Особенности договора аренды с экипажем
По ст. 632 ГК РФ кроме передачи транспортного средства (ТС) во временное владение и пользование, арендодатель еще оказывает услуги по управлению и технической эксплуатации. Их включают в сумму арендной платы или указывают по отдельности.
По ст. 635 ГК РФ члены экипажа являются работниками арендодателя и можно сделать вывод, что заключать такой договор можно только с организациями и ИП с работниками. В то же время в законах нет запрета на аренду ТС у физлиц, в том числе у работников арендатора. Часто договор аренды с экипажем заключают с руководителем или сотрудниками, которые используют свой автомобиль для служебных поездок.
Что раскрыть в договоре аренды с экипажем:
Сведения о сторонах договора — арендодателе и арендаторе.
Объект аренды — подробное описание из паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации: марку, модель, цвет, VIN-номер, государственный регистрационный знак и другое. Без этого договор считается незаключенным — п. 3 ст. 607 ГК РФ.
Размер арендной платы и порядок расчетов.
Срок действия договора. Если он начинает действовать с конкретной даты, укажите это в условиях. Если срок не прописывать, договор по умолчанию будет заключен на неопределенный срок.
Права и обязанности сторон.
Арендодатель обязан:
передать ТС во временное владение и пользование со всей документацией и принадлежностями;
оказывать услуги по управлению ТС и его технической эксплуатации самостоятельно или оплачивать услуги и содержание других членов экипажа (своих работников) — ст. 635 ГК РФ;
поддерживать нормальное состояние ТС, проводить за свой счет техосмотр, текущий и капитальный ремонты — 634 ГК РФ;
оплачивать страховку, если в условиях не прописано другое — ст. 637 ГК РФ;
нести ответственная за вред, причиненный третьим лицам в результате аварии, если не доказана вина арендатора — ст. 640 ГК РФ.
Арендатор обязан:
взять на себя расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией ТС, в том числе на ГСМ и прочие материалы, если в договоре не указано другое — ст. 636 ГК РФ;
своевременно перечислять арендные платежи.
В договор можно включить дополнительные пункты. Например, по п. 1 ст. 638 ГК РФ арендатор имеет право без согласия арендодателя сдавать ТС в субаренду. Но в договоре это можно запретить или указать, что нужно получить письменное согласие.
Путевые листы оформляет арендодатель — п. 1 ст. 6 закона № 259-ФЗ от 08.11 2007 и п. 10 приказа Минтранса № 390 от 28.09 2022. Платить транспортный налог арендатору не нужно. По ст. 357 НК РФ это должен делать тот, на кого зарегистрировано ТС.
По ст. 633 ГК РФ договор аренды с экипажем не нужно регистрировать в Росреестре.
Подарок для наших читателей — запись вебинара по нюансам применения ФСБУ 25/2018. Полтора часа подробного разбора новаций стандарта на конкретных примерах! Автор курса — участник разработки новых ФСБУ и генеральный директор Академии «Регламент» Алексей Иванов.
ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды»
нюансы применения от Алексея Иванова
Получите бесплатное видео с экспертным обзором!
Если арендодатель — физлицо
Если вы заключаете договор с физлицом без статуса ИП, который самостоятельно управляет автомобилем, лучше разделить стоимость на две части:
Плата за аренду — она не облагается страховыми взносами.
Вознаграждение за услуги по управлению и технической эксплуатации — облагается страховыми взносами. Взносы от несчастных случаев начисляются, только если это условие отдельно прописано в договоре.
Можно оформить 2 договора ГПХ: аренды без экипажа и на оказание услуг по управлению и его технической эксплуатации. Если стоимость не разделять, страховыми взносами будет облагаться вся сумма, начисленная в пользу физлица — п. 1 ст. 420 НК РФ.
С арендной платы и вознаграждения за услуги по управлению нужно удерживать НДФЛ.
Не позднее рабочего дня, следующего после заключения договора аренды с экипажем нужно подать в СФР сведения о трудовой деятельности — подраздел 1.1 формы ЕФС-1. После окончания договора тот же отчет надо сдать не позднее следующего рабочего дня.
Если вы заключили договор с организацией или ИП, с выплат не нужно удерживать НДФЛ, начислять страховые взносы и сдавать отчетность, так как это обязанность арендодателя.
Какие документы оформлять при аренде с экипажем
Получение и возврат арендованного ТС нужно оформлять актами приема-передачи. Для этого можно использовать самостоятельно разработанные формы с учетом обязательных реквизитов из п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Оформлять акты об оказании услуг арендодатель не обязан, но такое условие можно прописать в договоре. Если актов не будет, подтвердить расходы можно:
договором аренды с актом приема-передачи;
графиком платежей, если он приложен;
платежными поручениями.
Расходы на ГСМ нужно подтверждать путевыми листами, которые оформляет арендодатель, а также:
кассовыми чеками, приложенными к авансовому отчету, если ГСМ покупали через подотчетное лицо;
договорами на приобретение ГСМ, товарными накладными, если покупали от имени организации;
чеками терминала АЗС, накладными или другими документы от продавца, реестрами операций по картам, если использовали топливные карты.
Налоговый учет аренды транспортного средства с экипажем
ОСНО
В налоговом учете нельзя амортизировать арендованные основные средства — п. 1 ст. 256 НК РФ.
Арендную плату можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, если ТС используется в деятельности организации — пп.10 п.1 ст. 264 НК РФ.
ГСМ можно учитывать:
как материальные расходы по пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, если у вас автотранспортное предприятие и ТС используется в основной деятельности;
как прочие расходы по пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, если ТС нужно для периодических служебных поездок.
В любом случае списывать ГСМ нужно по нормам. Например, по Методическим рекомендациям Минтранса, хотя они были предназначены для автотранспортных компаний. Можно разработать свои нормативы или использовать техническую документацию завода-изготовителя ТС.
УСН
Арендную плату можно учесть в расходах на УСН «Доходы минус расходы» по пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Затраты на ГСМ можно учесть:
как материальные расходы пп. 5 п.1 ст. 346.16 НК РФ;
как расходы на содержание служебного транспорта по пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Как и на ОСНО, расходы на ГСМ нужно списывать по нормам.
Бухгалтерский учет аренды транспортного средства с экипажем
Общий порядокс признанием ППА и ОА
Датой получения транспортного средства нужно отразить право пользования активом (ППА) и признать обязательство по аренде (ОА) — п. 10 ФСБУ 25/2018.
Согласно п. 13 ФСБУ 25/2018 ППА нужно учесть по фактической стоимости, в которую входят:
первоначальная оценка ОА;
арендные платежи, перечисленные не позднее даты получения транспортного средства;
затраты, связанные с поступлением объекта аренды и приведением его в пригодное состояние;
оценочное обязательство по будущему восстановлению транспортного средства до состояния, требуемого договором аренды.
По п. 14 ФСБУ 25/2018 обязательство по аренде первоначально оценивается как сумма приведенной стоимости будущих арендных платежей. Чтобы ее определить, нужно уменьшить стоимость номинальных величин на ставку дисконтирования, которую организации подбирают самостоятельно по правилам из п.15 ФСБУ 25/2018. Но можно использовать ставку, по которой вы могли бы привлечь или уже привлекали заемные средства на тот же срок, что и у аренды.
Подробно об учете ППА и ОА мы рассказывали в этой статье.
Упрощенный порядок без признания ППА и ОА
Во втором варианте учета арендную плату нужно отражать в порядке, который действовал до 2022 года. Например, принять транспортное средство на забалансовый учет и относить арендные платежи к расходам равномерно в течение срока аренды:
Дт 001 — автомобиль получен в аренду.
Дт 91.2 (20, 26, 44…) Кт 76 (73) — отражена арендная плата.
Воспользоваться упрощенным вариантом можно, если:
1. Выполняются все условия из п. 12 ФСБУ 25/2018:
Право собственности на ТС не переходит к арендатору.
ТС нельзя выкупить по цене, ниже справедливой стоимости.
ТС не предполагается сдавать в субаренду.
Кроме того, нужно соответствовать любому условию из п. 11 ФСБУ 25/2018:
Срок аренды не более 12 месяцев.
Аналогичное новое ТС стоит не более 300 тыс. руб.
Вы ведете бухучет упрощенным способом.
Если у вас есть право вести упрощенный бухучет, но вы не подпадаете под другие условия, можете учесть в ППА только первоначальную оценку обязательств по аренде и арендную плату, перечисленную не позднее даты получения ТС. Остальное учитывайте как расходы текущего периода — п. 13 ФСБУ 25/2018. Оценивать обязательство по аренде вам можно как сумму номинальных величин арендных платежей, без расчетов приведенной стоимости — п. 14 ФСБУ 25/2018.
Если вам кажется, что ФСБУ 25/2018 очень сложный, то приходите на курс Академии «Регламент» по бухучету аренды, и мы научим применять его на практике. Вы научитесь вести учет аренды у арендатора и арендодателя, освоите операции по учету аренды в 1С, и получите уверенный навык дисконтирования.
ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт
Онлайн-курс Академии «Регламент»: лекции, домашки, живые разборы, сертификат
Реклама: ООО «АКАДЕМИЯ «РЕГЛАМЕНТ», ИНН 7801725668, erid: LjN8KDUxx
Начать дискуссию