Компенсации дистанционным работникам

Дистанционный работник и работодатель могут договориться о том, что трудящийся использует оборудование, ПО, офисную технику, антивирус и другие ресурсы работодателя (ст. 312.6 ТК, письмо Минтруда от 05.12.2022 № 14-2/ООГ-7551). Также дистанционщик может работать на своем или арендованном оборудовании. Тогда работодатель обязан выплачивать ему компенсацию — на определенных условиях.
Компенсации дистанционным работникам
Иллюстрация: АКГ «Созидание и Развитие»

Какие затраты возмещают

Как правило, это амортизация ПК, ноутбука, оргтехники, в том числе роутеров, модемов, а также расходы на:

  • их настройку и ремонт;

  • интернет, сотовую связь, электричество;

  • канцтовары и расходники, например бумагу;

  • необходимое ПО — прежде всего антивирус.

Перечень не закрыт, стороны могут договориться о том, чтобы компенсировать трудящимся другие траты. Главное, чтобы они непосредственно были связаны с трудовой функцией.

Документальное оформление

Важно согласие работодателя на использование работником своего или арендованного инструмента и оборудования, а также конкретные условия – размер, порядок, сроки. Эти условия прописываются в:

  • трудовом договоре изначально;

  • дополнительном соглашении впоследствии;

  • в локальном нормативном акте (ЛНА), например, положении о дистанционной работе;

  • коллективном договоре 

Последние два пункта предпочтительнее, если удаленный труд стал нормой.

Трудовой кодекс не нормирует компенсации, то есть размер можно установить любой, который устраивает обе стороны. Однако размер имеет значение для целей налогообложения.

Команда профессионалов АКГ «Созидание и Развитие» готова оказать консультационную поддержку по всем вопросам, связанным с компенсациями дистанционным работникам.

Запись на консультацию

Налоговый аспект

Компенсация дистанционщикам не облагается НДФЛ, не включается в объект для начисления страховых взносов, но может быть включена в «прибыльные» расходы (см. разъяснения Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263, от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895, от 29.10.2020 № 03-04-06/94269). Для этого необходимо, чтобы размер возмещения был:

  • экономически обоснованным, соответствовал нормальным, обычным затратам при использовании оборудования, ПО, услуг связи и т.п.;

  • закреплен документально (см. выше);

  • документально подтвержден.

Если сотрудник работает частично удаленно, частично в офисе, то закрепите конкретные «присутственные» дни. Скажем, вторник и пятница — в офисе, понедельник, среда, четверг — дистанционно. И размер компенсации определяйте пропорционально дням удаленной работы.

Начиная с 31 августа 2023 года для учета компенсации в «прибыльных» расходах нет необходимости подтверждать расходы, поскольку утвержден норматив — 35 руб. в рабочий день (подп. 11.1. п. 1 ст. 264 НК в ред. от 31.07.2023 № 389-ФЗ).

Внимание: этот показатель применяется исключительно в целях налога на прибыль! Реальные выплаты могут превышать его или быть меньше.

При этом этот норматив «включается», если ЛНА, коллективный договор, трудовой договор, дополнительное соглашение предусматривают компенсацию в фиксированном размере. Если такие положения отсутствуют в вышеуказанных актах, то возмещение осуществляется в размерах документально подтвержденных фактических расходов. Желаете учитывать из расчета 35 руб. в рабочий день — внесите условие о компенсации в фиксированном размере в соответствующие документы.

Внимание: С 1 января 2024 года «включится» такой же 35-рублевый норматив для целей НДФЛ и страховых взносов.

Будет два варианта учета компенсации:

  • если нет документального подтверждения фактических расходов — по нормативу;

  • если есть документальное подтверждение – полное освобождение от НДФЛ и страховых взносов суммы компенсации.

С 31 августа 2023 года по 1 января 2024 года работодатель, у которого документально закреплено правило о фиксированной компенсации, в целях налога на прибыль применяет норматив, в целях же НДФЛ и взносов разумно исходить из того, что лишь при наличии документов, подтверждающих 100% фактических расходов, компенсация не облагается налогом / не учитывается в целях страховых взносов. Подозреваем, что иной подход вызовет споры с налоговиками.

Начиная с 1 января 2024 года 35-рублевый норматив применяется в целях налога на прибыль, НДФЛ, и страховых взносов.

Какие документы нужны

Трудовой и Налоговый кодексы не содержат конкретного перечня оправдательных документов.

Полагаем, что в подтверждение права собственности работник может представить копии чеков ККТ, товарных чеков, в которых указана фамилия плательщика-дистанционщика, счета на оплату интернета, электроэнергии, подписки на антивирус и т.п. В подтверждение пользования по договору аренды – сам договор плюс подтверждение внесения арендной платы.

Что до налогового аспекта, то поэтому законно представить в этом качестве любые документы, которые подтверждают, что имущество фактически используется в интересах работодателя, и документы в подтверждение оплаты этих расходов — квитанции, чеки и т.п.

В рамках одной статьи непросто дать ответы на все вопросы и разрешить все сомнения. Для того чтобы избежать доначислений, необходимы регулярный налоговый аудит и сопровождение экспертов АКГ «Созидание и Развитие».

Реклама: ООО «Созидание и Развитие», ИНН: 7729407083, erid: LjN8JwaQa

Начать дискуссию

Офис Клерка номинирован на премию Best Office Awards 2024

Объявлены проекты-номинанты премии Best Office Awards 2024. Награждение победителей премии состоится 31 мая в MTC Live Hall финале форума

Офис Клерка номинирован на премию Best Office Awards 2024

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Алексей Иванов рассказал как блог на Клерке помог компании «Мое дело» выйти из кризиса. В костюме фирмы Adidas

Стратегии монетизации контента на платформе «Клерк» с использованием вебинаров, рассылок и лит-магнитов.

Банки

Покупка жилья в кредит станет более быстрой

Чтобы застройщики быстрее получали финансирование, а участники долевого строительства тратили меньше времени на посещение банков, депутаты предложили разрешить при покупке жилья открывать эскроу-счета удаленно.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Инвестиции

Инвестиции в недвижимость: новый ЗПИФ Рентал ПРО от создателей ПНК-Рентал. IPO в конце мая – начале июня

«Можем повторить!» — сказали ребята из «А класс капитал» и решили, что пора выводить на биржу новый фонд. С названием долго не думали. Был ПНК-Рентал для всех, а будет Рентал ПРО для квалифицированных инвесторов. Был фонд с пассивным управлением, а будет фонд с активным управлением. Собрал известную информацию и свои мысли по новому фонду.

Инвестиции в недвижимость: новый ЗПИФ Рентал ПРО от создателей ПНК-Рентал. IPO в конце мая – начале июня
Мошенничество

В сервис заказа такси встроили азартные игры

Злоумышленники использовали агрегатор такси и проводили через него незаконные операции, связанные с выигрышами на ставках и в онлайн-казино.

Криптовалюта

Как и где купить криптовалюту пошаговая инструкция

Биткоин, Эфир, USDT и другие криптовалюты – отличный способ инвестировать в 2024 году. Сегодня ими пользуются не только крипотрейдеры, но и новички. Многие считают, что купить криптовалюту сложно и непонятно, поэтому отказываются от вложений. К счастью, это не так, и сегодня купить криптовалюту в России так же просто, как обменять рубли на доллары или евро!

Как и где купить криптовалюту пошаговая инструкция
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Трудовое право

Роструд назвал основные правовые особенности сезонной работы

По Трудовому кодексу есть особенности регулирования труда работников, занятых на сезонных работах.

Банки

Исламский банкинг будет интересен 90 тысячам компаний

По оценкам Сбера, к 2030 году 30% населения будут составлять мусульмане. Услуги банка, которые не противоречат нормам шариата, заинтересуют 5 млн человек.

Вопросы официального трудоустройства иностранных специалистов. Общая методичка

В рамках указанной статьи вы сможете узнать об основных этапах и нюансах, связанных с официальным трудоустройством иностранных специалистов.

Кабмин направит на поддержку Запорожской и Херсонской областей 4,4 млрд рублей

Деньги пойдут на выплату зарплат сотрудников бюджетных учреждений.

Госзакупки

Самые интересные споры по госзакупкам за 1 квартал 2024 года

ФАС привела обзор судебной практики в сфере госзакупок за 1 квартал 2024 года.

🔥 Акция «Жаркие скидки в любую погоду»! Самые горячие онлайн-курсы «Клерка» за 4 290 рублей до 20 мая

Мы предлагаем самые выгодные цены на онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, УСН, ВЭД, финмоделированию, ФСБУ и бухгалтерии с нуля. Только до 20 мая их можно купить за 4 290 рублей!

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Инвестиции

Святой рандом мая. PIKK — акции ПИК

Продолжаю третий сезон святого рандома с покупкой российских акций. Каждый месяц я выбираю одну рандомную акцию из индекса Мосбиржи. Ну как я, делает это святой рандом, он же генератор случайных чисел. Я её потом просто покупаю. Почему? Да потому что какой смысл ручками выбирать акции, если рынок ведет себя непредсказуемо ¯\_(ツ)_/¯

Святой рандом мая. PIKK — акции ПИК
Бесплатно с Трудовые отношения

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам

Порядок оплаты сверхурочных работ закреплен в обновленной ст. 152 ТК во исполнение поручения, которое дал законодателям КС в постановлении от 27.06.2023 № 35-П. Теперь при оплате сверхурочной работы необходим принимать во внимание все компенсационные и стимулирующие выплаты.

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам
Бесплатно с Налоговые проверки

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Если организация продает самортизированные активы по низкой цене взаимозависимым лицам, ей доначислят налоги. Разбираем судебную практику.

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Что будет с интернетом, мобильной связью, Почтой России, электронными услугами, ИТ: заявления Минцифры

Максут Шадаев перед утверждением на должность министра цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ назвал основные направления работы и какие вызовы стоят перед Минцифры.

Новое приложение «Ситидрайва» удалили из App Store

Уже установленные приложения будут работать на iOS. Пользователям рекомендуют отключить функцию «Сгружать неиспользуемые».

Платись, платись большая и маленькая: независимо от размера зарплату нужно платить два раза в месяц! 💰«Ночной бухгалтер» № 1684

Даже если ваш сотрудник на неполной ставке получает зарплату размером в несколько тысяч рублей, ее нельзя платить один раз. Даже сотрудник просит. Так Роструд сказал.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Расценки на техобслуживание газового оборудования, возможно, будет устанавливать государство

Регионы предлагают ввести государственное регулирование стоимости услуг по техобслуживанию газового оборудования.

Интересные материалы

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Сегодня купить и продать криптовалюту* в России можно несколькими способами: через криптовалютные биржи, P2P-сервисы, криптоматы и обменники, работающие онлайн и офлайн. Последний вариант позволяет проводить сделки анонимно – без отправки своих персональных данных и платежных реквизитов.

Обменники крипты: как выбрать подходящий