Что делать, если самозанятого нужно отправить в «командировку»

Исключите «трудовые» формулировки

Условие о том, что самозанятый может оказывать услуги, выполнять работы вне места своего проживания, можно включать в договор. ГК не запрещает сторонам согласовывать любые условия, которые не противоречат закону и сути отношений (ст. 421 ГК). Поэтому в договоре подряда законно может быть подобное положение:

«В случае если возникает необходимость оказания услуг вне места постоянного проживания Исполнителя (вне г. Энска), Заказчик обязуется возместить Исполнителю сопутствующие затраты: на проезд, оплату размещения, дополнительные необходимые траты, которые Исполнитель произвел для оказания услуг с ведома и разрешения Заказчика».

Формулировки могут быть другие — вы можете договориться о чем угодно, лишь с некоторыми ограничениями. Чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов и исключить риск переквалификации, не включайте в договор «трудовые» термины из ст. 168 ТК:

• «дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)»;

• «расходы по проезду»;

• «расходы по найму жилого помещения»;

• «иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя».

О возмещаемых расходах

Заказчику и исполнителю предоставляется достаточная свобода. Вы можете включить «командировочные» в окончательную согласованную цену договора.

Если заранее невозможно определить общую цену — например, юрист-фрилансер отправляется судиться в ваших интересах в другой регион, и пока непонятно, какие будут затраты. В таком случае лучше возмещать расходы согласно документам, которые предоставил самозанятый. Для этого нужно сразу оговорить, какие именно расходы и в каких пределах возмещаются. Например:

«Заказчик возмещает Исполнителю фактические затраты на проезд и размещение. Стороны договорились о том, что возмещаются траты:

• на проезд железнодорожным транспортом — не дороже проезда в вагонах купе;

• на перелет — в пределах, установленных для тарифов эконом-класса;

• на размещение — не дороже категории “три звезды”».

В пути возможны форс-мажоры, поэтому не исключены дополнительные траты. И такие ситуации прописываются в договоре, например:

«Оплата проезда и (или) размещения по более высокой цене компенсируется Заказчиком при условии предоставления Исполнителем документальных доказательств того, что проезд и (или) размещение по более низкой цене было невозможно. Подтверждением могут выступать официальные справки перевозчика, транспортной организации, отеля об отсутствии билетов, номеров».

Чтобы избежать разногласий и взаимных претензий, отметьте в договоре, в течение какого времени будут возмещены траты исполнителя. Как вариант:

«Заказчик возмещает Исполнителю траты на проезд и оплату гостиничного проживания в течение 3 (трех) рабочих дней с даты передачи Исполнителем подтверждающих документов».

Компенсации: НДФЛ, страховые взносы, учет

Нужно ли облагать НДФЛ оплату или компенсацию по договору ГПХ — спорный вопрос. Минфин утверждает, что да (см., например, письма от 28 сентября 2020 г. № 03-04-06/84695, от 2 февраля 2018 г. № 03-04-06/6138, от 21 июля 2017 г. № 03-03-06/1/46709). Исполнитель отправляется в поездку за ваш счет, у него формируется доход в натуральной форме, поэтому нужно удерживать НДФЛ, — но не свыше 50% от причитающихся ему сумм (п. 4 ст. 226 НК, разъяснение ФНС от 26 октября 2016 г. № БС-4-11/20405).

Такая позиция Минфина нелогична и противоречит как сути отношений, так и судебной практике. В 2015 году ВС указал, что если что-то передается (покупается) физлицу для того, чтобы это лицо использовало полученное в интересах о дающего (купившего, оплатившего), а не для себя, то нет оснований говорить о натуральном доходе (п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК, утв. Президиумом ВС от 21 октября 2015 г.).

Начислять или не начислять НДФЛ с сумм, причитающихся самозанятому в качестве оплаты проезда, проживания — решать вам.  

В договоре укажите отдельной строкой, что заказчик возмещает исполнителю траты, связанные с исполнением договора. Если включить расходы в общую сумму вознаграждения исполнителя, то со всей суммы придется уплатить взносы.

Заказчик на общей системе может учесть затраты исполнителя в прочих расходах, поскольку расходы экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). Заказчик на УСН с объектом «доходы минус расходы» не сможет учесть в расходах компенсацию трат самозанятого исполнителя. Этих расходов нет в п. 1 ст. 346.16 НК (подп. 13 говорит о командировках работников), но есть расходы на выплату комиссионных, агентских вознаграждений, по договорам поручения (подп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК). То есть если все компенсации включить в единое вознаграждение, то можно будет учесть — но с этой суммы, как уже было сказано, придется уплатить взносы.

Платформа «Мои самозанятые» помогает бизнесу сократить на 30% расходы, связанные с привлечением внештатного персонала. 

В сервисе есть все, что нужно для удобной и безопасной работы с массовым внештатным персоналом:

• ЭДО (дистанционное подписание договоров и актов, сбор чеков с самозанятых за минуту);

• автоматическая проверка статуса плательщика НПД;

• моментальные массовые выплаты;

• контроль рисков штрафов и доначислений от ФНС;

• поддержка 24/7.

Для новых клиентов действуют специальные условия. 

Подключитесь до 31 июля и получите скидку 50% на ЭДО и выплаты.

Для новых клиентов действуют специальные условия

Подключитесь до 31 июля и получите скидку 50% на ЭДО и выплаты

Записаться на демонстрацию сервиса

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Название компании^*

Количество самозанятых^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Цифровые банковские платформы», ИНН 7706456380, erid: LjN8KMYqw