В 2025 году стартовала полная прослеживаемость каждой единицы пива и слабоалкогольных напитков в «Честном знаке» (ГИС МТ). Все участники оборота обязаны использовать электронный документооборот. Отгружать и принимать поставки в системе маркировки следует только по одному документу: УПД.
Применение УПД не отменяет контроль по ЕГАИС. Теперь нужно отчитываться в обе госсистемы и на каждую отгрузку оформлять два документа: УПД + ТТН.
Разбираем, как подготовить свой бизнес к новым требованиям и упростить работу.
Что такое поэкземплярный учет
До 2025 года «Честный знак» интересовало только 2 факта в отношении маркированного пива: выпуск в оборот производителем или импортером, продажа покупателю в магазине или заведении общепита.
⚡️ С 1 марта 2025 года стартовал поэкземплярный учет, который обязателен для всех участников рынка: производителей, импортеров, оптовиков и дистрибьюторов, розничных магазинов и ресторанного бизнеса.
Поэкземплярный учет пива означает следующее:
Необходимо отчитываться в «Честный знак» об отгрузке и приемке каждого кега и каждой бутылки/банки пива и слабоалкогольных напитков, а также о перемещении между собственными точками продаж.
Все участники оборота обмениваются только электронными УПД нового формата (утв. приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). В нем указывают ID ЭПД (электронного перевозочного документа) или реквизиты бумажной ТТН.
В УПД отражают все коды маркировки поставляемых товаров.
УПД передают только по ЭДО. Так документы попадают в «Честный знак», где фиксируется переход кодов маркировки к новому собственнику.
Обязательно отражать в «Честном знаке» вывод из оборота пива, не связанный с розничной продажей. Например, при просрочке, порче продукции или тары, утере товара или использовании для собственных нужд. Это делается документом списания.
Новые требования стартовали с 1 марта 2025 для пива в кегах, а с 1 сентября 2025 — для пива в потребительской упаковке.
💡 Новые правила утвердили постановлением Правительства от 01.06.2024 № 746.
Обязательный ЭДО
Подключить сервис ЭДО необходимо всем участникам оборота. Без него станет невозможна как отгрузка, так и приемка маркированного пива.
Сроки перехода на ЭДО по пиву отличаются. Если в вашем каталоге (ассортименте) напитки только в потребительской упаковке (нет кегов), тогда до 1 сентября 2025 можно работать без обмена УПД по ЭДО. Для кегового пива электронный документооборот обязателен с 1 марта 2025.
У ваших поставщиков или покупателей другой сервис ЭДО? Это не проблема. Проверьте, что настроен роуминг. Он работает так же, как в сотовой связи: операторы ЭДО принимают и передают документы от сторонних сервисов.
Если работаете в Saby, то ЭДО уже встроен в систему. Например, если отчитываетесь через сервисы маркировки и ЕГАИС, ведете продажи в программах для магазинов и общепита. Необходимо только подключить и настроить эту опцию.
Используйте Saby Docs бесплатно, если у вас только входящие электронные документы. Есть контрагенты, которые тоже работают в Saby? Им можно без оплаты отправить до 10 документов за квартал.
Как поставщикам подготовиться к новым правилам
1. Зарегистрируйтесь на портале «Честный знак». Вам потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись на носителе «Рутокен ЭЦП 3.0» или JaCarta-2. Она должна быть оформлена на руководителя организации или ИП. Подпись нужна при регистрации и отправке документов в систему маркировки.
Получить электронную подпись за 15 минут
2. Запросите у покупателей-ИП номера ФИАС ИД (не только адреса). В УПД нужно указать точный адрес торговой точки, куда приедет поставка пива, то есть МОД (место осуществления деятельности). Поставщикам важно знать, какие МОД зарегистрировал покупатель в своем личном кабинете «Честного знака» и какие ФИАС ИД этим адресам присвоены.
3. Подготовьте оборудование для сканирования кодов маркировки в УПД. На складе будет не обойтись без 2D-сканера или ТСД (терминала сбора данных). Если работаете в Saby, установите на телефон или ТСД бесплатное приложение Saby Docs.
Как рознице и общепиту подготовиться к новым правилам
Подключив сервис ЭДО, надо указать в личном кабинете «Честного знака» вашего оператора и ваш ID участника электронного документооборота.
Если в системе маркировки у ИП не зарегистрированы МОД (места осуществления деятельности), их также необходимо внести в личный кабинет ГИС МТ.
Передайте поставщикам данные по МОД и ФИАС ИД ваших торговых точек (даже если точка продаж одна). Это необходимо для корректного оформления документов при отгрузке пива.
👌Подсмотреть инсайдерскую информацию по развитию пивного магазина от собственника сети магазинов «ПивМастер» можно в другой статье.
Что меняется в процессах
Отчетность по пиву в «Честный знак» через ЭДО не отменяет для всех участников оборота отправку сведений в ЕГАИС. Поставщики должны выписывать на отгрузку каждой партии пива два документа: ТТН и УПД. «Честный знак» и ЕГАИС будут их сопоставлять друг с другом.
В будущем планируется перейти на принцип одного окна — пользователи будут отправлять документы в ГИС МТ, а система маркировки сама передаст данные в ЕГАИС.
Чтобы все правильно пришло по документам к покупателю, нужно изначально все корректно сделать поставщику
Нюансы по оформлению УПД для поставщиков
❗️ Важный момент: отгрузка пива по новым правилам должна идти только с разрешения «Честного знака», когда он проверит УПД и сверит его с данными в ТТН.
Отправляя кеги или пиво в упаковке, кладовщик должен сканировать все коды, чтобы они добавились в отгрузочный электронный УПД.
Чтобы ускорить процесс, можно объединить (агрегировать) в одну транспортную упаковку партию одинаковых товаров. Для этого создается код транспортной упаковки, в него зашиты все коды из партии. Так не придется считывать код с каждой бутылки или банки пива, достаточно сканировать общую транспортную этикетку.
Неудобство 2D-сканеров: кладовщик не узнает, что с кодом какая-то проблема (например, он не считался и не попал в УПД), если рядом нет компьютера, где виден результат сканирования.
Бесплатное приложение Saby Docs для смартфона и ТСД решает эту проблему 2D-сканеров.
Кейс: бухгалтер подготовил УПД с партией пива на отгрузку. Кладовщик видит документ в Saby Docs и идет собирать партию к отправке. Сканирует коды маркировки и сразу на экране смартфона или ТСД проверяет, что каждый код корректно добавлен в УПД. Бухгалтер удаленно видит, что коды появились в документе, — теперь его можно отправлять покупателю.
Работаете в Saby и еще не пользуетесь приложением? Скачайте его на странице с нашими мобильными решениями.
В УПД лучше указывать не только адрес, а именно ФИАС ИД, чтобы передача пива по ЭДО в системе маркировки прошла без ошибок.
Ошибки возникают, когда даже фактически правильный адрес указан в документе не совсем так, как в ФИАС. Например, ФИАС ИД соответствует «Москва город, Академика Янгеля улица, дом 65», а в УПД написали «г. Москва, ул. Академика Янгеля, д. 65».
В Saby рекомендуем указывать ФИАС ИД в карточке контрагента, чтобы система автоматически формировала корректный УПД. Но даже если адрес указан не совсем точно, Saby Docs преобразует его в нужный ФИАС ИД. И УПД будет отправлен правильно, независимо от указанного в нем адреса.
Когда и отправитель, и получатель — ИП, в документе реализации появляются 2 поля для идентификатора ФИАС.
В реализации, помимо товарного раздела, предусмотрен блок для заполнения данных по доставке: данные автомобиля, водителя, экспедитора. Если в Saby создана электронная транспортная накладная (ЭТрН), она подтянется в УПД. Реквизиты бумажной накладной можно внести вручную. Данные по перевозке автоматически уйдут в Минтранс.
Как принимать поставки рознице и общепиту
С 1 марта 2025 года вы получаете по каждой поставке кегов не только ТТН в ЕГАИС, но и УПД по ЭДО. В УПД указаны номенклатура (какое пиво вы получаете) и конкретные коды маркировки тех кегов, которые к вам приехали. С 1 сентября это правило заработает и для пива в потребительской упаковке.
Как принять пиво в ЭДО, чтобы избежать блокировки продаж и штрафов
Коды, которые указаны в УПД, могут быть по какой-то причине некорректны. Например, не введены в оборот. В Saby включена автоматическая сверка с «Честным знаком»: до утверждения УПД вы будете знать, примет ли эти коды маркировки система или увидит в них ошибку.
Такая сверка сокращает количество документов для бухгалтера — не придется оформлять корректировки, достаточно отклонить поступление по ЭДО.
Рекомендуем проверять, соответствуют ли коды на кегах/упаковках пива тем, которые указаны в УПД от поставщика.
Если при постановке на кран код маркировки с кега не совпадает с отраженным в учете, продать это пиво вы не сможете.
Соответствие кодов проверяется простым сканированием. Если складкой учет и работу с госсистемами ведете в Saby, процесс выглядит так. На телефоне или ТСД приемщика установлено бесплатное приложение Saby Docs. Приемщик открывает входящее поступление, «пикает» код маркировки и сразу на экране видит — есть этот код в документе или нет.
❗️ Критически важно соблюдать правильный порядок действий. Сначала магазин или заведение общепита получает УПД и утверждает его. После этого оформляет постановку пива на кран. И только потом начинает фактические продажи из этого кега, сканируя код маркировки в чек при продаже. Перемещать поставленный на кран кег нельзя. Если нарушить этот порядок, велика вероятность нарушить правила маркировки и получить штраф.
Все операции по работе с пивом реализованы в Saby
Решения для всех участников пивного рынка.
Выбирайте нужную опцию или полный комплект фич: ЕГАИС, маркировка, ЭДО, складской учет.
Интеграция с 1С и другими системами.
Две сложности в обмене ТТН и УПД
1. В ТТН и УПД не совпадают единицы измерения и наименование товаров. В ТТН товары отражают по наименованию в алкокарточках, а объем пива — в декалитрах или штуках. УПД формируют на основе карточек товаров, зарегистрированных в Национальном каталоге, а единицы измерений указывают произвольно — это могут быть литры, штуки, паллеты, упаковки.
Возникает проблема, как в учете сопоставить поставку с двумя документами, где разные названия продукции и единицы измерения. Например, в накладной будет указано «Балтика № 3 светлое Самара — 2 декалитра», а в УПД — «Светлое БАЛТИКА № 3 — 1 кег».
В Saby уже решена эта проблема. Система сама пересчитает данные, когда они в разных единицах измерения. Один раз свяжите позиции, и в дальнейших поступлениях программа будет сопоставлять данные товаров. Если поставщик что-то изменит в данных товаров, например при перерегистрации алкокарточек в ЕГАИС, Saby отобразит эти позиции как новые и покажет, что их нужно снова связать с товарами из УПД.
По одной кнопке легко выбрать название продукции, указанной в накладной поставщика, — Saby запомнит выбор и далее будет сопоставлять номенклатуры сам. Также кнопка появится, когда Saby обнаружит несопоставленные позиции и их нужно связать
2. ТТН и УПД сформированы в разное время или у них разные номера. Частый кейс: один сотрудник работает в ЕГАИС, другой занимается электронным документооборотом. Или это работа в разных системах: в одной ЭДО и маркировка, в другой — ЕГАИС. И может получиться, что между документами разрыв во времени.
Возникает проблема у покупателя: как соотнести два документа как одно поступление, а не зарегистрировать в учете две разные поставки. К примеру, по факту магазин получил 5 кегов, но из-за путаницы с документами в учет занесли 10.
Совет покупателю: договоритесь с поставщиком, чтобы он присылал документы на одну партию с одинаковыми номерами. Saby это позволит автоматически «склеить» ТТН и УПД в один документ поступления, даже если они получены с временным разрывом. Если работаете в другой системе, где нет сопоставления, то визуально по номеру сможете соотнести документы между собой.
❗️ Как правильно утвердить документы на поставку пива. Для покупателя важно не утверждать входящий документ, пока не получили второй — ТТН или УПД по ЭДО. На оба документа необходимо дать одинаковый ответ: либо утверждены, либо отклонены, либо приняты с расхождениями. Иначе в госсистемы поступит противоречивая информация: к примеру, в ЕГАИС поступление принято, а в «Честном знаке» нет.
Работая в Saby, просто дождитесь поступления второго документа. Система сама объединит ТТН и УПД в единый документ, внутри которого товары будут разнесены по соответствующим вкладкам: на учетной вкладке — все поступившие товары; ЕГАИС — позиции с алкокодами; маркировка — товары с кодами маркировки.
Из объединенного поступления легко обработать и непивные позиции. Например, тару, другие товары или паллеты. В Saby вы сможете принять все одной суммой. Позиции можно добавлять и вручную — к примеру, если поставщик указал паллеты только в бумажной ТТН и их необходимо оплатить и принять к учету.
Списание пива, когда причина выбытия — не продажа
С 1 марта 2025 в «Честный знак» обязательно передавать данные о кодах маркировки, которые выбывают из оборота по разным причинам. Например, разбились бутылки, кег оказался вскрыт без подключения на кран, истек срок годности, использовали пивную продукцию для приготовления блюд в кафе. Все это надо проводить документом списания через систему маркировки.
Внутреннее перемещение между точками продаж
Когда передаете пиво из одного магазина или заведения в другое, надо отразить это перемещение между МОД в «Честном знаке». ЭДО здесь не участвует, нужно просто сообщить системе маркировке, что продукция перемещена с одного МОД на другой.
Штрафы за нарушения новых требований
Проверяющие органы могут оштрафовать участника оборота, когда он:
Не зарегистрирован в системе маркировки.
Не использует ЭДО.
Отправляет в электронных документах информацию, которая не соответствует действительности: товары одни, а коды другие или они не указаны.
Отчитывается в «Честный знак» с опозданием. По закону есть всего 3 дня, чтобы отчитаться о передаче товаров или утвердить приход пива по ЭДО.
Размеры штрафов: 1000–10 000 ₽ или предупреждение — для должностных лиц и ИП; начиная от 25 000 ₽ для юрлиц, максимальный штраф для компании — 100 000 ₽.
💡 Если компания или предприниматель нарушит правила в первый раз, суд может ограничиться предупреждением вместо штрафа (ст. 4.1.1 КоАП).
Поможем упростить поэкземплярный учет пива
Реклама: ООО «КОМПАНИЯ «ТЕНЗОР», ИНН 7605016030, erid: 2W5zFGW6ymr
Начать дискуссию