Как подтвердить, что сотрудник получил расчетный листок

Что такое расчетный листок и что будет, если его не выдать

Все работодатели обязаны выдавать сотрудникам расчетные листки при выплате им зарплаты (ст. 136 ТК). В них указывают:

• размеры аванса и расчета за месяц, в котором выплатили зарплату;

• размеры других сумм, которые выплачены сотруднику — отпускных, премий, и т.д.;

• суммы, которые удержали из зарплаты, и основания, по которым они удержаны;

• общую сумму, которую выплатили сотруднику за месяц.

За невыдачу расчетного листка работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП, штраф по которой составляет:

• от 1 000 до 5 000 рублей — для должностных лиц и ИП;

• от 30 000 до 50 000 рублей — для юрлиц.

ТК предусматривает, что информировать сотрудника о выплате зарплаты и удержаниях из нее нужно в письменном виде. Но порядок выдачи расчетного листка закон не регламентирует, поэтому работодатели закрепляют нужные положения в трудовых договорах с сотрудниками, коллективном договоре или своих локальных актах.

Как выдавать расчетные листки и подтвердить их получение

На практике у работодателей часто возникает вопрос, как доказать, что расчетный листок действительно был выдан сотруднику. Такие сведения может запросить ГИТ в ходе проверки и работодатель обязан их предоставить. Ответ на вопрос зависит от того, каким способом выдают расчетные листки.

Способ 1. На бумаге

Если расчетные листки выдают в бумажном виде, лучше завести специальный журнал, где сотрудники будут расписываться при их получении (разъяснения на портале «Онлайн-инспекция.рф»). Форму журнала работодатель определяет самостоятельно. В нем желательно предусмотреть графы, где указывают:

• должность сотрудника;

• подразделение, в котором он работает;

• дату выдачи расчетного листка;

• подпись сотрудника.

Менее распространенный способ подтвердить, что работодатель выдал расчетный листок, — подпись сотрудника на его отрывной части. Поскольку форму расчетного листка утверждает работодатель, он вправе предусмотреть в ней соответствующее место для подписи. Тогда при выдаче расчетного листка его основную часть передают сотруднику, а корешок сохраняют для подтверждения его выдачи.

Хранить журналы и корешки расчетных листков нужно 6 лет.

Способ 2. В электронном виде

Расчетные листки можно направлять по электронной почте. Ранее Минтруд разрешал направлять их таким образом, если это прописано в локальных актах или трудовых договорах с сотрудниками.

В свою очередь, Роструд допускает рассылку листков на электронные адреса и без ЭДО (разъяснения на портале «Онлайн-инспекция.рф»). Такой способ снижает нагрузку на бухгалтера: достаточно только настроить рассылку листков на корпоративные адреса электронной почты сотрудников. Исходящие письма и уведомления об их прочтении помогут подтвердить, что расчетные листки были направлены. Дополнительно подтвердить их выдачу может ответное письмо сотрудника (разъяснения на портале «Онлайн-инспекция.рф»).

Обратите внимание: направлять расчетные листки в мессенджеры нельзя. Такой способ выдачи расчетного листка контролирующие органы не признают надлежащим, а значит, работодатель не сможет подтвердить, что исполнил обязанность, предусмотренную ст. 136 ТК (разъяснения на портале «Онлайн-инспекция.рф»). Аналогичную позицию ведомство занимает и по отношению к выдаче расчетных листков через терминалы с доступом в личные кабинеты сотрудников (разъяснения на портале «Онлайн-инспекция.рф).

Первый способ подойдет, если сотрудников в компании мало. Для работодателей с большим распределенным штатом лучшим выходом станет переход на ЭДО. Тогда выдавать и хранить бумажные дубликаты расчетных листков не потребуется: факт выдачи расчетного листка зафиксирует система ЭДО. Это избавит работодателя от бумажной волокиты и претензий со стороны контролирующих органов.

Бесплатный вебинар с практическими фишками использования сервиса 1С:Кабинет сотрудника и 3 простых шага как перейти на КЭДО.

Получить запись вебинара

Оперативная поддержка 1С

Что делать, когда не знаешь, что делать? Обращайтесь — поможем!

Попробовать

Реклама: ООО «СЕРВИСТРЕНД», ИНН 7706214945, erid: LjN8KKAx6