые» самозанятые могут делегировать уплату НПД и тогда налог будет удержан и уплачен автоматически с каждой выплаты компании, подключенной к нашему сервису. |
Хотите сократить время на управление самозанятыми в аутсорсинге и избежать налоговых рисков? Оставьте заявку, и эксперт «Моих самозанятых» расскажет, как это сделать. А также проведет демонстрацию сервиса на примере ваших задач.
Сервис для работы с массовым внештатным персоналом
Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО
Реклама: ООО «Цифровые банковские платформы», ИНН 7706456380, erid: LjN8JvHEE
Начать дискуссию