Что такое ЭДО и ЭП
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен важными документами через защищенные каналы связи. Для него используют специальный сервис. Этот сервис предоставляет оператор ЭДО — компания, которую одобрила налоговая служба.
С помощью ЭДО стороны могут обмениваться разными документами: договорами, актами, накладными и т. д. Чтобы электронные документы имели такую же юридическую силу, что и бумажные, их подписывают электронной подписью (ЭП).
ЭП бывают трех типов:
Простая электронная подпись (ПЭП) указывает на автора документа, но не защищает от изменений после подписания.
Неквалифицированная усиленная ЭП (УНЭП) создается криптографическими алгоритмами, поэтому не только подтверждает автора, но и гарантирует, что документ не был изменен.
Квалифицированная электронная подпись (УКЭП) тоже формируется с помощью криптографических алгоритмов. КЭП выдают только аккредитованные центры, одобренные Минкомсвязи. Программы для работы с такой подписью должны быть сертифицированы ФСБ.
КЭП всегда равнозначны ручной подписи. Исключение — когда закон устанавливает, что документ можно подписать только на бумаге. Документы, подписанные ПЭП и УНЭП, равнозначны документам на бумажном носителе, если стороны прописали это условие в соглашении.
Основание — закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Чтобы начать работать с ЭДО, компании нужно:
Получить электронную подпись.
Выбрать оператора ЭДО.
Установить программу для работы с ЭДО.
Подключить контрагентов, с которыми она будет обмениваться электронными документами.
Подписывайтесь на телеграм-канал Qugo, чтобы первыми быть в курсе новостей из мира самозанятости и внештатного персонала.
Какими документами заказчики могут обмениваться с самозанятыми через ЭДО
Основные документы, которые с самозанятыми можно подписывать в электронном формате:
Договор — основной документ, который закрепляет права и обязанности сторон, объем услуг, сроки и порядок оплаты.
Задание — конкретизирует условия задачи, если они не прописаны в договоре. Задания обычно оформляют, если стороны заключили рамочный договор для сотрудничества в течение некоторого времени.
Акт выполненных работ или оказанных услуг — подтверждает, что заказчик принял и оплатил результаты работ или услуг. Акт нужен для налогового учета расходов и урегулирования возможных споров.
Почему удобно подписывать эти документы в цифровом виде
Подписывать документы с самозанятым в электронном виде удобно по нескольким причинам:
Экономия денег. С электронными документами компания сокращает расходы на покупку бумаги и краски для принтера. Также бизнес экономит на почтовых или курьерских услугах, если с самозанятым не получается обменяться документами лично.
Экономия времени. Подписать электронные документы можно быстрее, чем бумажные, особенно, если фрилансер живет в другом городе или не может оперативно подъехать в офис для подписания.
Безопасность. Цифровую подпись сложнее подделать, чем ручную. Еще правильно оформленные электронные документы помогут доказать законность сотрудничества с самозанятым, если ФНС придет с проверкой.
Оперативный поиск документов. В системе ЭДО можно мгновенно найти нужный документ — все они хранятся в электронном архиве и доступны в любое время.
О чем пилотный проект ФНС по ЭДО для самозанятых
ФНС запустила проект «Электронный документооборот с самозанятыми». В нем могут участвовать самозанятые, которые работают с индивидуальными предпринимателями, юрлицами и оформляют документы на бумаге.
В пилотном проекте самозанятые могут обмениваться документами с физ- и юрлицами через специальное приложение оператора ЭДО. Подписывать и отправлять документы можно прямо с телефона или планшета.
Для подписания используют один из вариантов:
NFC-карту;
мобильное приложение TrustDoc SE;
КЭП на специальном носителе.
Участие в проекте добровольное. Чтобы начать, заказчику и самозанятому нужно договориться о переходе на электронные документы и выбрать оператора ЭДО. Пилот продлится до марта 2025 года.
Участникам проекта не придется заниматься бумажной волокитой — все происходит онлайн. После завершения пилота налоговые органы рассмотрят возможность расширить использование ЭДО компаниями, ИП и самозанятыми.
Как еще можно обмениваться электронными документами с самозанятыми
Если вы не участвуете в пилотном проекте, это не значит, что нет возможности обмениваться юридически значимыми документами с самозанятыми. Это можно делать через специальные платформы для сотрудничества с внештатными специалистами — например, Qugo.
Чтобы подписывать электронные документы на платформе, не нужно заключать отдельные договоры с операторами ЭДО или настраивать роуминг — обмен данными между операторами, если у вас и исполнителя они разные. Обращаться в удостоверяющие центры для получения ЭП самозанятому тоже не придется.
Qugo — это сервис для автоматизации работы с самозанятыми, физлицами по договорам ГПХ и ИП. Исполнитель автоматически получает простую электронную подпись после регистрации на платформе. Также перед началом сотрудничества он проходит проверку со стороны ФНС. Налоговая проверяет, не утратил ли исполнитель статус плательщика НПД и безопасно ли с ним сотрудничать.
У платформы Qugo много других полезных функций. С ее помощью заказчик может:
Выплачивать вознаграждения массово по реестрам и индивидуально отдельному исполнителю.
Проводить выплаты физлицам на карты всех банков РФ с автоматической проверкой налогового статуса исполнителей.
Формировать договоры, акты и чеки.
Qugo автоматически создает чек после выплаты и перечисляет налог за исполнителя. Платформу можно интегрировать с вашей учетной программой или приложением.
Персональный менеджер отвечает на вопросы по работе с фрилансерами и помогает с регистрацией и выплатами. Многоязычный колл-центр консультирует исполнителей, помогает получить статус самозанятого и зарегистрироваться на платформе.
Читайте также:
Может ли самозанятый нанимать помощников: какие есть варианты.
Как успешно пройти проверку при сотрудничестве с самозанятыми: гайд для бизнеса.
Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми
Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия
Получите полезную памятку для бизнеса
Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFGxgMFW
