При ведении воинского учета важно:
чтобы на учете стояли все военнообязанные сотрудники;
информация в личных карточках сотрудников была полной, достоверной и актуальной;
использовались актуальные формы документов;
документооборот велся по правилам;
отчеты предоставлялись вовремя;
ежегодно проводилась сверка.
Поставьте на учет всех военнообязанных сотрудников
Работодатели должны вести воинский учет сотрудников — призывников и военнообязанных:
призывник — это не зачисленный в запас мужчина призывного возраста — от 18 до 30 лет;
военнообязанный — статус, который сменяет собой статус призывника.
Воинскому учету подлежат:
зачисленные в запас мужчины призывного возраста — от 18 до 30 лет;
мужчины в запасе;
мужчины, которые не служили без законных оснований для отсрочки или потому, что были освобождены от призыва;
те, кто успешно отучился на военных кафедрах и в военных ВУЗах;
те, кто прошел альтернативную гражданскую службу;
женщины с ВУС.
Воинский учет сотрудника ведется до тех пор, пока человек состоит в запасе. Женщины могут быть в запасе максимум до 50 лет, а мужчины — до 70 лет. Конкретный возраст зависит от пола, воинского звания и разряда.
Читайте также: 30 сложных вопросов про воинский учет: комментарии эксперта.
В паспорте военнообязанных и призывников стоит штамп. Если гражданин подлежит воинскому учету, на 13 странице паспорта есть отметка «Военнообязанный». Штамп о воинской обязанности проставляют в паспортах всех военнообязанных и призывников, кроме тех, кто признан негодным по состоянию здоровья.
Если отметки в паспорте нет, возможен один из двух вариантов:
сотрудник не годен к службе;
сотрудник уклоняется от постановки на воинский учет.
Если сотрудник не хочет вставать на учет, работодатель в любом случае обязан выдать ему направление в военкомат, взять с него подпись о том, что направление было выдано, и сообщить в военкомат, что такой сотрудник числится в штате. После этого уклонение призывника — это его личная ответственность: работодатель со своей стороны выполнил все свои обязанности.
Проверьте, все ли данные есть в личных карточках
Для ведения воинского учета понадобится запросить:
паспорт;
все дипломы об образовании (средне-профессиональное и высшее);
военные билеты (все страницы, даже пустые, либо другие документы, относящиеся к воинскому учету — справка взамен военного билета, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу);
свидетельства о браке (при наличии);
свидетельство(а) о рождении детей (при наличии);
СНИЛС;
ИНН;
трудовую книжку.
Сведения из этих документов должны быть отражены в карточке сотрудника. Если каких-то сведений нет, их нужно обязательно внести.
В некоторых случаях сотрудник не хочет предоставлять отдельные документы, например, свидетельство о браке, разводе, рождении детей. Заставить его нельзя, но можно и нужно рассказать об его ответственности: провести ликбез о ведении воинского учета и о штрафах для физлиц за неполные, недостоверные и устаревшие сведения военкомату — от 1000 до 5000 рублей за каждое нарушение.
Кроме того, в некоторых крупных компаниях при рождении ребенка сотруднику назначается материальная помощь. Это может послужить дополнительной мотивацией для сотрудника предоставить такие сведения работодателю.
Обновите информацию
Сверьте данные, которые содержатся в личных карточках сотрудников №10 и те, что есть в вашей компании.
Сведения о сотрудниках можно проверить в 1С: ЗУП, либо обратиться к аналоговой учетной программе. Если сведений в программе нет, их придется проверять вручную. Запросите информацию у самих сотрудников: узнайте, не изменился ли адрес, семейное положение или другие сведения.
Приведите в порядок документооборот
При ведении воинского учета необходимо оформить и вести пакет обязательных документов. В него входят:
карточка №18 учета организации;
план работ по воинскому учету;
карточки №10 на военнообязанных;
приказ об организации воинского учета и назначении ответственного;
журналы регистрации.
Обязательный журнал регистрации только один — это журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования. Он содержит сведения о проверках военкомата, выявленных нарушениях и предписаниях об их устранении.
Однако есть и необязательные:
Журнал учета листков сообщений и корешков к ним.
Фиксирует факт того, что сотруднику выдали листок сообщения об изменении сведений.
Журнал учета карточек граждан, подлежащих воинскому учету, по форме №10.
Упрощает ведение карточек №10. Составляется в произвольной форме.
Журнал (книга) учета бланков специального воинского учета.
Регистрирует прием и передачу оформленных удостоверений и извещений об отсрочке от призыва. Этот журнал нужно вести только тем компаниям, которые ведут бронирование сотрудников.
Журнал повесток (оповещения сотрудников о вызовах в военкоматы).
Позволяет вести учет всех повесток в военкоматы, которые приходят на сотрудников.
Журнал регистрации исходящих документов воинского учета.
Ведет учет исходящей документации в военкоматы: уведомлений о приеме и увольнении сотрудников, сведений о гражданах, которые обязаны состоять на воинском учете и других документов.
Журнал направления работников в военкоматы.
Фиксирует факты направления в военкомат сотрудников, у которых нет отметок в паспорте об отношении к воинской обязанности или отметок в военном билете о постановке на воинский учет.
Они упрощают ведение учета и защищают при проверках.
Читайте также: Журналы по воинскому учету, которые могут защитить от штрафов.
Все документы воинского учета храните отдельно от кадровых, в специальных папках и шкафах, в помещениях с ограниченным доступом. В идеале — в закрывающихся металлических несгораемых шкафах или сейфах, закрытых от третьих лиц.
Учитывайте, что в документах по воинскому учету хранятся не только персональные данные, но и сведения, относящиеся к военной тайне, в частности, информация о военно-учетной специальности (ВУС). Эти сведения подпадают под статью 5 закона о государственной тайне.
«Государственную тайну составляют:
1) сведения в военной области:
о содержании стратегических и оперативных планов, документов боевого управления по подготовке и проведению операций, стратегическому, оперативному и мобилизационному развертыванию Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск, воинских формирований и органов, предусмотренных федеральным законом “Об обороне”, об их боевой и мобилизационной готовности, о создании и об использовании мобилизационных ресурсов;
Закон от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 04.08.2023) "О государственной тайне”».
Военнообязанные сотрудники — это мобилизационные ресурсы нашей страны, и сведения о ВУС частично засекречены. В открытом доступе можно найти только три первые цифры из кода, обозначающие воинскую специализацию: например, стрелковые войска. Продолжение кода содержит закрытые сведения о назначении военнообязанного и организации войск. Эта информация относится к военной тайне в соответствии с п. 1 ст. 5 закона «О государственной тайне» и п. 26 «Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (указ Президента от 30 ноября 1995 года № 1203).
Поэтому доступ к документам по воинскому учету должен быть строго ограничен. Ответственность за разглашение военной тайны — вплоть до уголовной, со сроками заключения до 20 лет.
Защитите себя от штрафов при ведении воинского учета
Возьмем на себя подготовку всех необходимых документов для постановки на воинский учет и диалог с военкоматами
Оставьте заявку, мы перезвоним
Вовремя отправляйте отчетность
Форма отчета | Содержание | Даты отправки |
Уведомление о приеме или увольнении сотрудника, подлежащего воинскому учету | Сведения о приеме или увольнении военнообязанного работника | В течение пяти дней со дня приема или увольнения |
Уведомление военного комиссариата о работниках, не вставших на воинский учет | Сведения о работниках, которые состоят на воинском учете и не состоят, но обязаны состоять на воинском учете | В течение трех дней со дня, как выявили такого сотрудника, или в течение двух недель со дня, как получили запрос от военкомата |
Уведомление об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете | Сведения о работниках, у которых изменилось семейное положение, образование, структурное подразделение или должность, местожительство или место пребывания, состояние здоровья | В течение пяти дней со дня изменения сведений |
Список работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, в алфавитном порядке | Перечень всех сотрудников, которым в следующем году исполняется 17 лет. Отдельным разделом в конце списка укажите работников старших возрастов, которые по каким-то причинам не были поставлены на первоначальный воинский учет ранее | Ежегодно по запросу военкомата до 1 ноября |
Анкета на сотрудника для первоначальной постановки на воинский учет | Полные сведения о военнообязанных | Ежегодно по запросу военкомата до 1 ноября. Сдают вместе со списком сотрудников, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет |
Список сотрудников для сверки учетных сведений о воинском учете | Все данные воинского учета каждого сотрудника организации | Ежегодно, даты нужно уточнить в военкомате |
Карточка учета организации №18 | В карточке укажите общую численность военнообязанных сотрудников, количество тех, кто пребывает в запасе или бронировании | До 31 декабря, но даты нужно уточнить в военкомате |
План воинского учета | План мероприятий по воинскому учету на год | До 31 декабря, но даты нужно уточнить в военкомате |
Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе | Численность работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе | До 31 декабря, но даты нужно уточнить в военкомате. Отчет сдают только те работодатели, которые ведут бронирование работников |
Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, пребывающих в запасе, на период мобилизации и на военное время | В отчете укажите сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, которые пребывают в запасе, на период мобилизации и на военное время | До 31 декабря, но даты нужно уточнить в военкомате |
Регулярно проводите сверки с военкоматом
Сверки нужны, чтобы уточнить, изменились ли сведения о сотрудниках и компании. Их проводят по месту регистрации организации, а данные по сотрудникам сверяют с тем военкоматом, где сотрудники стоят на учете.
Проводить сверку компании обязаны ежегодно. При этом важно понимать, что военкоматы сами инициирует сверки крайне редко, и не напоминают об этом бизнесу. Согласование сверки с военкоматом — зона ответственности руководителя, либо сотрудника, назначенного ответственным за воинский учет. Если ее не назначить, компанию оштрафуют.
Как провести сверку с военкоматом
Перед сверкой проверьте, корректно ли вы ведете воинский учет:
все ли сведения о сотрудниках есть, актуальны ли они,
все документы воинского учета у вас на руках,
есть ли списки пребывающих в запасе для каждого военкомата, где числятся сотрудники,
заполнены ли все журналы воинского учета.
После этого ответственный за воинский учет должен запросить сверку с военкоматом. Сделать это можно по телефону, или лично посетить военкомат и попросить назначить дату и время сверки. Как правило, военкоматы сразу называют свои приемные дни и часы, когда можно прийти на сверку.
В назначенный день нужно явиться в военкомат со всеми документами. Сотрудник военкомата сверит информацию, оставит замечания, запросит недостающие или неактуальные сведения и назначит срок для исправления ошибок и неточностей.
После того, как все правки будут учтены и данные военкомата будут совпадать с данными компании, военкомат завизирует документы. Если вы отправляли документы по почте, подтвердить сверку можно с помощью номера исходящего письма и описи.
Кроме сверок с военкоматами существуют и выездные проверки. К крупным компаниям военкоматы ездят с проверкой раз в год, к средним и малым могут приходить с выборочными проверками раз в три года, с предварительным уведомлением.
Настроим воинский учет с нуля
Проведем аудит кадров, определим военнообязанных, заполним документы
Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KBNEb
Начать дискуссию