8 статей расходов на автопарк, которые нужно отражать в бухгалтерском учете

Есть два варианта, как отразить ремонт и обслуживание автомобиля в учете:

• Если проводите ремонт внутри компании — Дт 20 (23, 25…) — Кт 02, 10, 69, 70.

• Если пользуетесь услугами стороннего сервисного центра — Дт 20 (23, 25..) — Кт 60.

Например, таким образом необходимо учесть траты, если в машине заменили свечи зажигания или провели ремонтно-кузовные работы.

Запчасти для автомобиля считаются материальными запасами. Их учитывают на счете 10 «Материалы». А затраты на покупку запчастей отражаются по проводке Дт 20 (26, 44) — Кт 10.

Когда признаются затраты: на дату подписания первого документа, который подтверждает их.

Какие документы служат основанием для учета. Их список зависит от того, где проводят ремонт или обслуживание — внутри компании или в сторонней организации. Если у вас есть своя рембаза, понадобятся:

• план ремонтов;

• дефектные ведомости;

• заявки на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры;

• требования-накладные на выдачу запчастей;

• акты на списание запчастей и материалов;

• инвентарные карточки с отметками о ремонтах.

Если ремонтируете автомобили в стороннем сервисном центре, необходимы следующие документы:

• договор с СЦ;

• заявка на ремонт — с перечнем работ и запчастей;

• акт приема-передачи авто в ремонт;

• заказ-наряд с перечислением работ и их стоимостью;

• акт приема-сдачи работ;

• счет-фактура;

• акт приема-передачи автомобиля;

• чек ККТ.

Затраты на замену резины и уход за колесами в сервисном центре учитывают по Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) — Кт 60, 76. 

Компания также может сама купить шины и заменить их своими силами. Тогда резина учитывается в качестве материальных запасов по проводке Дт 10.5, Кт 60.

Когда признаются затраты: в периоде получения акта, который подтверждает их.

Какие документы служат основанием для учета. Если проводили шиномонтаж в сервисном центре, понадобится договор с организацией и акт выполненных работ с перечнем использованных запчастей. Если компания покупала резину сама, необходим чек ККТ. 

Оплата автомойки в бухгалтерском учете не отличается от других услуг по обслуживанию транспорта. Ее учитывают по проводкам Дт 20 (23, 25..) — Кт 60.

Когда признаются затраты: в периоде, к которому относятся — независимо от даты оплаты.

Какие документы служат основанием для учета. Если вы всегда обслуживаете автомобиль в одной и той же мойке, нужен договор на автомоечные услуги с этой организацией, и чеки ККТ. Но чаще компании оплачивают такие работы через подотчетных сотрудников — тогда понадобится чек ККТ, товарный чек и авансовый отчет.

Учесть затраты на парковку можно двумя способами: 

• Если затраты на парковку постоянные: Дт 60 — Кт 51 или Дт 76 — Кт 51 в зависимости от того, какой счет используете. Подойдет, например, когда сотрудники в течение дня ездят по городу на служебных машинах. А компания заключила договор с частной парковкой, где работники оставляют автомобили после окончания рабочего дня и в выходные. Уплаченная сумма отражается по Дт 20 (23, 25, 26, 44) — Кт 60.

• Если затраты разовые: Дт 71 — Кт 51 при выдаче денег сотруднику с расчетного счета или Дт 71 — Кт 50 из кассы. Оплата услуг по парковке учитывается по Дт 60 (76) — Кт 71, а списывается на расходы по Дт 20 (23, 25, 26, 44) — Кт 60 (76). Уместно при разовых затратах на краткосрочную парковку. Например, сотрудник поехал на служебной машине на другой конец города, чтобы провести переговоры с клиентом, и оставил авто на общественной платной стоянке. Если работник израсходовал не все деньги, он возвращает их по проводке Дт 51 (50) — Кт 71. А если потратил больше, чем выдала компания, организация компенсирует траты с проводкой Дт 71 — Кт 51 (50).

Когда признаются затраты. Затраты на постоянную парковку — в день получения акта оказанных услуг либо в день перечисления оплаты. Расходы на разовую стоянку — через подотчетного сотрудника на дату утверждения авансового отчета.

Какие документы служат основанием для учета. При постоянных расходах нужен договор со стоянкой и закрывающий акт по итогам периода. При разовых — путевой лист, кассовый чек или парковочный чек, а также авансовый отчет. Важно, чтобы в документах были указаны госномера автомобилей, а также дата, время и место парковки.

ППР — это комплексное решение для компаний с автопарком из любой отрасли

С ППР бизнес может закрыть любые потребности: от заправки и ремонта машин до оплаты страховки и командировок

Узнать подробнее

В расходы на ГСМ — горюче-смазочные материалы — входят траты на бензин, дизельное топливо, газ, масла и другие жидкости, которые необходимы для работы автомобиля. Их учитывают на счете 10 «Материалы», можно также ввести субсчет 10.3 «Топливо». Проводки зависят от того, как компания приобретает и оплачивает ГСМ.

Покупка напрямую у юрлица или ИП, оплата безналично:

• Оприходование ГСМ: Дт 10 — Кт 60.

• Начисление входящего НДС (при наличии): Дт 19 — Кт 60.

• Оплата ГСМ: Дт 60 — Кт 51.

• Принятие налога к вычету: Дт 68 — Кт 19.

Покупка через подотчетное лицо:

• Перечисление сотруднику средств для приобретения ГСМ: Дт 71 — Кт 50, 51.

• Оприходование ГСМ: Дт 10 — Кт 71.

Покупка через подотчетное лицо с оформлением счета-фактуры:

• Перечисление сотруднику средств для приобретения ГСМ: Дт 71 — Кт 50, 51.

• Оплата ГСМ: Дт 60 — Кт 71.

• Принятие к учету: Дт 10 — Кт 60.

• Начисление входящего НДС (при наличии): Дт 19 — Кт 60.

• Принятие налога к вычету: Дт 68 — Кт 19.

Покупка с расчетом по топливным картам:

• Авансирование расчетов по топливным картам: ДТ 60.2 — Кт 51.

• Учет НДС с аванса: Дт 19 — Кт 76.АВ.

• Принятие к вычету налога с авансового платежа: Дт 68 — Кт 19.

• Принятие топлива к учету: Дт 10 — Кт 60.1.

• Начисление входящего НДС: Дт 19 — Кт 60.1.

• Принятие к вычету налога с купленного бензина: Дт 68 — Кт 19.

• Учет аванса на сумму фактической покупки: Дт 60.1 — Кт 60.2.

• Восстановление НДС с аванса: Дт 76.АВ — Кт 68.

Когда признаются затраты: в периоде, к которому относятся расходы.

Какие документы служат основанием для учета: при покупке напрямую — кассовый чек, при покупке через подотчетное лицо — дополнительно авансовый отчет, при покупке по топливным картам — товарные накладные и реестр операций по топливным картам.

Оплата полисов ОСАГО и Каско относится к расходам бизнеса, а страховое возмещение — к доходам. Проводки будут такими:

• Перечислена страховая премия: Дт 76 — Кт 51.

• Учтена оплата страховки: Дт 20 (25, 26…) — Кт 76.

• Учтено страховое возмещение: Дт 76 — Кт 91.1.

Когда признаются затраты. Все зависит от длительности страховки:

• Если полис оформляют на один отчетный период, расходы учитываются при оплате.

• Если на срок дольше отчетного периода, важен порядок выплат, лучше уточнить в страховой компании.

• При единовременной оплате полиса затраты учитывают пропорционально количеству дней, в течение которых действует договор.

• При оформлении в рассрочку каждый платеж относится к периоду, в котором его совершили. Если о периоде платежей в договоре не сказано, их распределяют на срок действия полиса.

Какие документы служат основанием для учета: договор со страховой компанией.

Для штрафов предусмотрены следующие проводок.

• Штраф отражен в прочих расходах: Дт 91.2 — Кт 76.

• Сумма перечислена в бюджет: Дт 76 — Кт 51.

Когда признаются затраты: в периоде, в котором компания решила платить штраф, а не оспаривать его.

Какие документы служат основанием для учета: квитанция об оплате штрафа.

Помимо обслуживания машины, необходимо учитывать расходы на покупку вещей, которые находятся в нем. Это разовые затраты. Вот что к ним относится.

• Аптечка, огнетушитель, коврики и чехлы. Расходы на их приобретение относятся к закупке инвентаря и хозяйственных принадлежностей. Это Дт 10.9 — Кт 60 (76).

• Сигнализация. Ее необходимо оприходовать по Дт 07 — Кт 60 (76) как оборудование к установке. Монтаж учитывают по Дт 08 — Кт 07, причем неважно, устанавливает ли компания сигнализацию сама или обращается в сервисный центр.

Когда признаются затраты: в периоде, когда их приобрели. 

Какие документы служат основанием для учета: чеки ККТ.

Обосновать затраты не получится без подтверждающих документов. Чтобы не собирать их вручную, можно использовать специальные сервисы для оплаты услуг, связанных с автопарком. Тогда закрывающие документы формируются автоматически в электронном виде. Например, такие решения есть у ППР.

• Топливо. Водители могут оплачивать топливо на 18 000 АЗС по всей России. Транзакции отображаются в личном кабинете компании — не нужно просить сотрудников хранить чеки.

• Ремонт и ТО. Можно обслуживаться более чем в 300 сертифицированных центрах во всех городах России. После завершения работ ППР предоставляют полный пакет документов.

• Шиномонтаж и мойки. Для грузовых и легковых авто доступно более 700 сервисов шиномонтажа и 200 автомоек по всей России. Найти подходящую можно в личном кабинете или в сервисе «АЗС-локатор».

• Парковки. Оплатить стоянку получится даже без пластиковой топливной карты, это можно сделать в мобильном приложении.

• Страхование. Через сервис от ППР можно подобрать подходящий полис ОСАГО или каско, и сразу получить его по электронной почте.

• Мониторинг и оплата штрафов. Можно просматривать историю штрафов, а также настроить оповещения по СМС или почте, чтобы не пропустить период со скидкой 50%.

А еще бухгалтерам не нужно самим собирать кипу бумаг для налоговой. Специалисты ППР сформируют пакет документов — вам останется отправить их в ФНС. Отчетность также позволяет уменьшить налогооблагаемую базу и возместить 20% НДС.

ППР — это комплексное решение для компаний с автопарком из любой отрасли

С ППР бизнес может закрыть любые потребности: от заправки и ремонта машин до оплаты страховки и командировок

Узнать подробнее

Реклама: ООО «Передовые Платежные Решения», ИНН: 7743036465, erid: 2W5zFJhVAw2