Воинский учет 2024: как организовать, чтобы избежать штрафов

Все мужчины в России обязаны проходить военную службу в течение года, а после службы оставаться в запасе. 

Информацию о военнообязанных собирают военкоматы. Их интересует, где живут военнообязанные, на кого они учатся, по какой специальности работают. Эта информация помогает планировать призыв, проводить сборы, а как следствие — поддерживать обороноспособность страны.

По закону собирать и систематизировать информацию о призывниках и военнообязанных помогают работодатели. Все организации обязаны передавать данные в местные военкоматы. Есть исключение — это ИП, даже при наличии наемных сотрудников.

Учет военнообязанных бывает общий и специальный. 

Специальный учет применяют к сотрудникам, на которых распространяется бронь во время мобилизации или военного времени — на это время за ними будет закреплена определенная должность. Сотрудники с бронью получают отсрочку от воинской службы, но обеспечивают бесперебойную работу военной отрасли. Например, ими могут быть специалисты предприятий оборонно-промышленного комплекса.

Остальные военнообязанные состоят на общем учете — его и ведут большинство организаций. В этой статье речь пойдет об общем учете.

Отсрочка — это временное освобождение от мобилизации, а бронь — постоянное, в основном связанное с местом работы.

Бронь закрепляется за конкретной должностью, а не за человеком. Если сотрудника переводят на должность без брони или увольняют, бронь переходит к другому человеку. Отсрочка к специальному воинскому учету отношения не имеет. 

По закону все организации, кроме ИП, ведут воинский учет. За него отвечает руководитель организации или сотрудники, которых назначили на эту работу. Ответственные обязаны оформлять документы по учету военнообязанных и проводить плановые работы по подготовке сотрудников к мобилизации, когда это необходимо.

Количество ответственных в организации зависит от того, сколько сотрудников компании состоит на воинском учете.

• Менее 500 — один ответственный.

Если в организации работает менее 500 человек, подлежащих воинскому учету, им может заниматься один сотрудник. Например, специалист отдела кадров. В этом случае есть два варианта оформления сотрудника в организации:

1. Оформляем совмещение. Работник выполняет обязанности в течение рабочего времени и оформлен с письменного согласия работника и с доплатой за совмещение.

2. Оформляем совместительство. Принимаем на работу по трудовому договору по совместительству. Работник выполняет обязанности в свободное от основной работы время.

В остальных случаях, если численность сотрудников превышает 500, воинским учетом должен заниматься освобожденный работник. Для освобожденного работника воинский учет — основная обязанность. Если в организациях воинский учет осуществляют два и более работников, то их объединяют в отдельное подразделение — военно-учетный стол (п. 12 Положения о воинском учете).

• От 500 до 2 000 — один освобожденный работник;

• От 2 000 до 4 000 — два освобожденных работника;

• от 4 000 — плюс один освобожденный работник на каждые последующие 3 000 сотрудников.

Возьмем на себя все заботы о воинском учете

Оперативно подготовим все необходимые документы для постановки на воинский учет и возьмем на себя диалог с военкоматами

Оставьте заявку, мы перезвоним:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Компанию, которая никогда не вела воинский учет, нужно поставить на учет в военкомате — по месту регистрации фирмы. Если в компании есть филиалы, ставить организацию на военный учет в каждом отдельном городе не нужно. 

По закону компании обязаны вести воинский учет работников, с которыми у них заключен трудовой договор. Если в организации есть самозанятые сотрудники, которые работают по договору ГПХ, вести учет по ним не нужно. 

Единых шаблонов по процедуре постановки на воинский учет нет. Для уточнения порядка действий лучше обратиться в местный военкомат. Мы разберем основные шаги и документы, которые могут пригодиться для постановки на воинский учет. 

Воинский учет касается всех мужчин — граждан РФ, которые постоянно проживают в России, не освобождены от воинской обязанности, не проходят военную службу. А также женщин с военно-учетной специальностью: например, врачей, геодезистов, связистов и других.

Ставить на учет нужно: 

• Не зачисленных в запас призывников от 18 до 27 лет. А с 1 января 2024 года — до 30 лет;

• Тех, кто отслужил и уволился в запас;

• Мужчин, которые не служили без законных оснований для отсрочки или потому, что были освобождены от призыва;

• Тех, кто успешно отучился на военных кафедрах и в военных вузах;

• Тех, кто прошел альтернативную гражданскую службу;

• Женщин с ВУС.

Освобождены от воинского учета:

• Те, кого признали не годным к службе по состоянию здоровья;

• Те, кто постоянно живет за границей;

• Офицеры ФСБ и Службы внешней разведки;

• Женщины без военно-учетной специальности.

Запросите у военнообязанных сотрудников документы воинского учета и проверьте отметку в паспорте. На 13 странице в паспорте должен стоять штамп «‎Обязан(а) исполнять воинскую обязанность». Среди документов могут быть: 

• военный билет;

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников;

• временное удостоверение или справка, выданные взамен военного билета.

Документы ВУ входят в перечень обязательных, предъявляемых кандидатом при поступлении на работу (ст. 65 ТК).

Если у сотрудника нет этих документов, вручите ему направление для постановки на воинский учет.

Если в документах воинского учета, которые предоставил сотрудник, есть неоговоренные исправления, неточности и подделки, неполное количество листов, сообщите об этих фактах в военный комиссариат в течение пяти рабочих дней со дня их выявления.

Для председателя районной комиссии нужно предоставить карточку по форме № 18. Контактные данные председателя можно уточнить в управе или администрации административного субъекта, где зарегистрировано юрлицо. 

Форма № 18 карточки организации по форме.

Требования в регионах различаются: где-то карточка предоставляется только в районную комиссию, а где-то — и в военный комиссариат. Надежнее составить ее в трех экземплярах: для районной комиссии по бронированию, для военкомата и для самой организации.

После постановки на учет каждой организации присваивают регистрационный номер. Его проставляют в карточке по форме 18 — в правом верхнем углу. Если в номере будет индекс Б, организации нужно вести еще и специальный воинский учет. Подробную информацию о нем можно получить только в военном комиссариате.

В приказе нужно прописать ответственное лицо и указать тех, кто будет заниматься учетом, когда назначенные сотрудники будут на больничном, в отпуске или отсутствовать по другим причинам. 

Также нужно подготовить план работы по ведению воинского учета на год. План работ — это документ, в котором прописаны все мероприятия, связанные с воинским учетом на текущий год. В плане должна быть подпись руководителя компании и сотрудника, ответственного за воинский учет, а также печать, если она есть. В случае необходимости план можно корректировать. 

Шаблон приказа о воинском учете.

Форма плана работ — приложение № 17 к Методическим рекомендациям генерального штаба.

Приказ —  обязательный документ, регулирующий воинский учет. Если в должностных обязанностях кадрового работника нет таких полномочий и нет приказа, он не становится ответственным за воинский учет по умолчанию. Скорее всего, штрафовать в таком случае будут руководителя организации.

Когда все основные документы заполнены, ответственному лицу нужно лично поставить организацию на учет, а также согласовать приказ и план работ в военном комиссариате. Список военных комиссариатов и адреса можно узнать на сайте Министерства обороны.

Если на конкретной территории нет действующего военкомата, сведения подают в муниципалитет сельского поселения или городского округа.

После подачи документов компания получает справку о постановке на воинский учет. Для хранения военно-учетных документов руководитель организации должен выделить помещение и поставить железные шкафы. Доступ к ним должен быть только у сотрудников, ответственных за воинский учет.

Карточку формы № 10 необходимо заполнить на следующих сотрудников:

• Мужчин призывного возраста;

• Мужчин и женщин, являющихся военнообязанными и пребывающих в запасе.

В карточку по форме № 10 вносят личные данные сотрудника: сведения об образовании, месте работы, должности, семейном положении, месте жительства или месте пребывания (на срок более трех месяцев). 

Карточка по форме № 10. 

Размер карточки — 210×297 мм, она состоит из лицевой и оборотной стороны. На первой нужно указывать личные данные, на второй — информацию о воинском учете, приемах и увольнениях, а также дополнительные сведения.

Данные нужно вносить шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета разборчивым почерком без помарок. Карандашом можно вписывать семейное положение, место жительства, телефон работника — если данные изменятся, вы сможете поправить их, а не переписывать карточку заново.

Данные в карточке нужно актуализировать каждый раз, если сотрудник женился, развелся, получил диплом, перевелся на другую должность, сменил место жительства. А также сообщать об этом в военкомат в течение пяти дней после внесения изменений в картотеку. 

Карточки сотрудников необходимо хранить и в электронном, и в бумажном виде. Вносить какие-либо изменения в базу данных электронных карт, а также распечатывать их, можно только ответственному за воинский учет в организации.

Если ранее в организации вы использовали для учета старые карточки по форме Т⁠-⁠2, нужно завести новые — по форме № 10.

Для работы с карточками нужно организовать картотеку. Все документы в ней должны быть распределены в строгой очередности, а также в алфавитном порядке согласно разделу:

• первый раздел — карточки офицеров запаса;

• второй раздел — карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;

• третий раздел — карточки военнообязанных запаса женского пола;

• четвертый раздел — карточки призывников.

Если в вашей организации на воинском учете более 500 человек, добавьте пятый раздел — в него помещаются карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах о вручении мобилизационных предписаний. 

Карточки сотрудников, снятых с воинского учета, храните отдельно от картотеки. Их нужно сверять с военным комиссариатом. После сверки можно уничтожить, но обязательно составить акт об уничтожении.

Карточки сотрудников по форме №10 и сведения о сотрудниках в запасе нужно направить в военкомат. Далее сверку данных нужно проводить раз в год — дату сверки назначает военкомат. 

Список граждан, пребывающих в запасе.

Эти сведения в военкомат можно передавать или лично, или по почте — электронного документооборота пока нет. 

Работодатель обязан организовать служебное делопроизводство по вопросам ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе (П. 39 Методических рекомендаций по ведению воинского учёта в организациях).

Уточнить названия и количество папок для целей отдельного делопроизводства можно в районном военном комиссариате. 

Вся переписка с военными комиссариатами регистрируется отдельно и хранится в отдельной папке. В каждой папке рекомендуется хранить опись вложенных документов.

У каждой папки в делопроизводстве должно быть название. Как пример:

• папка № 1 «Законодательные и нормативно-правовые акты по воинскому учету ГПЗ»;

• папка № 2 «Документы по ведению воинского учета»;

• папка № 3 «Картотека личных карточек военнообязанных сотрудников». 

В список документов по воинскому учету обязательно должен входить Журнал проверок осуществления воинского учёта и бронирования. В него вносят сведения о проверках военкомата, выявленных нарушениях и предписаниях об их устранении.

Помимо этого журнала, мы рекомендуем вести и другие:

• Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним.

• Журнал (книга) учёта бланков специального воинского учёта. 

• Журнал учёта карточек граждан, подлежащих воинскому учёту, по форме №10.

• Журнал регистрации исходящих документов воинского учёта. 

• Журнал повесток (оповещения сотрудников о вызовах в военкоматы).

• Журнал направления работников в военкоматы.

Они упрощают ведение учета, помогают доказать отсутствие ошибок при проверках и избежать штрафов.

Читайте также: Журналы по воинскому учету, которые могут защитить от штрафов

На военном учете должны стоять все юрлица без исключения. Отсутствие в компании работников, которые подлежат воинскому учету, не освобождает работодателя от обязанностей в области воинского учета. Сегодня у вас нет военнообязанных, а завтра вы приняли такого работника на работу — значит, должны уведомить военкомат. 

Законы, в которых регламентируется обязанность организаций вести воинский учет:

• Закон «Об обороне» № 61-ФЗ от 31.05.1996. 

• Закон «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ.

• Постановление Правительства от 27.11.2006 № 719 (ред. от 25.07.2023) «Об утверждении Положения о воинском учете».

• Приказ Министра обороны от 22.11.2021 № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета».

Порядок действий, когда военнообязанных сотрудников в организации нет, нормативно не урегулирован. Надежнее руководствоваться п. 22 Методических рекомендаций Генерального штаба ВС по ведению воинского учета в организациях, а именно:

• В организации должен быть приказ с указанием ответственного за воинский учет сотрудника, а также прописаны его функциональные обязанности;

• Проект приказа должен быть согласован с военным комиссаром или с органом местного самоуправления.

Карточку учета организации при постановке на воинский учет нужно заполнить так: шапку отчета регистрационными данными, все остальное данные в форме — нулями. 

Если организация уже стоит на воинском учете, проверьте: 

1. Все ли военнообязанные сотрудники, поставлены на воинский учет;

2. Полноту и достоверность данных, содержащихся в личных карточках;

3. Актуальность форм документов — актуальные шаблоны мы предоставили в 10 шагах;

4. Порядок в документообороте: как хранятся документы, ведутся журналы, своевременно ли вносятся изменения в карточки сотрудников.

За отсутствие учета или ошибки в нем предусмотрены штрафы и для работодателей, и для сотрудников.

Штрафы для работодателей:

Штрафы для сотрудников:

Количество штрафов будет зависеть от того, сколько нарушений выявят при проверке.

Реклама: ООО «Центр Бухгалтерских Решений», ИНН 5902063551, erid: LjN8KLpN6