Как организовать комфортную и безопасную работу с самозанятыми

Конечно, можно обойтись исключительно чеками — закон это разрешает. Но если компания часто взаимодействует с внушительным количеством исполнителей, безопаснее будет иметь акты и договоры. Важный момент: договор лучше формировать под каждое задание отдельно.

Сегодня все это можно и нужно делать электронно. Все уже привыкли к ЭДО с усиленными цифровыми подписями при взаимодействии с контрагентами.

Блок по работе с физлицами принято называть КЭДО (кадровый электронный документооборот) — для него подойдет и простая электронная подпись. Принцип её работы можно сравнить с проверкой при входе или осуществлении какой-то операции в онлайн банке, когда на мобильный клиента автоматически отправляется уникальный постоянно меняющийся четырехзначный код.

Для работы с самозанятыми существуют специализированные инструменты для кадровиков и бухгалтеров. У них есть две чёткие цели: автоматизировать часть или весь процесс работы с исполнителями и предоставить дополнительные гарантии и функционал.

В свою очередь эти инструменты делятся на два типа:

• кредитные организации;
• операторы электронных площадок.

На официальном сайте налоговой перечислены те организации, которые прошли проверку и получили одобрение ФНС на такого рода услуги.

Как выбрать надежного партнера

1. Проверьте статус компании на сайте налоговой, одобрен ли он ФНС.
2. Необходимый минимум, который вы вправе требовать от партнера — КЭДО, выплаты самозанятым, включая проверку статуса плательщика налога на профессиональный доход и возможность автоматически формировать необходимые документы с гарантией соблюдения всех требований закона.
3. Изучите предложения на рынке: большинство подобных компаний оказывают услуги за комиссию от 0,5% до 5% от оборота.

Кроме основных функций некоторые компании предлагают дополнительные инструменты — их можно выбрать под себя. Это максимально облегчит документооборот и снимет нагрузку с кадровиков, юристов и бухгалтерии.

Набор дополнительных инструментов для бизнеса у разных компаний будет отличаться, но если постараться консолидировать возможные варианты, он будет выглядеть так:

1. Уведомление в МВД.

По самозанятым, которые не являются гражданами России, необходимо готовить уведомление в МВД. В нем необходимо описать суть ваших договорных отношений.

Платформа заполняет уведомления автоматически — остается скачать и отправить в соответствующий территориальный орган.

2. Онбординг и техническая поддержка.

В компании Qugo клиентский сервис работает круглосуточно, говорит на нескольких языках и снимает с вас все вопросы самозанятых исполнителей.

3. Работа напрямую или по API.

Исполнитель получает сервис, автоматизирующий отчетность перед налоговой. Работать с платформой можно как отдельно, так и интегрировать по API с 1C, например. В таком случае вы сможете работать в комфортной для вас среде, в которую будут подгружаться документы с платформы.

4. Консалтинг.

Этот пункт незаслуженно игнорируют сами клиенты, хотя это крайне важный элемент работы. Специалисты компании-партнера помогают правильно оформлять документы, всегда в курсе всех нововведений и готовящихся поправок в законе. Это позволяет свести риски к минимуму.

5. Маркетплейс.

Маркетплейс не только позволяет осуществлять поиск исполнителей, но и гарантирует ФНС открытость и прозрачность взаимодействия с самозанятыми. При наличии у платформы маркетплейса не придется доказывать налоговикам, почему был выбран тот или иной специалист на выполнение конкретной задачи.

Риски переквалификации сведены к минимуму.

6. Операции с любыми контрагентами.

Вне зависимости от того, какую форму налогообложения выбрали ваши контрагенты, с помощью платформы можно работать и с самозанятыми, и с физическими лицами без специального налогового статуса, и с индивидуальными предпринимателями.