Причина 1 — нерентабельные проекты
Аутсорсинговая бухгалтерская фирма может терять деньги из-за нерентабельных проектов. В свою очередь, нерентабельными проекты становятся из-за:
Неправильной оценки трудозатрат —если фирма неправильно оценивает время и ресурсы, которые сотрудники затрачивают на работу с одним проектом или клиентом, то может неосознанно занизить цену (тариф). В итоге оказывается, что фактические затраты на выполнение работ превышают сумму, полученную от клиента.
Неэффективного управления проектами — отсутствие четкого планирования, контроля и коммуникации между членами команды ведут к задержкам, дублированию усилий и неоптимальному распределению ресурсов. В результате проект становится более затратным и теряет прибыльность.
Как решить проблему
Чтобы избежать убытков, аутсорсинговой бухгалтерской фирме нужно тщательно оценивать свои возможности, правильно рассчитывать стоимость проектов и эффективно управлять ресурсами. В этом деле без автоматизации не обойтись.
«ПланФикс» позволяет бухгалтерской фирме управлять процессами в одной системе. Для работы с каждым клиентом создается Проект, который состоит из задач и подзадач. Так и руководитель, и сотрудники видят, кто за что несет ответственность. Задачи можно смотреть в виде канбан-доски или календаря. Это помогает упорядочить процессы и избежать дублирования функций.
В системе также удобно оценивать трудозатраты на каждый проект. С помощью таймера учета рабочего времени можно собрать статистику, которая показывает время на каждую операцию, выполненную сотрудником. На основании статистики — установить экономически обоснованные тарифы для клиентов.
Также в «ПланФикс» можно посмотреть аналитику по доходам и расходам компании в разбивке по проектам и задачам, настроить собственные отчеты, чтобы было удобно контролировать бюджет.
Подпишитесь на телеграм-канал, чтобы быть в курсе всех новостей из мира бухучета и налогов.
Причина 2 — оплата труда, не привязанная к результату работы
Иногда дело не в том, что проект приносит мало денег, а в том, что расходы на оплату труда не привязаны к результату работы сотрудников. В то время как оплата труда работников в бухгалтерской фирме — одна из самых значительных статей расходов. Это приводит к тому, что ФОТ может быть необоснованно завышен, а также к сопутствующим проблемам:
Отсутствие мотивации: если сотрудники получают фиксированную зарплату независимо от объема и качества выполненной работы, у них нет стимула работать эффективнее и брать на себя дополнительные задачи.
Неэффективное распределение рабочего времени: если сотрудники не заинтересованы в быстром и качественном выполнении задач, они могут тратить рабочее время неэффективно.
Трудности в планировании бюджета: если расходы на оплату труда не зависят от результатов работы сотрудников, становится сложнее прогнозировать эту статью расходов. Фирма может столкнуться с кассовыми разрывами.
Как решить проблему
Чтобы избежать этих проблем, аутсорсинговой бухгалтерской фирме нужно разработать систему оплаты труда, которая будет привязана к результатам работы сотрудников. Это может быть сдельная оплата, бонусы за выполнение KPI или комбинированная система, которая включает фиксированную часть и переменную, зависящую от результатов. Важно регулярно анализировать эффективность работы сотрудников и оптимизировать процессы, чтобы снизить затраты и повысить рентабельность проектов.
В «ПланФикс» можно собрать аналитику о количестве клиентов, сумме услуг и времени, затраченном на обслуживание, узнать, какой доход приносит в компанию каждый сотрудник.
Система позволяет рассчитать вознаграждение сотрудников и премии для них в зависимости от количества выполненных задач и затраченного времени.
Причина 3 — некомпетентные или недобросовестные сотрудники
Аутсорсинговая бухгалтерская фирма работает в сфере услуг. Ее основной актив — это «люди», а именно, квалифицированные бухгалтеры, которые ведут клиентов. Из-за недобросовестных или некомпетентных бухгалтеров фирма может терять деньги и вот почему:
Неэффективная работа. Недобросовестные или некомпетентные бухгалтеры выполняют свои обязанности некачественно, допускают ошибки в отчетности, нарушают сроки сдачи документов и др. Из-за этого фирма может получить штрафы от контролирующих органов, потерять клиентов.
Переманивание клиентов. Недобросовестные сотрудники могут уводить клиентов, предлагая им более выгодные условия сотрудничества.
Как решить проблему
Чтобы предотвратить подобные ситуации, аутсорсинговая бухгалтерская фирма должна тщательно проверять кандидатов при приеме, контролировать работу сотрудников и проводить регулярные проверки качества услуг.
В «ПланФикс» удобно контролировать все задачи и коммуникации. Планировщик показывает задачи на одном экране вместе с их статусами — руководитель всегда сможет отследить, на каком этапе они находятся. Система напоминает сотрудникам о сроках исполнения, а уведомление о просроченной задаче приходит руководителю.
Также можно скрыть от сотрудников контакты клиентов, чтобы исключить возможность для бухгалтера увести их.
Если сотрудникам не хватает квалификации, можно повышать ее с помощью «ПланФикс». Создайте в системе базу знаний: в ней разместите не только регламенты, но и ссылки на полезные ресурсы или курсы, с помощью которых бухгалтеры смогут получить дополнительные знания.
Причина 4 — неумение руководителя делегировать задачи
Неумение руководителя делегировать задачи тоже может быть причиной потери денег в бухгалтерской фирме. Оно приводит к:
Задержкам в проектах: если руководитель не делегирует задачи, а пытается выполнить все самостоятельно, это ведет к задержкам в выполнении проектов, затягивает подписание договоров, согласование дополнительных условий и т.д. В итоге клиенты недовольны, репутация компании портится, из-за чего новых клиентов привлечь сложнее.
Ограниченным возможностям для роста: руководитель, который не умеет делегировать задачи, ограничивает возможности для роста и развития фирмы. Он становится «узким местом», через которое проходят все процессы. Это не позволяет масштабировать бизнес и увеличивать прибыль.
Как решить проблему
Чтобы избежать этих проблем, руководителю аутсорсинговой бухгалтерской фирмы важно развивать навыки делегирования и строить команду, которой он будет доверять:
Подбирать квалифицированных сотрудников.
Четко распределять обязанности и ставить задачи.
Контролировать качество делегируемых задач.
Выстраивать доверительные отношения в команде.
Делегирование не означает отсутствие контроля, но эффективный контроль невозможен без автоматизации. Например, «ПланФикс» позволяет управлять бизнесом и отслеживать все процессы в единой системе. Так задачи не останутся без внимания управленца, но контроль за ними не будет отнимать все его время. Отслеживать процессы можно из любой точки мира в любое время с помощью мобильного приложения.
Делегирование позволяет руководителю сосредоточиться на стратегических вопросах развития бизнеса, оптимизировать затраты и найти точки роста фирмы.
Причина 5 — неэффективная работа отдела продаж
Эта причина тоже связана с работой сотрудников — но уже не бухгалтеров, а менеджеров, которые общаются с потенциальными клиентами и привлекают их на обслуживание. Вот что происходит в таком случае:
Потеря потенциальных клиентов: если отдел продаж долго отрабатывает лиды, не предоставляет информацию вовремя или не проявляет должного внимания к потенциальным клиентам, фирма теряет доход.
Низкая конверсия лидов в клиентов: если отдел продаж не может убедить потенциальных клиентов в преимуществах услуг фирмы, это приводит к низкой конверсии лидов в клиентов.
Неэффективное ведение сделок: если отдел продаж работает хаотично, не ведет учет сделок, не контролирует сроки и не доводит сделки до закрытия, фирма тоже теряет потенциальную прибыль. Кроме того, неэффективное ведение сделок может негативно сказаться на репутации фирмы и отношениях с клиентами.
Как решить проблему
Чтобы избежать проблем в работе отдела продаж, аутсорсинговой бухгалтерской фирме нужно:
Подбирать квалифицированных менеджеров.
Обучать и развивать навыки продаж у сотрудников.
Внедрять четкие процессы и стандарты работы с лидами и клиентами.
Ставить четкие цели и KPI для отдела продаж.
Использовать CRM-систему для учета и контроля сделок.
CRM-система от «ПланФикс» позволяет фиксировать все этапы продаж и обслуживания клиентов. Вы можете отслеживать, вовремя ли выполнялись задачи по тому или иному клиенту, доволен ли он качеством работы и множество других событий, которые влияют на удовлетворенность заказчика. А лояльность клиента бухгалтерской фирмы — залог долгосрочных отношений с ним.
Используйте все возможности «ПланФикс» в течение 14 дней абсолютно бесплатно.
Запишитесь на бесплатную консультацию
Оставьте свои контакты, наш менеджер с вами свяжется:
Реклама: ООО «Сфера», ИНН 7720483717, erid: LjN8KKDmJ
Комментарии
1если убрать реклаиу, весьма неплохая статья, может быть адресована всем руководителям