По общему правилу перевод работника на дистанционную работу оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. Исключением является только случай введения дистанционной работы по инициативе работодателя, о котором мы писали в этой статье (в этом случае требуется ЛНА).
Тем не менее, если в компании значительная часть работников переведена на дистант, мы рекомендуем принять соответствующий ЛНА, регулирующий труд дистанционных работников. Принятие такого ЛНА сэкономит время и силы при необходимости внесения каких-либо изменений в правила осуществления дистанционной работы.
При принятии положения о дистанционной работе не забудьте ознакомить с ним работника под роспись (ч. 2 ст. 22 ТК) с помощью подписания листа ознакомления, журнала ознакомления или в иной форме. Если работник не будет ознакомлен с ЛНА, компанию могут оштрафовать на сумму в размере от 30 до 50 тыс. руб. (ч.1 ст. 5.27 КоАП), а также возникнут сложности с привлечением работника к дисциплинарной ответственности за нарушение правил работы на дистанте.
КЭДО при дистанционной работе
Дистанционная работа по трудовому договору может быть полностью построена на электронном взаимодействии работника и работодателя путем обмена любыми документами (ст. 312.3 ТК).
Статья 312.3 ТК разрешает при дистанционной работе перевести все документальное взаимодействие с работником в электронную форму.
В этом смысле электронное взаимодействие с дистанционными работниками значительно проще ввести, чем со всеми остальными — достаточно только включить все необходимые условия в дополнительное соглашение. Обмен в электронной форме возможен любыми документами.
Следует отметить, что упрощенная форма обмена электронными документами распространяется только на дистанционных работников.
По общему же правилу для введения электронного документооборота работодателю необходимо уведомить работника о факте введения КЭДО, принять отдельный ЛНА, получить согласие работника.
При этом в электронные документы нельзя перевести трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).
Место работы дистанционного работника
В последнее время особенно актуальным стал вопрос о том, что будет, если дистанционный работник уехал в другой город или страну, отличную от места его работы, и при этом «забыл» предупредить об этом своего работодателя.
Важно! Дистанционного работника можно направить в служебную командировку для выполнения служебного поручения в местности (на территории), отличной от местности (территории) выполнения трудовой функции (ч. 3 ст. 312.6 ТК). Например, командировкой будет признана служебная поездка дистанционного работника в головную организацию, расположенную за пределами административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает (письма Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37458-6-1, от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1, письмо Минфина от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).
Например, что будет, если в трудовом договоре указано место работы г. Москва, а фактически в рабочее время работник находился в г. Рязани?
Роструд отвечает, что в таком случае работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности за нарушение условий трудового договора (Апелляционное определение СК по гражданским делам Мурманского областного суда от 23.05.2019 по делу № 33-1584/2019). Более того, трудовой договор может быть расторгнут с таким работником при изменении места выполнения им трудовой функции, если это влечет невозможность выполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (ст. 312.8 ТК). Например, если в этом месте отсутствует Интернет.
Обратите внимание, что на практике под местом работы понимается населенный пункт, в котором фактически находится работник. Указание более подробного адреса является уже условием трудового договора о рабочем месте (письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).
Указывать полный адрес не рекомендуется, так как при его изменении придется вносить изменения в трудовой договор.
Дистанционная работа за пределами РФ
Возможность удаленной работы за границей по трудовому договору с российским работодателем в целом является спорным.
Минтруд довольно часто пишет о невозможности заключения трудового договора с дистанционным работником, который трудится за пределами РФ (письма Минтруда от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811, от 27.07.2016 № 17-3/В-292, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578, от 07.08.2015 № 17-3/В-410), и рекомендует заключать договор ГПХ. Объясняется данная позиция тем, что:
трудовое законодательство распространяется только на территорию РФ;
работодатель не может выполнить свои обязанности в сфере охраны труда.
Спойлер: это не все риски, однако наличие рисков не равно невозможность.
Московский ГИТ не столь категоричен и отмечает, что трудовым законодательством не урегулирован вопрос о работающем за пределами РФ дистанционном работнике (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 14.05.2021 № 77/7-13019-21-ОБ/10-17963-ОБ/18-1356).
При этом с точки зрения налогового права Минфин и ФНС считают возможным заключение с дистанционным работником трудового договора о работе последнего за пределами РФ (письма Минфина от 14.04.2021 № 03-04-06/27827, от 18.07.2019 № 03-04-06/53227 и ФНС от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@). Их позиция подкрепляется судебной практикой (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа в постановлении от 24.12.2020 № Ф08-10403/2020 по делу № А20-4914/2019, апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.06.2020 № 33-8432/2020 по делу № 2-5677/201).
В таком случае, по мнению Минфина, наступают лишь определенные последствия: если работник потеряет статус налогового резидента, ставка НДФЛ для него повысится (письма от 01.08.2018 № 03-04-06/54321, от 08.05.2019 № 03-04-05/33559, определение Московского областного суда от 28.09.2020 по делу № 33-24474/2020).
С 2024 года вступили в силу особые правила налогообложения доходов дистанционных сотрудников за рубежом. Подробнее мы расскажем об этом в статье на тему «Релокация работника», следите за нашими публикациями.
Итак, какие же существуют риски в случае дистанционной работы за пределами РФ:
1. Высокие риски:
№ | Риск | Комментарий |
1 | Невозможность направления документов работнику на подпись (в случае отсутствия сведений о фактическом местонахождении) или длительность процесса подписания (в случае обмена оригиналами) | Данный риск существует и при дистанционной работе на территории РФ. |
2 | Сложности с доказыванием факта прогула и последующим увольнением на этом основании | Данный риск существует и при дистанционной работе на территории РФ. |
3 | Возможны сложности с отправкой в командировку, а также значительное увеличение стоимости командировки (по сравнению с работниками в России) | Т.к. компания оплачивает стоимость билетов и время в пути из места работы до места командировки. |
4 | Сложности с НДФЛ | Доход в виде вознаграждения за исполнение трудовых обязанностей за пределами России относится к доходам от источников за пределами России (п. 6 ч. 3 ст. 208 НК). Это означает, что доход такого дистанционного работника будет облагаться НДФЛ только до тех пор, пока работник не утратит статус налогового резидента России. Такой дистанционный работник с момента указания в качестве места работы города за пределами России будет исчислять, декларировать и уплачивать НДФЛ самостоятельно (без участия работодателя) (п. 3 ч. 1 ст. 228 НК, письма Минфина от 14.04.2021 № 03-04-06/27827, от 20.01.2021 № 03-04-06/2495, от 08.05.2019 № 03-04-05/33559). Сначала в России, а с момента утраты статуса налогового резидента — в государстве пребывания (где находится место работы). Рекомендуем в трудовом договоре зафиксировать населенный пункт в иностранном государстве в качестве места работы (или хотя бы просто само иностранное государство / указание на работу за пределами РФ). Если договором предусмотрено место работы в России, налоговые органы могут оспорить статус доходов как полученных от источников за пределами России, и применить следующие общие правила, предусмотренные для доходов от источников в России:
При этом компания не лишается права доказывать иными способами факт осуществления дистанционной работы не с территории РФ. Таким образом, если по итогам налогового периода работник организации теряет статус налогового резидента (находился в России менее 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев), суммы НДФЛ, удержанные работодателем с его доходов в данном налоговом периоде по ставке 13%, пересчитываются по ставке в размере 30% с зачетом ранее удержанных по ставкам 13% и 15% суммы НДФЛ (письмо Минфина от 27.09.2019 № 03-04-05/74504, письмо ФНС от 13.08.2021 № СД-4-11/11455@). Во избежание привлечения к ответственности рекомендуем документально закреплять место работы такого работника за пределами России. Примечание: Данный пункт стал не актуален с 2024 года ввиду изменения правил налогообложения доходов дистанционных сотрудников за рубежом. Подробнее мы расскажем об этом в статье на тему «Релокация работника», следите за нашими публикациями. |
5 | Сложности с оплатой больничного | Скорее всего, документы, выданные иностранными медицинскими организациями, смогут подтвердить нетрудоспособность работника (при условии предоставления перевода) (принять данные документы от работника для подтверждения уважительности причин отсутствия на работе можно без прохождения формальностей в виде легализации/апостиля и нотариального перевода. Требования к документации остаются на усмотрение работодателя) и будут надлежащим основанием для отсутствия на работе. Однако подтвержденная таким образом временная нетрудоспособность не может быть оплачена. Пособие по временной нетрудоспособности назначается и выплачивается на основании электронного листка нетрудоспособности (далее — «ЭЛН»), размещенного в информационной системе «Соцстрах» (п. 16 Правил получения Фондом социального страхования РФ сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010 (далее – «Правила»), п. 7 приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н «Об утверждении Условий и порядка формирования больничных листов в форме электронного документа и выдачи больничных листков в форме документа на бумажном носителе в случаях, установленных законодательством Российской Федерации»). По решению врачебной комиссии документы, подтверждающие временную нетрудоспособность, выданные на территории иностранного государства, могут быть заменены ЭЛН. Для этого вам необходимо провести процедуру легализации или апостиля, а также предоставить нотариально заверенный перевод (п. 7 приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н «Об утверждении Условий и порядка формирования больничных листов в форме электронного документа и выдачи больничных листков в форме документа на бумажном носителе в случаях, установленных законодательством Российской Федерации»). Соответственно, если работник не приезжает в Россию для оформления ЭЛН или не выдает никому в РФ доверенность на совершение соответствующих действий, больничный не открывается и не оплачивается. Однако работодатель не вправе уволить работника за прогул в связи с наличием уважительной причины отсутствия на работе. |
6 | Невозможность организации охраны труда (в частности, невозможность обеспечить расследование и учет несчастных случаев) | Работодатель должен вести учет и расследовать несчастные случаи на производстве, указанные в ст. 227 ТК. Расследованию в установленном порядке подлежат в том числе события, в результате которых потерпевшие получили телесные повреждения в рабочее время на территории работодателя или в ином месте работы (абз. 3 ст. 227 ТК). Между тем, когда работник находится за пределами России, выполнение этой обязанности затруднено или требует больших затрат (например, при содействии работника можно составить акты и созвать комиссию, но истребовать медицинскую справку из иностранной медицинской организации сложно). Страхователь обязан сообщить страховщику о несчастном случае на производстве в течение 24 часов с момента его наступления (п. 6 ч. 2 ст. 17 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее – «ФЗ № 125»). Основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности в результате несчастного случая на производстве или профессионального заболевания является акт о несчастном случае, акт по делу о профессиональном заболевании или решение суда, а также ЭЛН (часть 1 ст. 15 ФЗ № 125, п. 16, 24 Правил). Соответственно, при отсутствии ЭЛН оснований для выплаты пособия по временной нетрудоспособности нет. |
2. Низкие риски:
Риск | Комментарий |
Возможны претензии со стороны ГИТ, так как, согласно позиции Минтруда, дистанционная работа за пределами РФ невозможна, поэтому возможно привлечение компании к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. | Риск низкий, так как в настоящее время такой практики нет, а кроме того существует запрет на проведение контрольных мероприятий в данный момент (т.е. ГИТ не может проводить аудит компании при отсутствии определенных исключительных условий). |
Оставьте заявку и получите консультацию от экспертов СберРешений в области трудового права. Используйте часы команды юристов и методологов для внедрения дистанционного труда и других режимов рабочего времени.
Компенсация расходов, понесенных в связи с осуществлением работы дистанционно
Еще одним довольно сложным вопросом, возникающим при взаимодействии с дистанционным работником, является компенсация его расходов.
Здесь надо отметить, что вид и размер компенсации работника зависит от основания его работы на дистанте.
Если дистант введен по соглашению сторон, то работодатель имеет два варианта действий:
он обеспечивает работника оборудованием и иными средствами, необходимым для дистанционной работы
он выплачивает компенсацию за использование работником своего или арендованного оборудования, а также возмещает расходы, связанные с использованием этого оборудования (ст. 312.6 ТК).
Если же дистанционная работа введена по инициативе работодателя, то работодатель обязан (312.9 ТК):
обеспечить работника оборудованием, необходимым для дистанционной работы ИЛИ выплатить компенсацию за использование работником своего или арендованного оборудования, а также возместить расходы, связанные с использованием такого оборудования;
возместить иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции;
То есть возместить работнику расходы за потраченный интернет-трафик и электроэнергию нужно в двух случаях:
если дистанционная работа по соглашению сторон, и компания не обеспечила работника оборудованием для работы;
если дистанционная работа по инициативе работодателя (во всех случаях, независимо от факта обеспечения оборудованием).
Определение содержания компенсаций важно по причине того, что эти суммы можно вывести из-под налогообложения НДФЛ, а также учесть их в составе расходов для целей налога на прибыль. Но Минфин требует, чтобы размер возмещения соответствовал затратам, которые работник фактически понес в связи с использованием личных ценностей при выполнении работы (письмо Минфина от 12.03.2021 № 03-03-06/1/17362). Поэтому работодатель должен иметь копии документов, подтверждающих:
приобретение или аренду работником оборудования либо иных средств;
факт возникновения у работника расходов при использовании этих активов в служебных целях;
конкретный размер возникших расходов.
Подтверждением расходов по оплате услуг связи и служебного характера телефонных переговоров работника является детализированный отчет сотового оператора (постановления ФАС Уральского округа от 22.04.2009 № Ф09-2210/09-С2, ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2007 № А56-10568/2005).
В судебной практике встречается подход, согласно которому работодатель не должен предоставлять работнику оборудование или компенсировать его стоимость, если работник не попросил об этом перед уходом на дистант.
Кейс. В период нерабочих дней 2020 года работник был переведен на дистанционный режим работы. Работая из дома, он использовал свои личный ноутбук, оплачивал услуги Интернет-провайдера и приобрел письменный стол. Требование работника о компенсации понесенных расходов работодатель не удовлетворил. В этой связи работник обратился в суд.
Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции указал, что трудовым договором компенсация соответствующих расходов не предусмотрена, кроме того, работник мог обратиться к работодателю с просьбой о выдаче ноутбука и письменного стола, что он не сделал. Суд апелляционной инстанции поддержал выводы суда первой инстанции (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 15.02.2021 по делу № 33-1105/2021).
Юристы СберРешений:
Консультируют в отношении оформления дистанционного труда
Готовят документы для дистанционного труда
Оказывают налоговое сопровождение для работников и работодателей
Сопровождают судебные и досудебные трудовые споры
Обратитесь к профессионалам по возникшему у вас вопросу, если есть сомнения в верности и актуальности документов.
Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8K99AA
Начать дискуссию