Как работать с машиночитаемой электронной доверенностью на примере системы Saby

Представитель получает электронную подпись физлица. Реквизиты доверителя в сертификате ЭП не указываются. Сертификаты сотрудников с привязкой к организации с 1 сентября 2024 года не действуют — документы, подписанные такими ЭП, не имеют юридической силы. Представители могут подписывать документы только КЭП физлица в паре с МЧД.

Чтобы получить ЭП физлица, надо обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный по новым правилам. Тензор является крупнейшим аккредитованным удостоверяющим центром в России, офисы УЦ есть в каждом регионе. Вы сможете получить КЭП «физика» лично, удаленно по биометрии или по действующей КЭП представителя компании. А если у вас в штате много сотрудников, можно выпускать подписи физлиц самостоятельно — с помощью нашего сервиса «Корпоративный удостоверяющий центр».

Доверитель оформляет машиночитаемую доверенность:

• Для сдачи отчетности — в той бухгалтерской программе, через которую отчитывается.

• Для подписания первички, счетов-фактур — в системе ЭДО, где обменивается с контрагентами электронными документами: счетами-фактуры, товарными и транспортными накладными (ЭТрН), актами и т.п. Условие: оператор контрагента готов обмениваться МЧД.

В Saby очень легко выпустить МЧД. Раздел «Доверенности» находится в главном меню системы. Чтобы сформировать доверенность, достаточно нажать кнопку «+». Благодаря гибкой настройке можно выдавать разные типы доверенностей. К примеру, бухгалтеру для сдачи отчетности в разные госорганы или кладовщику для оформления реализаций с учетом ограничений по сумме. Более того, вы сможете настроить подписание МЧД за всю компанию или в конкретных филиалах.

Если у вас уже есть электронная доверенность, зарегистрированная на Цифровой платформе распределенного реестра ФНС (ЦПРР ФНС), выпускать новую МЧД не надо. В Saby можно выгрузить МЧД из Реестра доверенностей и по идентификатору.

Прежде чем зарегистрировать и использовать электронную доверенность в работе, ее нужно подписать УКЭП руководителя.

Для пользователей Saby этот этап максимально упростили: вы можете создать МЧД в системе и запросить ее подписание по email. Директору придет письмо с запросом — из него он перейдет в окно регистрации МЧД.

Кроме того, в Saby можно настроить процесс последовательного или параллельного согласования МЧД между участниками бизнес-процесса. К примеру, бухгалтер или кадровик создает доверенность, юристы проверяют, а директор — согласовывает финально.

Доверенности Saby — проще, чем вы думаете

Создание, регистрация, контроль и проверка электронных доверенностей

Оставить заявку

МЧД нужно не только сформировать и согласовать с руководством, но еще и зарегистрировать в госорганах, куда собираетесь отправлять документы и отчеты.

Машиночитаемая доверенность применяется только в том случае, если документы компании (ИП) подписывает доверенный представитель. Если документы подписал руководитель или предприниматель своей УКЭП, доверенность не нужна.

Пользователи Saby могут работать с электронными подписями и доверенностями с любого устройства и из любой точки мира. Для подписания и приема электронных документов можно использовать как веб-версию, так и мобильное приложение.

Когда вы принимаете входящие электронные документы, Saby автоматически проверит наличие доверенности, полномочия представителя, сроки доверенности в базе госорганов. Вы увидите всю необходимую информацию на самой доверенности, тратить время на проверку МЧД не придется.

Прежде чем отчитываться с МЧД перед ФНС, дождитесь, когда статус доверенности «отправлена» изменится на «зарегистрирована». Это значит, что доверенность успешно прошла проверку в ФНС.

При необходимости МЧД, зарегистрированную в ФНС, можно отозвать. Например, если ответственный за отчетность работник уволился из компании. В Saby в окне с доверенностью нажмите на кнопку «Отозвать». Заявление об отзыве сформируется и автоматически отправится в налоговую.

С 1 марта 2024 действует новый формат МЧД для налоговой — формат 5.02 (приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД‑7‑26/648@). Он предоставляет возможность передоверия МЧД и предоставления полномочий нескольким представителям (информация ФНС от 27.12.2023). Доверенности, оформленные по предыдущему формату 5.01, ФНС будет принимать до 28 февраля 2025 года (письмо ФНС от 18.12.2023 № ЕА‑4‑26/15789@).

Электронная доверенность используется для обмена данными по пособиям, больничным листкам (проактивным выплатам) — социального электронного документооборота (СЭДО). А также для подтверждения основного вида экономической деятельности.

При отправке данных достаточно выбрать МЧД из списка, чтобы подтвердить: сотрудник уполномочен подписывать документ. Доверенность можно отозвать в любой момент.

❗️ Для отправки формы ЕФС‑1 машиночитаемая доверенность не требуется. Для такой отчетности подается заявление на подключение к системе и уведомление о передаче полномочий уполномоченному представителю (УПУП).

Пользователи Saby могут выпустить электронную доверенность для разных сфер применения, к примеру для участия в госзакупках. Укажите в МЧД необходимые полномочия и скачайте в нужном формате.

В Saby можно вести учет всех доверенностей, в том числе тех, что сделали на бумаге или создали в других системах.

Доверенности Saby — проще, чем вы думаете

Создание, регистрация, контроль и проверка электронных доверенностей

Оставить заявку

Реклама: ООО «КОМПАНИЯ «ТЕНЗОР», ИНН 7605016030, erid: LjN8KZYBA