Новая форма ЕФС-1 с 2024 года: как заполнить и сдать

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 — это единая форма сведений, которая применяется с 2023 года. Она включает сразу несколько отчетных форм, сдаваемых вместо использовавшихся ранее:

• СЗВ-ТД;

• СЗВ-СТАЖ;

• ДСВ-3;

• 4-ФСС.

Как и прежние отчеты, ЕФС-1 предназначена для отражения:

• сведений персонифицированного учета;

• показателей по страховым взносам на «травматизм».

Кто должен сдавать ЕФС-1

Подавать ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР) должны ИП-работодатели и компании, которые являются страхователями:

• по ОПС — обязательному пенсионному страхованию;

• по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний — «травматизм». 

Разделы ЕФС-1

Форма ЕФС-1 — это титульный лист и два основных раздела:

• Раздел 1 состоит из трех подразделов:

  • Подраздел 1 — необходим при заполнении Подразделов 1.1, 1.2:

    • Подраздел 1.1 — сведения о трудовой (иной) деятельности (заменяет СЗВ-ТД);

    • Подраздел 1.2 — сведения о страховом стаже (подается вместо СЗВ-СТАЖ);

    • Подраздел 1.3 — сведения о зарплате и условиях работы сотрудников госучреждений (при осуществлении видов деятельности по перечню из приказа Минтруда от 28.12.2023 № 900н);

  • Подраздел 2 — основание для отражения данных о работе в условиях, дающих право на досрочную пенсию (подается вместе с Подразделом 1.2 при наличии такой работы);

  • Подраздел 3 — сведения о перечислении дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (сдается вместо ДСВ-3).

• Раздел 2 — включает Подразделы 2.1, 2.2, 2.3, составляющих одну отчетную форму по страховым взносам на «травматизм» (заменяет 4-ФСС).

Сроки сдачи отчета ЕФС-1 в 2024 году

Для сведений, которые входят в состав формы ЕФС-1, предусмотрены разные отчетные периоды, что влияет на сроки их сдачи в СФР. 

Ежегодно подается отчетность по стажу, ежеквартально нужно отчитываться по взносам на «травматизм» и пенсионным допвзносам, а сведения о зарплате работников госучреждений и о трудовой деятельности сотрудников подают ежемесячно. Особые сроки предусмотрены для отчетности о некоторых кадровых мероприятиях — прием, увольнение и другие.

Если последний день срока, отведенного для сдачи отчетности, выпадает на выходной или нерабочий праздник, он переносится на следующую за ним рабочую дату. 

В 2024 году входящие в состав ЕФС-1 отчеты подаются в СФР в следующие сроки (с учетом переносов):

Отчеты до 2023 года, как сдавать

Первичные отчеты СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС за периоды, истекшие до 1 января 2023 года, а также уточненку по ним подавайте в СФР по формам и в порядке, действовавшим в тот период, за который подается отчет (п. 1, 2 ст. 15 закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ). 

При этом нужно учесть:

• Если не были включены сведения о работнике в форму СЗВ-СТАЖ за период до 2023 года, подайте эту форму только на данного работника.

• Для исправления ошибок в СЗВ-СТАЖ подается форма СЗВ-КОРР (тип сведений «КОРР»).

• При корректировке СЗВ-ТД перенесите из первоначального отчета неправильную запись, проставив признак отмены, а в строку ниже внесите правильные сведения.

Напомним, что в последний раз отчетность по указанным формам нужно было сдать в следующие сроки:

• СЗВ-ТД за декабрь 2022 г. — до 16.01.2023 г.;

• СЗВ-СТАЖ за 2022 год — до 01.03.2023 г.;

• ДСВ-3 за IV квартал 2022 г. — до 20.01.2023 г.;

• 4-ФСС за 2022 год — до 25.01.2023 г. электронно, до 20.01.2023 на бумаге.

За нарушение сроков сдачи страхователю придется уплатить соответствующий штраф.

Новый бланк формы ЕФС-1: общие сведения

Новая форма отчета утверждена приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Его положения вступили в силу с 1 января 2024 года. Соответственно постановление ПФР от 31.10.2022 № 245п, которое регламентировало форму отчета в 2023 году, с этой даты прекратило свое действие.

Помимо бланка изменился и формат электронного представления отчета. Он утвержден приказом от 23.11.2023 № 2315. 

Какой из разделов подавать в Социальный фонд России зависит от кадрового события, которое произошло, а также от наступления отчетной даты для Раздела 2. 

Титульный лист: что изменилось

В этой части формы необходимо заполнить основные реквизиты страхователя. Титульный лист дополнили новым полем «Код категории страхователя — физического лица». Оно предназначено для ИП и других физических лиц, которые перечисляют оплату физлицам. В это поле нужно внести один из следующих кодов:

Вторую часть Титульного листа «Сведения о страхователе, за которого предоставляются сведения» не нужно заполнять работодателю, который сдает отчет сам за себя.

Как заполнить Подраздел 1.1 Раздела 1 с учетом изменений

В эту часть отчета нужно включать сведения по всем физическим лицам — сотрудникам по трудовым договорам, в том числе внешним и внутренним совместителям, дистанционным работникам, а также исполнителям по ГПХ. К исключениям относятся физические лица-плательщики НПД, так как за них страховые взносы заказчик не платит (п. 4, 5 Порядка заполнения ЕФС-1).

Срок сдачи этого подраздела зависит от наступившего кадрового события:

• Если принимаете сотрудника на работу — не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора.

• Если увольняете работника, приостанавливаете или возобновляете трудовой договор — не позднее следующего дня после издания приказа.

• Если заключаете или прекращаете договор ГПХ с исполнителем — не позднее следующего рабочего дня после этого события.

• Если переводите сотрудника на другую должность / другое подразделение, при переходе на ЭТК, реорганизации или переименовании предприятия — не позднее 25 числа следующего месяца.

Если организация работает без сотрудников и исполнителей или не было кадровых событий Подраздел 1 с нулевыми показателями сдавать не нужно.

С 1 января 2024 года изменился порядок заполнения сведений о совместителе. Для такой категории работников в Графе 5 нужно указывать вид трудового договора. Перечень возможных значений кодов расширили:

Напоминаем, что Графу 5 в отношении физических лиц по ГПХ заполнять не нужно (п. 45 Порядка).

В Графе 6 нужно заполнить код выполняемой функции для сотрудников, которые работают в рамках трудовых договоров. Его берут из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ). Для договоров ГПХ здесь нужно дополнительно указывать код вида договора. При этом с 1 января 2024 года в перечне появились новые коды:

• «ДГПХФЛНС» — используйте этот код, если заключаете с исполнителем договор ГПХ на выполнение работ / оказание услуг и в нем прописано условие, что вы будете платить за него страховые взносы на травматизм.

• «ДАВТФЛНС» — указывайте этот код, если вы заключили с исполнителем договор авторского заказа и согласно его условиям будете платить за него страховые взносы на травматизм.

Появился новый код для силовых ведомств «ОСОБ». Соответственно этот код предназначен не для всех организаций, а только для тех, кто относится к такой категории, например, органы внутренних дел, федеральная противопожарная служба или таможенные органы.

Также появились коды, которые используйте при сдаче формы с кадровым событием «ПРИЕМ» или «ПЕРЕВОД» с определенным режимом работы:

• «НДОМ» — работа на дому;

• «ДИСТ» — дистанционная работа;

• «НЕПД» — работа на условиях неполного рабочего дня;

• «НЕПН» — работа на условиях неполной рабочей недели.

Кроме того с 1 января 2024 года действуют новые правила заполнения Подраздела 1.1 для мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ». 

Это кадровое мероприятие необходимо указывать:

1. При переводе сотрудника из одного обособленного подразделения в другое.

2. При реорганизации.

3. При смене наименования компании.

Причем кадровое мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» нужно заполнить по каждому договору, который на этот момент заключен с сотрудником. 

Как заполнить Подраздел 1.2 Раздела 1 с учетом изменений

Наибольшие изменения затронули именно эту часть отчета. Подраздел 1.2 каждый год — до 25 января — подают страхователи, у которых в отчетном году:

• Были сотрудники, которые имеют льготы при назначении пенсии, например, в связи с периодом работы на Крайнем Севере.

• Были сотрудники с периодами работы на вахте или сезонных работах.

• Были работники, которые брали отпуск за свой счет или находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет.

• Были сотрудники, у которых приостанавливали действие трудового договора.

• Были работники с периодами простоев или отстранением от работы.

При этом в Подразделе 1.2 нужно указывать весь период работы сотрудника у работодателя в отчетном периоде, а не только периоды, которые перечислены в п. 3 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. 

Также в этой части отчета появился новый тип сведений «Назначение выплат по ОСС». Форма с таким типом сведений подается, если вы получили от сотрудника заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком для учета периода работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

Если сдаете форму с типом «Назначение выплат по ОСС» Графу «Период работы» заполните двумя строками:

1. В первой строке укажите период, который длится с начала отчетного года по день, предшествующий дню начала отпуска по БиР или по уходу за ребенком.

2. Во второй строке проставьте дату фактического начала отпуска. В Графе 7 проставьте код «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ».

Еще одним нововведением стал код «ОКУ», который указывают в Графе 4, чтобы отразить работу в местностях с особыми климатическими условиями за исключением районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей.

Уточнили правила заполнения Граф 11 и 12, в которые нужно вносить сведения по результатам проведенной СОУТ. Эти графы в обязательном порядке заполняются только если у работодателя проведена специальная оценка условий труда и у сотрудника есть основания для досрочного назначения пенсии. 

Что изменилось в части Раздела 1.3

Это ежемесячный отчет для страхователей бюджетников. Его тоже коснулись изменения.

Добавлена графа 4 «Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности», которая предназначена для включения сведений в отношении следующих категорий работников:

• Женщин в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком.

• Участников СВО.

• Сотрудников, которые поступили в вуз и ушли в отпуск без сохранения зарплаты.

Какие изменения учесть в Разделе 2 

В этой части отчета появилось новое поле «Льгота» для определенных категорий страхователей:

• общественных организаций инвалидов, если среди их членов инвалиды и их законные представители составляют не менее 80%;

• организаций с УК, который полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, если среднесписочная численность инвалидов в них составляет не менее 50%, а доля заработной платы инвалидов в фонде оплаты труда составляет не менее 25%;

• учреждений, которые созданы для достижения образовательных и культурных целей, если единственный собственник имущества — указанные общественные организации инвалидов.

Кроме того уточнили наименования Графы 4 Подраздела 2.1. «Расчет сумм страховых взносов» и граф 11–12 и 20 Подраздела 2.1.1 «На конец предыдущего отчетного периода».

Кто должен подготавливать отчет ЕФС-1

Порядком заполнения не установлено, кто из сотрудников страхователя должен формировать отчетность по форме ЕФС-1, это решает сам страхователь.

Так, исходя из круга должностных обязанностей:

• Заполнение Подразделов 1.3, 3 Раздела 1 и Раздела 2 можно доверить сотрудникам бухгалтерии, которые непосредственно занимаются расчетом страховых взносов.

• Подразделы 1.1, 1.2 и 2 лучше доверить сотрудникам кадровой службы предприятия.

Куда и как сдавать ЕФС-1

ЕФС-1 представляется в территориальные органы СФР — Социального фонда России, образованного объединением ПФР и ФСС. 

Способ сдачи формы ЕФС-1 зависит от количества застрахованных лиц в отчете:

• Если работодатель включает в форму 11 и более человек — он должен отчитаться в электронном виде.

• Если в отчете 10 застрахованных лиц или меньше — можно сдать электронный отчет или на бумаге.

Штрафы за нарушение правил сдачи отчета ЕФС-1

За что могут привлечь к ответственности страхователя, который нарушил правила представления персонифицированной отчетности в составе ЕФС-1 (ст. 17 закона № 27-ФЗ, ст. 15.33.2 КоАП):

• Опоздание со сдачей сведений персучета (кроме сведений о трудовой (иной) деятельности), грозит штрафом в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Такой же штраф предусмотрен за подачу неполных или недостоверных сведений.

• Если сдать сведения о трудовой деятельности (Подраздел 1.1 формы ЕФС-1) невовремя или с ошибками, должностному лицу назначат штраф от 300 до 500 руб. Если нарушения допущены в отношении исполнителя по договору ГПХ, штраф распространяется и на организацию в размере 500 руб. 

• За нарушение электронного способа сдачи персонифицированных сведений, когда такой способ обязателен, штраф составит 1 000 руб.

Не сданные в срок сведения по страховым взносам на «травматизм» обойдутся в 5% от суммы взносов к уплате за последний квартал отчетного периода (за каждый полный и неполный просроченный месяц), причем минимальный штраф составит 1 000 руб., а максимальный не должен превышать 30% от указанной суммы взносов. Штраф для должностных лиц — от 300 до 500 руб.  (п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ, ст. 15.33 КоАП).

Заключение

Сдавая в 2024 году отчетность, которая входит в состав формы ЕФС-1, используйте новый бланк. Учтите, что изменения коснулись большинства подразделов. Важно соблюдать сроки сдачи, установленные для каждого отчета, входящего в ЕФС-1, чтобы не попасть на штрафы.

«Онлайн-Спринтер» от Такском — сервис для онлайн-взаимодействия с контролирующими органами, в том числе и СФР. Вы можете подключить сервис за несколько минут удаленно, без посещения офиса, и сразу начать им пользоваться. Можно выбрать подходящий тариф в зависимости от формата работы, программного решения и налогового режима. А если не получается подобрать тариф самостоятельно, специалисты Такском помогут вам — оставьте заявку на консультацию. 

В Налоговом кодексе масштабные изменения

Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера

Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК

Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8K83PJ