Обходимся без штатного бухгалтера: 10 советов директору

Если вы следите за деловыми новостями, то наверняка видели страшные истории — бухгалтер сбежал с миллионами, 10 лет переводил себе зарплату в сотни тысяч, не платил налоги или сдавал отчетность далекую от реальности. После такого пропадает желание брать на работу специалиста даже с дипломом и опытом. Можно ли самостоятельно организовать работу и обойтись без наемного бухгалтера? Ответим на этот вопрос 10 простыми советами.

Совет № 1. Разберитесь как делать первичку без бухгалтера

Обычно на первом этапе (презентации, заключение договора) с клиентом работает менеджер или директор, а выставлением документов занимается бухгалтер. Он же следит прошла ли оплата, сообщает о поступлении платежа и тогда товар можно отгружать.

Подготовку документов по сделке можно значительно упростить:

1. Создайте счет на оплату уже на этапе переговоров. Не нужно ждать, когда это сделает бухгалтер. Мало того, не нужно задумываться о стоимости услуги. В CRM можно провести мгновенный расчет. Настроить расценки может даже непрофессионал без участия сисадмина.

Здесь сразу несколько преимуществ — экономия времени, клиент не успевает «остыть», исключены ошибки и неточности в расчетах.

2. При интеграции с банком или 1С информация об оплате автоматически отразится в карточке и вы или ваш менеджер сразу получите извещение. Все — товар можно отгружать.

3. Кладовщик, если он у вас есть и имеет доступ к CRM, тоже увидит изменения и соберет заказ.

Формируйте самостоятельно акт, накладную ТОРГ-12, УПД в удобном формате, в т.ч. с факсимиле и отправляйте клиенту. Данные в формах будут заполнены автоматически, что исключает спонтанные ошибки (отвлекся, опечатался, выбрал не ту позицию в справочнике и т.д.).

Для удобства вы можете вывести на дэшборд CRM информацию, которая должна быть под рукой — аналитику по выставленным счетам, сделкам, звонкам и встречам, сведения о контактах и другие полезные данные.

Что мы видим — цепочка продажи успешно сработала, а бухгалтерия в ней даже не участвовала. Мы уже начали отвечать на вопрос, заданный в самом начале статьи?

Совет № 2. Поверьте в пользу автоматизации

Большую часть работы сотрудников можно автоматизировать. Доверьте рутинные задачи специальным программам и сервисам. Уже сейчас банки предлагают возможность формировать отчетность на основе выписок. Такой вариант хорошо подходит индивидуальным предпринимателям на УСН. Достаточно сделать простейшие настройки и банк не просто сформирует отчетность, но еще и отправит ее за вас, а также напомнит о предстоящих платежах по налогам.

Но такие сервисы обычно упрощены. В них нельзя вести учет сотрудников и заработной платы. Для этого придется подключить дополнительные услуги, к примеру, удаленного бухгалтера или онлайн-бухгалтерию. В этом случае вам на помощь придет личный помощник в чате или целая команда специалистов на удаленке.

В отличие от штатного бухгалтера ответственность такой службы либо застрахована, либо за нее отвечает сам банк и гарантирует качество услуги. Он заинтересован в сохранении клиентов, поэтому будут стараться, чтобы сервис вам действительно понравился.

Не хотите использовать сервис банка? Организуйте свой собственный. Например, настроить финансовый учет можно с помощью CRM-системы. Не удивляйтесь. Сейчас ее возможности гораздо шире, чем просто учет продаж.

Вы не только сможете в режиме реального времени следить за движениями по счетам, но также:

• автоматически конструировать и выставлять документы клиентам;
• учитывать дебиторку;
• планировать платежи;
• формировать финансовые отчеты — о прибылях и убытках, о движении денежных средств и другие;
• синхронизировать работу CRM и 1С.

Если у вас в штате пока не много сотрудников или вы сами занимаетесь формированием счетов, то вам точно пригодится Конструктор документов и писем.

Используйте ЭДО — электронный документооборот. Во-первых, никаких бумажных документов, во-вторых, автоматическая загрузка в 1С, в третьих, любая сделка проходит буквально в несколько кликов, не нужно ждать, когда контрагент пришлет к вам курьера или письмо.

Но одной автоматизации не достаточно, чтобы компания работала как часы.

Совет № 3. Настройте общение с клиентами

До того, как что-то продать, нужно еще найти кому продать. Про поиск и удержание клиентов мы обязательно расскажем в наших следующих статьях. Сейчас просто напомним, что самый простой способ сообщить о своей компании потенциальным покупателям — рассылка.

Если собираетесь отправить информацию по электронной почте:

• Не будьте банальными — «хотим вам предложить купить водонагреватель» уже не работает. А вот «Не мылись уже три дня? Опять отключили горячую воду? Решим вашу проблему за 1 день!» может привлечь внимание.
• Самое важное — в начале письма, делайте акцент на преимуществах услуги или товара и их пользе для клиента. «Наш водонагреватель вы легко установите самостоятельно, мы разработали простую инструкцию, в которой разберется даже ребенок. Все необходимое для монтажа уже в комплекте. Закажите — оплатите — получите на следующий день — установите за один час. Все! Принимайте ванну, наслаждайтесь душем и забудьте наконец про кастрюли и тазики.»
• Будьте наготове — если клиент хочет сразу из письма перейти к заказу, то он не должен долго ждать, когда с ним свяжется менеджер. Знаете, что такое воронка продаж? На каждом этапе часть вашей аудитории уходит. Кто-то не стал открывать письмо, кто-то открыл, но не перешел к покупке, кто-то захотел купить, но не оплатил и т.д.

В итоге остается небольшой процент покупателей и их никак нельзя потерять. Для ускорения обработки заказов вашим сотрудникам поможет единая клиентская база. В нее попадает вся информация о каждом клиенте. Это позволяет не только ускорить и упростить продажи, но и систематизировать данные.

Вам, как руководителю, не придется больше просить бухгалтера составить аналитику — сколько, каких услуг и товаров было продано, на какую сумму, все это будет наглядно представлено в CRM.

Совет № 4. Организуйте расчеты с сотрудниками

Расчет зарплаты — это один самых сложных участков бухгалтерии. Изучить его досконально неспециалисту будет очень трудно. Эту задачу, как и кадровый учет, можно отдать на аутсорсинг.

Если же у вас есть желание вникнуть в расчеты самому — используйте ту же автоматизацию. К примеру, в 1С достаточно завести личные данные о сотруднике, настроить его оклад, указать стаж, вычеты, некоторые другие сведения и в дальнейшем расчет заработной платы, а также отпускных или больничных будет достаточно простым. Большую часть расчетов программа проведет сама.

Это вариант хорошо работает, если ваши сотрудники трудятся на окладе.

Если же их заработок состоит из постоянной — оклада и переменной — премий, бонусов и т.п. частей, то вам нужно знать:

• насколько каждый работник вложился в работу компании;
• выполнил ли индивидуальный план по продажам;
• сколько клиентов привлек или заказов обработал и т.д.

Проще говоря, надо определить KPI (Key Performance Indicators, ключевые показатели эффективности). Это легко сделать с помощью функционала CRM-системы от S2. Вы сможете устанавливать как коллективные, так и индивидуальные планы, прогнозировать продажи, вести учет рабочего времени, мониторить вклад работников в общее дело.

В результате у вас будут данные, из которых нетрудно посчитать поощрения самым активным сотрудникам и легко вычислить неэффективных.

Попробовать CRM от S2 бесплатно

Совет № 5. Изучите основы законодательства

Отладили внутренние и внешние процессы? Отлично, пора заняться более высокими материями, а именно — изучить законы.

Мы не предлагаем вам штудировать Налоговый или Трудовой кодекс, перечитывать судебную практику и все письма Минфина. Но знать основы полезно.

Научитесь понимать разницу между системами налогообложения, их преимущества, недостатки и причины, по которым можно слететь с одного режима и перейти на другой.

Вот вам краткий ликбез:

Совет № 6. Учтите особенности своего бизнеса

Мы выше уже рассказали в табличке, что размер налога определяется регионом, где вы ведете деятельность, возможно будет выгоднее зарегистрироваться в регионе, где ставки ниже, а условия для вашего бизнеса интереснее.

Узнать о льготах можно, не прибегая к консультации с бухгалтером. Достаточно зайти на сайт налоговой, выбрать вверху страницы нужный регион и перейти в раздел с интересующим вас налогом.

Вот тут вы найдете все действующие налоги РФ

Если открыть страницу, например с патентной системой, то, пролистав информацию до конца, вы найдете ссылки на региональное законодательство и сможете узнать для какой деятельность есть льготы, пониженные ставки и на каких условиях они действуют.

Совет № 7. Освойте отчетность

Даже если вы автоматизировали весь учет и справляетесь с расчетом зарплаты, то остается еще проблема отчетности. Ее поможет решить онлайн-бухгалтерия (о ней мы рассказывали в начале). Можно передать эту часть работы на аутсорсинг.

Современный аутсорсинг — это не просто тот же бухгалтер, только работающий в штате другой компании, а сервис с целым набором услуг. К примеру:

• юридические консультации;
• решение вопросов с блокировками счетов;
• оформление иностранных сотрудников и миграционный учет;
• партнерские программы с банками (позволят сэкономить на открытии и ведении счетов);
• участие в налоговых проверках, сопровождение при визитах в налоговую и многое другое.

Т.е. это такая группа поддержки на все случаи жизни. Автоматически формировать отчетность тоже можно. С помощью 1С Бухгалтерии, специальных бесплатных программ от ФНС (пример — Налогоплательщик ЮЛ) или онлайн-сервисов.

Проконтролировать расчеты с бюджетом и узнать, какая отчетность сдана, можно через личный кабинет в ФНС. Для его открытия понадобиться электронная подпись или подтвержденный аккаунт на Госуслугах.

Совет № 8. Переходите в онлайн и облако

Руководитель, который хочет уследить за всеми процессами в организации, должен иметь под рукой приложения, способные ему в этом помочь.

Какие приложения вам пригодятся:

• Если ведете бухгалтерию в облаке, то доступ к ней будет с любого устройства 24/7, такой же доступ будет у менеджеров, кладовщиков, администраторов и других сотрудников, правами доступа можно управлять.
• Банковские приложения — оформить платежку, стоя в пробке на шоссе, или оплатить счет за материалы, находясь в командировке, теперь не проблема. Даже открыть новый счет или депозит, поменять тариф РКО, продать или купить валюту можно дистанционно.
• CRM-система. Это целый комплекс, позволяющий контролировать работу сотрудников и организации вцелом. С ее помощью можно ставить работникам задачи, следить за их выполнением и результатами, проверять поступившие заявки в соцсетях и на сайте, проводить рекламные рассылки или извещать клиентов о статусе их заказов. Неважно какой у вас бизнес — большая компания или семейное дело, CRM позволяет систематизировать и ускорить все рабочие процессы, а значит все ваши клиенты получат заслуженное внимание.
• Приложения и сервисы для видео-встреч и конференций. Zoom, Skype, Google Hangouts Meet и многие другие. Так вы сможете собирать вместе сотрудников даже из разных городов (сейчас удаленка и фриланс стали необходимостью, а не трендом). Встречи с клиентами тоже можно проводить онлайн. Кстати, это позволит вам заочно познакомить ключевых контрагентов с производством или торговыми точками. Во время беседы не обязательно находится в кабинете — проведите видео-экскурсию в прямом эфире.
• Используйте возможности платформ и площадок с которыми работаете. Например, интегрируйте вашу CRM с Wildberries или Ozon, чтобы оперативно загружать информацию о складских остатках или заявках.
• Подключайтесь ко всем возможным мессенджерам. Для клиентов важна доступность связи — увидел интересующий товар и сразу написал в WhatsApp или Telegram. Чем больше каналов связи, тем шире охват целевой аудитории.

Если вы передали часть функций бухгалтерии на аутсорсинг, то для его контроля тоже можно использовать приложения и чаты — пишите своему личному менеджеру, задавайте вопросы, отправляйте фото и сканы документов и т.д.

Совет № 9. Копируйте и архивируйте

Это заповедь, которую нужно вызубрить и довести действия по сохранению информации до автоматизма. Если пользуетесь облачными технологиями, то чаще всего провайдер сам проводит периодическую архивацию. Для тех программ, которые работают автономно, обязательно нужно настроить автоматическое сохранение данных, как правило — раз в день, можно чаще.

И самое главное — храниться ваш архив должен или в облаке или на внешнем носителе, в месте, отличном от нахождения основного оборудования. Бывает, что базу бухгалтерии сохранили на флэшке и оставили в кабинете, а там случился пожар и сгорел не только системный блок, но и флэшка с архивом. Epic fail!

Что не стоит копировать — это ключи электронных подписей (сейчас, кстати, ФНС начала выдачу бесплатных ЭЦП для ИП и руководителей организаций). Их вообще не рекомендуется передавать третьим лицам, точнее операторы запрещают это делать, но на практике директор отдает ключ бухгалтеру и потом не контролирует — а что с его помощью делает сотрудник.

С ключом квалифицированной электронной подписи можно многое — совершить сделку с недвижимостью, внести изменения в ЕГРЮЛ (поменять директора, юридический адрес и т.д.), подписать электронные документы с контрагентами, зарегистрироваться на электронных торговых площадках и участвовать в торгах, оформить кредит и многое другое.

И все это лучше делать самостоятельно. Сотрудникам можно поручать только подготовительную часть — сформировать пакет документов, например.

Совет № 10. Предусмотрите план на случай форс-мажора

Даже, если вы видите себя суперменом, способным решать все задачи своей компании самостоятельно, то может случиться так, что вы захотите уйти в отпуск или заболеете. Или произойдет какой-то внешний коллапс (сейчас на фоне очередных ограничений из-за коронавируса правила и законы меняются буквально на ходу, вот как с QR-кодами для посещения кафе и ресторанов в Москве). И это мы не говорим о самых настоящих форс-мажорах — ЧП, стихийных бедствиях, забастовках и т.п.

Готовить сани, как известно, нужно летом. Поэтому продумайте, как действовать, если вдруг невозможно будет работать по заранее определенным схемам или у вас не будет доступа к нужным программам и данным.

С CRM вы можете настроить автоматические алгоритмы для выполнения стандартных задач. В S2 вы без участия программистов настроите бизнес-процессы в удобном конструкторе. Создайте сценарий и система самостоятельно подгрузит заявки, поставит задачи, выставит счета, отправит sms и электронные письма и т.д.

Благодаря системе напоминаний, вы не забудете о важной сделке или окончании действия договора с клиентом, даже если вас отвлекут какие-то срочные дела.

Пользуйтесь нашими советами, автоматизируйте свой бизнес и читайте наш блог — мы расскажем много интересного и полезного о продажах, работах с персоналом, аналитике, автоматизации и многом другом. Пройдите, пожалуйста, опрос в конце статьи и расскажите - как обстоят дела с вашим бухгалтером.