Воинский учет в компаниях в 2024 году: все нюансы регулярной работы, от сбора документов до сверок

При ведении воинского учета важно:

• чтобы на учете стояли все военнообязанные сотрудники; 

• информация в личных карточках сотрудников была полной, достоверной и актуальной;

• использовались актуальные формы документов;

• документооборот велся по правилам;

• отчеты предоставлялись вовремя;

• ежегодно проводилась сверка.

Работодатели должны вести воинский учет сотрудников — призывников и военнообязанных:

• призывник — это не зачисленный в запас мужчина призывного возраста — от 18 до 30 лет;

• военнообязанный — статус, который сменяет собой статус призывника.

Воинскому учету подлежат:

• зачисленные в запас мужчины призывного возраста — от 18 до 30 лет;

• мужчины в запасе;

• мужчины, которые не служили без законных оснований для отсрочки или потому, что были освобождены от призыва;

• те, кто успешно отучился на военных кафедрах и в военных ВУЗах;

• те, кто прошел альтернативную гражданскую службу;

• женщины с ВУС.

Воинский учет сотрудника ведется до тех пор, пока человек состоит в запасе. Женщины могут быть в запасе максимум до 50 лет, а мужчины — до 70 лет. Конкретный возраст зависит от пола, воинского звания и разряда.

Читайте также: 30 сложных вопросов про воинский учет: комментарии эксперта.

В паспорте военнообязанных и призывников стоит штамп. Если гражданин подлежит воинскому учету, на 13 странице паспорта есть отметка «Военнообязанный». Штамп о воинской обязанности проставляют в паспортах всех военнообязанных и призывников, кроме тех, кто признан негодным по состоянию здоровья. 

Если отметки в паспорте нет, возможен один из двух вариантов:

• сотрудник не годен к службе; 

• сотрудник уклоняется от постановки на воинский учет. 

Если сотрудник не хочет вставать на учет, работодатель в любом случае обязан  выдать ему направление в военкомат, взять с него подпись о том, что направление было выдано, и сообщить в военкомат, что такой сотрудник числится в штате. После этого уклонение призывника — это его личная ответственность: работодатель со своей стороны выполнил все свои обязанности. 

Для ведения воинского учета понадобится запросить:

1. паспорт;

2. все дипломы об образовании (средне-профессиональное и высшее);

3. военные билеты (все страницы, даже пустые, либо другие документы, относящиеся к воинскому учету — справка взамен военного билета, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу);

4. свидетельства о браке (при наличии);

5. свидетельство(а) о рождении детей (при наличии);

6. СНИЛС;

7. ИНН;

8. трудовую книжку.

Сведения из этих документов должны быть отражены в карточке сотрудника. Если каких-то сведений нет, их нужно обязательно внести.

В некоторых случаях сотрудник не хочет предоставлять отдельные документы, например, свидетельство о браке, разводе, рождении детей. Заставить его нельзя, но можно и нужно рассказать об его ответственности: провести ликбез о ведении воинского учета и о штрафах для физлиц за неполные, недостоверные и устаревшие сведения военкомату — от 1000 до 5000 рублей за каждое нарушение. 

Кроме того, в некоторых крупных компаниях при рождении ребенка сотруднику назначается материальная помощь. Это может послужить дополнительной мотивацией для сотрудника предоставить такие сведения работодателю. 

Сверьте данные, которые содержатся в личных карточках сотрудников №10 и те, что есть в вашей компании. 

Сведения о сотрудниках можно проверить в 1С: ЗУП, либо обратиться к аналоговой учетной программе. Если сведений в программе нет, их придется проверять вручную. Запросите информацию у самих сотрудников: узнайте, не изменился ли адрес, семейное положение или другие сведения. 

При ведении воинского учета необходимо оформить и вести пакет обязательных документов. В него входят:

• карточка №18 учета организации;

• план работ по воинскому учету;

• карточки №10 на военнообязанных;

• приказ об организации воинского учета и назначении ответственного;

• журналы регистрации. 

Обязательный журнал регистрации только один — это журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования. Он содержит сведения о проверках военкомата, выявленных нарушениях и предписаниях об их устранении. 

Однако есть и необязательные:

• Журнал учета листков сообщений и корешков к ним.

Фиксирует факт того, что сотруднику выдали листок сообщения об изменении сведений.

• Журнал учета карточек граждан, подлежащих воинскому учету, по форме №10.

Упрощает ведение карточек №10. Составляется в произвольной форме. 

• Журнал (книга) учета бланков специального воинского учета.

Регистрирует прием и передачу оформленных удостоверений и извещений об отсрочке от призыва. Этот журнал нужно вести только тем компаниям, которые ведут бронирование сотрудников.

• Журнал повесток (оповещения сотрудников о вызовах в военкоматы).

Позволяет вести учет всех повесток в военкоматы, которые приходят на сотрудников. 

• Журнал регистрации исходящих документов воинского учета.

Ведет учет исходящей документации в военкоматы: уведомлений о приеме и увольнении сотрудников, сведений о гражданах, которые обязаны состоять на воинском учете и других документов.

• Журнал направления работников в военкоматы.

Фиксирует факты направления в военкомат сотрудников, у которых нет отметок в паспорте об отношении к воинской обязанности или отметок в военном билете о постановке на воинский учет.

Они упрощают ведение учета и защищают при проверках. 

Читайте также: Журналы по воинскому учету, которые могут защитить от штрафов.

Все документы воинского учета храните отдельно от кадровых, в специальных папках и шкафах, в помещениях с ограниченным доступом. В идеале — в закрывающихся металлических несгораемых шкафах или сейфах, закрытых от третьих лиц. 

Учитывайте, что в документах по воинскому учету хранятся не только персональные данные, но и сведения, относящиеся к военной тайне, в частности, информация о военно-учетной специальности (ВУС). Эти сведения подпадают под статью 5 закона о государственной тайне.

Военнообязанные сотрудники — это мобилизационные ресурсы нашей страны, и сведения о ВУС частично засекречены. В открытом доступе можно найти только три первые цифры из кода, обозначающие воинскую специализацию: например, стрелковые войска. Продолжение кода содержит закрытые сведения о назначении военнообязанного и организации войск. Эта информация относится к военной тайне в соответствии с п. 1 ст. 5 закона «О государственной тайне» и п. 26 «Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (указ Президента от 30 ноября 1995 года № 1203).

Поэтому доступ к документам по воинскому учету должен быть строго ограничен. Ответственность за разглашение военной тайны — вплоть до уголовной, со сроками заключения до 20 лет.

Защитите себя от штрафов при ведении воинского учета

Возьмем на себя подготовку всех необходимых документов для постановки на воинский учет и диалог с военкоматами

Оставьте заявку, мы перезвоним

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Сверки нужны, чтобы уточнить, изменились ли сведения о сотрудниках и компании. Их проводят по месту регистрации организации, а данные по сотрудникам сверяют с тем военкоматом, где сотрудники стоят на учете.  

Проводить сверку компании обязаны ежегодно. При этом важно понимать, что военкоматы сами инициирует сверки крайне редко, и не напоминают об этом бизнесу. Согласование сверки с военкоматом — зона ответственности руководителя, либо сотрудника, назначенного ответственным за воинский учет. Если ее не назначить, компанию оштрафуют.

Как провести сверку с военкоматом

Перед сверкой проверьте, корректно ли вы ведете воинский учет: 

• все ли сведения о сотрудниках есть, актуальны ли они, 

• все документы воинского учета у вас на руках, 

• есть ли списки пребывающих в запасе для каждого военкомата, где числятся сотрудники,

• заполнены ли все журналы воинского учета.

После этого ответственный за воинский учет должен запросить сверку с военкоматом. Сделать это можно по телефону, или лично посетить военкомат и попросить назначить дату и время сверки. Как правило, военкоматы сразу называют свои приемные дни и часы, когда можно прийти на сверку.

В назначенный день нужно явиться в военкомат со всеми документами. Сотрудник военкомата сверит информацию, оставит замечания, запросит недостающие или неактуальные сведения и назначит срок для исправления ошибок и неточностей.

После того, как все правки будут учтены и данные военкомата будут совпадать с данными компании, военкомат завизирует документы. Если вы отправляли документы по почте, подтвердить сверку можно с помощью номера исходящего письма и описи.

Кроме сверок с военкоматами существуют и выездные проверки. К крупным компаниям военкоматы ездят с проверкой раз в год, к средним и малым могут приходить с выборочными проверками раз в три года, с предварительным уведомлением.

Настроим воинский учет с нуля

Проведем аудит кадров, определим военнообязанных, заполним документы

Оставить заявку

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KBNEb