Ошибка 1. Не проверять, что статус плательщика налога на профдоход действителен
Самозанятый исполнитель по закону обязан уплачивать свой налог на профдоход самостоятельно. Если же физическое лицо не является самозанятым, то компания должна уплачивать за него налоги и страховые взносы.
Когда вы только начинаете работать с самозанятым, актуальность его статуса проверять легче. Обычно заказчик запрашивает у внештатника справку из приложения «Мой налог» или самостоятельно проверяет его статус в сервисе ФНС. Но в дальнейшем, если сотрудничество длится не один месяц, самозанятый может утратить свой статус — если он превысил максимальное ограничение по годовому доходу на НПД в 2,4 млн руб. или просто снялся с учета.
Из этого следует, что проверять статус плательщика налога на профдоход нужно каждый раз перед тем, как выплатить вознаграждение. Но указание статуса самозанятого сразу в договоре позволит вам подстраховать себя и призвать исполнителя к ответственности, если он потеряет свой статус и не уведомит об этом заказчика.
Например: «Если Исполнитель снялся с учета как самозанятый, то должен уведомить об этом Заказчика любым доступным способом в течение одного рабочего дня. В ином случае Исполнитель обязуется компенсировать Заказчику ущерб, связанный с данным нарушением».
Чтобы полностью устранить риск того, что вы не узнаете о потере исполнителем статуса самозанятого вовремя, проверяйте актуальность статуса перед каждой выплатой. Можно каждый раз запрашивать справку из «Мой налог» или проверять исполнителя по сайте ФНС, но если у вас сотни самозанятых, это неудобно и трудозатратно. Тогда поможет платформа «Мои самозанятые». В личном кабинете заказчик может включить автопроверку: платформа будет проверять статус исполнителей по ИНН ежедневно.
Ошибка 2. Не требовать от исполнителя чек
Предоставлять чек самозанятый обязан по закону. Для налоговой это первый документ, который доказывает законность отношений с самозанятыми. Также чек нужен, чтобы подтвердить расходы — это важно для тех, кто уменьшает налогооблагаемую базу на сумму расходов.
Самозанятый может забыть про чек или специально не выдать его (или аннулировать уже после выдачи), чтобы сэкономить на налоге. Поэтому обязанность самозанятого отправлять чеки стоит закрепить в договоре.
Например, «В течение одного дня после получения оплаты Исполнитель обязуется предоставить Заказчику электронный чек посредством направления по электронной почте». Срок может быть установлен и другой — по закону, предоставлять чек самозанятый обязан до 9 числа следующего месяца, если вознаграждение получил безналичным способом, или в момент расчета, если оплату провели наличными или применяли электронные средства платежа — например, электронные кошельки.
Чтобы не пришлось самим отслеживать, вовремя ли самозанятые предоставляют чеки, сотрудничайте с исполнителями через платформу «Мои самозанятые». Платформа формирует чеки автоматически — вы получите их вместе с закрывающими документами сразу после выплаты.
Ошибка 3. Привлекать самозанятых к оказанию агентских услуг
Заключение агентского договора с плательщиком налога на профдоход противоречит закону № 422-ФЗ. Это означает, что самозанятые не могут выступать в роли агентов по недвижимости или официальных представителей. Запрещенные виды деятельности включают работы в интересах другого лица, например, посредничество в приобретении билетов или бронировании отелей.
При этом разрешено оказывать посреднические услуги по доставке товаров, если покупатель проводит оплату в пользу заказчика. То есть можно заключить договор с курьером-самозанятым, но оплачивать заказы клиенты должны с помощью кассового терминала, который зарегистрирован на заказчика, а не на курьера.
Часто об агентской деятельности свидетельствует получение дохода в виде процента от сделки. Например, недопустимо пользоваться услугами плательщика налога на профдоход для привлечения клиентов с выплатой ему процента от продаж.
Нарушение в виде заключения агентского договора с плательщиком НПД может привести к потере самозанятым своего статуса, возникновению обязанности у заказчика уплачивать за исполнителя НДФЛ и страховые взносы. При просрочке платежей ФНС также выставит штраф — от 20% от недополученной суммы.
Чтобы избежать нарушений, при реализации посреднических услуг по доставке обеспечьте, чтобы курьеры принимали оплату через ваш кассовый терминал. Для других агентских услуг выбирайте исполнителей, которые не обладают статусом плательщика налога на профдоход.
Ошибка 4. В договоре указана должность исполнителя, а не конкретизирован результат услуги
До сих пор можно встретить формулировки, подобные такой: «Исполнитель оказывает Заказчику услуги копирайтера». Услуги копирайтера — это трудовая функция, а значит, один из признаков нарушения гражданско-правовых отношений. Сотрудничество с самозанятыми должно носить сдельный характер — это контролируют налоговики. В договоре нужно указывать конкретный результат услуги, например: «Написание 20 текстов для блога Заказчика».
Это не означает, что вы можете сотрудничать с самозанятым только при выполнении разовой задачи. Если работы носят длительный характер, заключите рамочный договор, оформляйте задания и акты к определенным этапам услуг. Объем задач у исполнителя должен меняться из месяца в месяц.
Также следует помнить, что если в штате компании уже работают сотрудники с какими-либо функциями, то привлечь для выполнения аналогичных работ самозанятых не получится.
Ошибка 5. Прописать в договоре периодичность выплаты вознаграждения
Пример ошибочной формулировки: «Оплата производится путем перечисления средств на расчетный счет Исполнителя 5 и 25 числа каждого месяца». А если еще и указать размер вознаграждения, который каждый месяц остается одинаковым, то налоговая вполне может усмотреть признаки зарплаты. Дополнительно свидетельствует о признаках заработной платы обстоятельство, когда вознаграждение исполнители получают одновременно со штатными работниками компании.
Чтобы избежать ошибки, при составлении договора указывайте зависимость вознаграждения от объема работ. Можно указать, каков порядок оплаты — предоплата или постоплата. Выплачивать вознаграждение самозанятым следует в иные сроки, чем зарплату штатникам.
«Мои самозанятые» — сервис для работы с внештатниками
Автоматизируем платежи и документооборот, облегчаем работу руководителя и бухгалтеров
Для новых клиентов сервиса: полный доступ к функционалу и 0% комиссии за выплаты 10 внештатным исполнителям
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и подключим месяц бесплатного доступа:
Ошибка 6. Предоставить самозанятому исполнителю рабочее место, инвентарь, оборудование
Например, копирайтеру обустроили в офисе место, чтобы ему было удобно выполнять задачи — собирать фактуру для статей у экспертов компании, и выделили компьютер. Так делать нельзя — это тоже признак трудовых отношений. Особенно их маскировка заметна, если такой внештатник еще и соблюдает вместе с другими сотрудниками график работы.
Устанавливать график и вообще включать самозанятого в организационную структуру компании нельзя. Если требуется выдать для выполнения задачи какое-либо оборудование — можно оформить это актом приема-передачи, то есть сдать в аренду исполнителю.
Ошибка 7. Взять своего сотрудника на подработку как самозанятого
Допустим, штатный работник хочет подработать курьером в нерабочее время. Но устроить его в эту же компанию как самозанятого нельзя. Согласно ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ, не могут облагаться налогом на профдоход выплаты, перечисленные внештатнику, сотрудничающему с заказчиком, если заказчик — текущий работодатель или бывший работодатель и при этом с момента увольнения прошло меньше двух лет.Привлечь сотрудника на подработку можно как обычное физическое лицо без спецстатуса.
Ошибка 8. Переводить своих работников в самозанятые
У работодателя может возникнуть соблазн сэкономить на налогах и перевести своих штатников в самозанятые. Схема обычно такая: сначала сотрудников массово увольняют, затем они массово получают статусы самозанятых, затем с ними заключаются договоры, но уже как самозанятыми. В примере выше мы уже писали, что нельзя сотрудничать с бывшими сотрудниками в течение двух лет после увольнения.
Также налоговая следит и за тем, если исполнители массово переходят не в ту же компанию, а в другую организацию, которая связана с первой. Например, в фирме произошла реорганизация и она присоединилась к другому юрлицу. Бывшие сотрудники не вправе присоединиться к этому юрлицу как самозанятые.
Согласно п. 2 ст. 58 Гражданского кодекса при присоединении к организации-правопреемнику переходят права и обязанности присоединившегося юрлица — это требование действует и относительно сотрудников.
Ошибка 9. Выплачивать самозанятому ИП по одной сделке больше 100 тыс. руб. наличными
Для юридических лиц и предпринимателей есть ограничение суммы выплаты наличкой по одной сделке. Оно составляет 100 тыс. руб. Так что при работе с самозанятым предпринимателем выдавать ему больше 100 тыс. руб. по одному акту или договору запрещено. Нарушение влечет штрафы: для предпринимателя — до 5 тыс. рублей, для юридического лица — до 40 тыс. руб.
Если заказчик планирует рассчитываться с самозанятыми наличкой, бухгалтеру следует создать РКО — расходный кассовый ордер. В нем нужно прописать ФИО получателя средств, причину выдачи и размер выплаты.
Самозанятому нужно обязательно расписаться в РКО. Затем сведения о расчете нужно указать в кассовой книге (указание Центробанка от 11.03.2014 N 3210-У).
Ошибка 10. Не подписывать с исполнителями акты
Если говорить о законодательстве, которое регулирует сотрудничество с самозанятыми, то обязательный документ от исполнителя только один — это чек. Но если заказчик сотрудничает с самозанятыми на длительной основе, у него много исполнителей, он переводит вознаграждение безналичным способом, акты рекомендуется формировать.
Акты выполненных работ или оказанных услуг содержат информацию о составе предоставленных услуг, времени их оказания и объеме. Акт подчеркивает, что заказчика интересует результат работы самозанятого, а не процесс. Это документ дополнительно подтверждает сдельный характер отношений с самозанятым и помогает минимизировать риски переквалификации отношений в трудовые.
Акт оказанных услуг служит подтверждением, что услуги предоставлены полностью и качественно, и нет споров по объему, качеству или вознаграждению. Это облегчает защиту интересов обеих сторон: самозанятому проще подтвердить факт оказания услуг, а компании — избежать споров о вознаграждении.
В договоре можно предусмотреть процедуру приемки работ и услуг. Если качество услуг не соответствует ожиданиям заказчика, он может отказаться подписать акт, потребовать устранения недостатков или уменьшения вознаграждения.
Сотрудничайте с самозанятыми с помощью платформы «Мои самозанятые». Вы можете подписывать договоры и акты электронной подписью, отправлять документы исполнителям из личного кабинета, выплачивать вознаграждения на счета и карты любых банков РФ круглосуточно и без выходных, а также получать чеки и закрывающие документы сразу после выплаты.
Сервис для работы с массовым внештатным персоналом
Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО
Реклама: ООО «Цифровые банковские платформы», ИНН 7706456380, erid: LjN8KSCPT
Комментарии
2Если Исполнитель снялся с учёта как самозанятый, можно ли уведомить об этом лично или через Телеграм?
Добрый день. Да, можно.