Как списать подотчет: налоговые риски и правила для директора

Накопить в подотчете несколько миллионов и не знать куда его девать — это уже сложившаяся практика как для малого, так и для среднего и крупного бизнеса. Причем такие суммы числятся, как правило, под отчетом у руководителей. Что делать в такой ситуации?

Прежде всего, лучше не доводить ситуацию до критической. И тут есть несколько правил, которым в первую очередь должен следовать главбух (и директору их почитать не помешает):

1. Деньги выдаются только под конкретные цели — на командировку, покупку мебели, материалов, оплату услуг (например, автостоянки для рабочих авто) или представительских расходов. Нельзя выдавать их просто так или потому что директору срочно надо оплатить турпоездку любовнице.
2. Сумма, выдаваемая под отчет, должна быть обоснована. Нельзя — 1,5 миллиона на командировку в Замкадьевск для подписания договора на 2 дня. Можно — 5 000 — на ГСМ, 2 000 — суточные, 3 000 — на проживание и т. п. — всего 15 000 рублей. Т.е. надо выдать не абстрактную сумму, а рассчитанную, пусть и примерно, из реальных цен и целей.
3. За выданные средства нужно отчитываться. Получили 100 000, отчитались на девяносто, вернули остаток в кассу. Все. Перерасход? Получили и радуемся жизни дальше. Не должно возникать ситуации, когда: а) подотчетник не отчитался вообще, б) отчитался, но не вернул остаток, в) не отчитался или не вернул остаток и снова получил деньги под отчет.

Но если уже поздно пить боржоми — давайте попробуем исправить положение. Хотя на самом деле вам прямая дорога — к налоговым юристам, которые оценят ситуацию и точки зрения налогообложения и со стороны других (неналоговых) рисков.

Если времени в обрез — предлагаем пройти экспресс-аудит вашего бизнеса. Всего за 1,5 часа выясним, что с ним не так.

Как закрыть долг по подотчету

Возврат денег. Ну, логично же — раз взял и не отдаешь, то чтобы избежать неприятностей (например, доначислений НДФЛ и взносов при признании этих сумм доходом, что практикуется у проверяющих из ФНС) лучше отдать.

Только мы с вами понимаем — реальных денег уже может не быть. Они потрачены на какие-то другие нужды. Значит перед тем, как отдать деньги, подотчетник откуда-то их должен взять. Откуда — тут уже есть варианты.

Первый — выплатить дивиденды.

Раз уж мы говорим о том, что сложности с подотчетом обычно у директора, посмеем предположить —- он или единственный учредитель или хотя бы один из участников общества.

Рассчитываем дивиденды — перечисляем, директор радуется балансу счета минут пять и потом переводит средства обратно (или снимает и вносит в кассу) — возвращает подотчет полностью или частично, если повезет, то еще что-то ему останется. И тут дебет с кредитом у бухгалтера полностью сойдется, только есть две проблемы:

1. При переводе денег физлицу банк сдерет комиссию. Причем, учитывая суммы под отчетом, явно не маленькую.
2. При переводе от директора, тому тоже придется заплатить комиссию. А если сначала директор снимет деньги со своего счета, а потом внесет на счет организации (это обязательно — почему расскажем дальше), то банк на вас просто обогатится.

Между прочим, организации еще НДФЛ нужно будет удержать и заплатить. Т.е., если например, директор Петров должен по подотчету 1 млн, то чтобы этот миллион «закрыть» ему надо начислить 1 млн и 150 тысяч рублей дивидендов — 150 000 — НДФЛ. Налог нужно удержать из дохода физика и перевести ФНС.

А как же взаимозачет, скажете вы? Не надо ничего никуда переводить — просто сочтемся. Этот способ мы считаем рискованным. Во-первых, ФНС любит движение живых денег — чтобы сразу видно, не фантомные миллионы перемещаются, а реальные. Во-вторых, — НДФЛ. Если у директора номинальная зарплата или вообще ее нет, то удерживать налог вы будете долго и упорно (если вообще получится), тут налоговая заволнуется — в отчетах показан большой начисленный доход, дивиденды, а налога не поступило!

Мы обещали объяснить — почему надо обязательно сдавать деньги в банк. Есть Указание ЦБ от 9 декабря 2019 года № 5348-У. В нем четко написано, что и на какие цели можно использовать из кассы. В п. 1 Указания сказано, что расчеты между организациями и ИП между собой, а также с физлицами осуществляются за счет наличных средств, полученных с расчетного счета.

Исключение — выручка и то не для всех случаев. Зарплату выдать из выручки можно, подотчет — да, а вот дивиденды или заем — нет.

Поэтому, когда директор захочет вернуть подотчет в кассу наличными, эти деньги нельзя будет сразу выдать на какие-то другие нужды — под отчет, и даже на зарплату (это же не выручка), а необходимо сначала внести их на счет.

В общем миссия с дивидендами — так себе вариант.

Вариант второй — заем.

Правильно, нет своих денег, чтобы вернуть долг — займи. Только у кого? Можно у своей же организации — она точно не откажет.

Заключаем договор займа (процентного, с беспроцентными возни больше и его часто пытаются переквалифицировать в фактическую выплату дохода). Перечисляем деньги директору на счет. А теперь он может их нам вернуть — заплатить подотчетный долг.

Напоминает схему с дивидендами. Только когда выплачиваем дивиденды, а потом директор нам ими возвращает подотчет, то не остается ничего должен. А если берет заем — должен его вернуть. Хотя...

Долг по займу можно и простить. Потом, как-нибудь. Или выдать с правом востребования через 10 лет, что там еще будет.

Но тут надо помнить о возникающем при прощении долга — НДФЛ и о том, что сделку будут рассматривать по аналогии. Т.е. — выдавала ли организация своим сотрудникам такие же займы, под какой процент, на какое время и т.п. Если нет, ФНС посмотрит как с этим обстоит дело у других коммерческих компаний в том же регионе, в том же сегменте. В общем постарается доказать, что вы заключили договор фиктивно, без очевидной выгоды для себя (т.е. организации) и с целью прикрыть возникший «провал» в подотчетных средствах.

Кстати, взаимозачет между подотчетом и договором займа не рекомендован по тем же причинам, что озвучены выше по выплате дивидендов.

Третий вариант — простить долг.

Понять, простить и отпустить. В общем-то все просто — заключаем договор о прощении долга. НДФЛ опять же рассчитываем и удерживаем, если есть из чего.

Однако стоит обратить внимание — прощение долга означает, что организация не получит значительных средств, которые могла бы направить, например, на погашение долгов перед поставщиками и покрытие иных обязательств. Прощать долг, находясь на грани банкротства — вообще «юридическое самоубийство» — такую сделку 100% будут рассматривать под лупой, как управляющий в период банкротства, так и заинтересованные кредиторы и опять же 100% будут добиваться ее отмены.

Больше о законных методах оптимизации налогообложения вы можете узнать на наших семинарах. 9 декабря в Москве мы проводим очередную встречу «Построение белых безналоговых схем. Передовая практика защиты активов». Спешите записаться, количество мест ограничено.

Запишитесь к нам на консультацию любым удобным для вас способом:

По почте mail@nasb.ru, в Telegram @nasb_su или WhatsApp.

Или посетите наш сайт. Только полезная информация для владельцев бизнеса, руководителей, финдиректоров, главбухов, а также налоговых консультантов, адвокатов и проверяющих. Только практические советы и проверенные методы.

⚜️ Сохраним ваш бизнес вместе с вами! ⚜️

Компания НАСБ более 20-ти лет защищает интересы налогоплательщиков, и основная наша задача — создать и внедрить систему по предупреждению налоговых рисков и защите бизнеса, помочь в спорах с контролирующими органами.

Результаты нашей работы снижают общую налоговую нагрузку от 1,5 до 7 % к обороту и всегда устойчивы к любому виду налогового контроля. Также мы решаем и другие задачи, например: законное получение наличных, получение выплат учредителями, списание подотчёта, предупреждение налоговых рисков при дроблении и многое другое. Скажем сразу, оптимизируя налоги, мы используем законные методы и обеляем бизнес! Делаем всё доступно и безопасно.

Мы готовы представлять вас и вашу организацию во всех инстанциях и любых спорах с контролирующими органами и в арбитраже.

Оказываем услуги по постановке и отладке бухгалтерского и управленческого учета для бизнеса любого масштаба и вида деятельности.

Нужно помнить, что сегодня каждый случай с защитой налогоплательщика индивидуален и требует отдельной профессиональной проработки и сопровождения. Наши знания и многолетний опыт позволяют уверенно предоставить самый высокий уровень таких услуг для бизнеса из любой отрасли.