Что такое расчетный листок и что будет, если его не выдать
Все работодатели обязаны выдавать сотрудникам расчетные листки при выплате им зарплаты (ст. 136 ТК). В них указывают:
размеры аванса и расчета за месяц, в котором выплатили зарплату;
размеры других сумм, которые выплачены сотруднику — отпускных, премий, и т.д.;
суммы, которые удержали из зарплаты, и основания, по которым они удержаны;
общую сумму, которую выплатили сотруднику за месяц.
За невыдачу расчетного листка работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП, штраф по которой составляет:
от 1 000 до 5 000 рублей — для должностных лиц и ИП;
от 30 000 до 50 000 рублей — для юрлиц.
ТК предусматривает, что информировать сотрудника о выплате зарплаты и удержаниях из нее нужно в письменном виде. Но порядок выдачи расчетного листка закон не регламентирует, поэтому работодатели закрепляют нужные положения в трудовых договорах с сотрудниками, коллективном договоре или своих локальных актах.
Программа «1С:Кабинет сотрудника» поможет:
сэкономить время кадровых специалистов, так как информация автоматически переносится из заявления сотрудника, ее не придется повторно вводить вручную;
снизить вероятность ошибок, которые можно допустить при ручном переносе данных из заявления сотрудника;
снизить затраты на документооборот.
Как выдавать расчетные листки и подтвердить их получение
На практике у работодателей часто возникает вопрос, как доказать, что расчетный листок действительно был выдан сотруднику. Такие сведения может запросить ГИТ в ходе проверки и работодатель обязан их предоставить. Ответ на вопрос зависит от того, каким способом выдают расчетные листки.
Способ 1. На бумаге
Если расчетные листки выдают в бумажном виде, лучше завести специальный журнал, где сотрудники будут расписываться при их получении (разъяснения на портале «Онлайн-инспекция.рф»). Форму журнала работодатель определяет самостоятельно. В нем желательно предусмотреть графы, где указывают:
должность сотрудника;
подразделение, в котором он работает;
дату выдачи расчетного листка;
подпись сотрудника.
Менее распространенный способ подтвердить, что работодатель выдал расчетный листок, — подпись сотрудника на его отрывной части. Поскольку форму расчетного листка утверждает работодатель, он вправе предусмотреть в ней соответствующее место для подписи. Тогда при выдаче расчетного листка его основную часть передают сотруднику, а корешок сохраняют для подтверждения его выдачи.
Хранить журналы и корешки расчетных листков нужно 6 лет.
Способ 2. В электронном виде
Расчетные листки можно направлять по электронной почте. Ранее Минтруд разрешал направлять их таким образом, если это прописано в локальных актах или трудовых договорах с сотрудниками.
Но позже ведомство уточнило разъяснения: теперь направлять расчетные листки по электронной почте можно только в том случае, если работодатель перешел на электронный документооборот (письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296).
В свою очередь, Роструд допускает рассылку листков на электронные адреса и без ЭДО (разъяснения на портале «Онлайн-инспекция.рф»). Такой способ снижает нагрузку на бухгалтера: достаточно только настроить рассылку листков на корпоративные адреса электронной почты сотрудников. Исходящие письма и уведомления об их прочтении помогут подтвердить, что расчетные листки были направлены. Дополнительно подтвердить их выдачу может ответное письмо сотрудника (разъяснения на портале «Онлайн-инспекция.рф»).
Обратите внимание: направлять расчетные листки в мессенджеры нельзя. Такой способ выдачи расчетного листка контролирующие органы не признают надлежащим, а значит, работодатель не сможет подтвердить, что исполнил обязанность, предусмотренную ст. 136 ТК (разъяснения на портале «Онлайн-инспекция.рф»). Аналогичную позицию ведомство занимает и по отношению к выдаче расчетных листков через терминалы с доступом в личные кабинеты сотрудников (разъяснения на портале «Онлайн-инспекция.рф).
С учетом спорных разъяснений госорганов, работодателю стоит выдавать расчетные листки в бумажном виде или задуматься об ЭДО.
Первый способ подойдет, если сотрудников в компании мало. Для работодателей с большим распределенным штатом лучшим выходом станет переход на ЭДО. Тогда выдавать и хранить бумажные дубликаты расчетных листков не потребуется: факт выдачи расчетного листка зафиксирует система ЭДО. Это избавит работодателя от бумажной волокиты и претензий со стороны контролирующих органов.
Автоматизировать процесс формирования и рассылки расчетных листков поможет «1С:Кабинет сотрудника». Сотрудник получит расчетный листок в своем личном кабинете, который доступен из удобного мобильного приложения или через веб-браузер на любом устройстве. Система зафиксирует получение расчетного листка и избавит работодателя от риска получить штраф.
Бесплатный вебинар с практическими фишками использования сервиса 1С:Кабинет сотрудника и 3 простых шага как перейти на КЭДО.
Оперативная поддержка 1С
Что делать, когда не знаешь, что делать? Обращайтесь — поможем!
Реклама: ООО «СЕРВИСТРЕНД», ИНН 7706214945, erid: LjN8KKAx6
Начать дискуссию