Виды электронных подписей: какая подойдет
Сегодня мы можем наблюдать практически повсеместный переход на ЭДО, причем компании стремятся цифровизировать все направления деятельности. Сотрудничество с самозанятыми — не исключение. И здесь закономерно встает вопрос об электронной подписи: какой вариант выбрать для взаимодействия с самозанятыми.
Сразу отметим, чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть обязательно подписан ЭП. При этом каких-либо специальных ЭП именно для самозанятых не существует.
Вообще самозанятым (как и другим физлицам) доступны несколько видов электронных подписей:
Простая ЭП. Простые подписи чаще всего создаются на каком-то определенном сервисе для подписания документов через этот сервис. ПЭП считается наименее защищенной: именно с ней мы сталкиваемся, например, при входе в банковское приложение. Для аутентификации ПЭП чаще всего используется код, который отправляется пользователю на телефон.
Неквалифицированная ЭП. Возможности НЭП ограничены, поскольку ее нельзя использовать при обмене информацией с властными структурами, для участия в госзакупках т.д. Формирование подписи происходит криптографически, и по сравнению с ПЭП она считается более защищенной.
Квалифицированная ЭП. Это самый защищенный тип ЭП, который формируется с помощью сложных шифровальных кодов и алгоритмов, которые прошли сертификацию ФСБ. ЭП придает документу юридическую силу без каких-либо дополнительных условий.
Обратите внимание: и заказчик, и исполнитель — каждый со своей стороны — должны использовать для подписания документа один и тот же вид электронной подписи. Например, если исполнитель подписывает документ квалифицированной электронной подписью, то и заказчик должен также воспользоваться КЭП.
До конца октября подключите сервис ЭДО с автоматическим сбором закрывающих документов
и проводите выплаты исполнителям до 12000000₽ в год с комиссией 0%! Экономия бизнеса — до 1 500 000 млн рублей!
Какой подписью подписать документ с самозанятым
Оптимальным вариантом могло бы быть использование квалифицированной электронной подписи. Ключ проверки такой ЭП указывается в специальном сертификате, поэтому по уровню безопасности она превосходит и ПЭП, и НЭП. Для КЭП заказчику и самозанятому не нужно заключать специальное соглашение, чтобы признать ее юридическую силу.
Главный недостаток КЭП — она платная. Помимо расходов на выпуск подписи, дополнительно потребуется установка программы с платным доступом. И если для заказчика это чаще всего не проблема, то не все самозанятые готовы устанавливать специальное ПО и платить за подпись. Безусловно, встречаются исполнители, у которых есть КЭП, но это, скорее, редкость.
Для подписания документов с самозанятыми можно использовать и другие типы ЭП — НЭП или ПЭП. Сначала нужно заключить соглашение о взаимном признании ПЭП или НЭП, а потом использовать подпись.
При этом, если у самозанятого уже есть такая подпись, обмениваться документами можно будет посредством ссылок или сервиса ЭДО — причем у заказчика и исполнителя должен быть один и тот же сервис.
Удобнее сотрудничать через специализированную платформу для самозанятых — например, сервис WinWork. Ни заказчику, ни исполнителю не нужно устанавливать программы для электронного документооборота, самостоятельно заниматься подготовкой документов — все эти задачи можно решить при помощи сервиса.
Так, сервис WinWork предлагает подключить документооборот с самозанятыми исполнителями без токенов и лишних приложений. Вы можете выбрать один из нескольких пакетов документов в зависимости от масштабов своего бизнеса и специфики задач. Сервис выпускает заказчику и исполнителям усиленные НЭП — в отличие от простой ЭП, НЭП позволяет подтвердить подписантов и неизменность подписанного документа.
Плюсы перехода на ЭДО при сотрудничестве с самозанятыми
Электронный документооборот упрощает сотрудничество с самозанятыми. Среди ключевых преимуществ перехода на ЭДО при взаимодействии с внештатниками можно выделить следующие:
Высокая скорость подписания. Отправка и получение документов происходят моментально, соответственно, их подписание не затягивается.
Безопасность. Благодаря электронной подписи гарантируются безопасность и защита данных. Риск повреждения или потери важной документации в таком случае минимален.
Экономичность. Переход на ЭДО в работе с самозанятыми помогает экономить: больше не придется печатать документы, отправлять их курьерской доставкой или другими платными способами.
Прозрачность. Если вы стремитесь к прозрачным деловым отношениям, в том числе с самозанятыми, переход на электронный документооборот способен решить эту задачу. Электронный документ легко контролировать и можно отследить, не вносились ли в него изменения.
А еще электронные документы удобнее хранить, причем с их поиском не возникает проблем. И, конечно, благодаря переходу на ЭДО сотрудники могут сэкономить массу времени и направить его на решение более значимых задач.
Например, если вы активно привлекаете к сотрудничеству самозанятых, причем в тех сферах, где множество массовых позиций (ретейл, клининговые услуги, службы доставки и т.д.), то наверняка сталкивались с ситуацией, когда документы нужно подписывать с сотнями исполнителей. Передать каждому из них оригиналы, забрать подписанный документ — на это всегда уходит много времени и сил. С переходом на ЭДО эта проблема просто перестает существовать.
С сервисом WinWork подписание документов больше не будет вызывать никаких сложностей. Все очень просто: заказчик подписывает документы в своем личном кабинете, а самозанятый получает и подписывает их в Телеграм. Подписать огромное количество документов по шаблонам можно всего в три клика, причем вся документация будет юридически значимой. Оставьте заявку и лично убедитесь в удобстве этого решения.
Автопилот для работы с внештатными сотрудниками
Упрощаем документооборот и выплаты проектным исполнителям, снижая риски штрафов и доначисления налогов
Читайте также:
Обзор рынка труда и рынка работы с самозанятыми в 2024 году.
10 сфер бизнеса, где не обойтись без привлечения самозанятых.
Реклама: ООО «Цифровые банковские платформы», ИНН 7706456380, erid: LjN8KXr1U
Начать дискуссию