Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот — система, в которой сотрудники и руководители обмениваются документами и подписывают их электронной подписью. По закону это полный аналог бумажных документов, благодаря которому не нужно дублировать на реальных носителях:
договоры,
заявления,
приказы,
соглашения,
журналы,
табели.
В КЭДО у офисных, удаленных сотрудников, кадровиков и работодателя есть электронная подпись и учетная запись. В личном кабинете они создают документы по шаблону и отправляют по маршруту согласования. Так бумаги подписываются за несколько минут, а не дней, важные документы не теряются, а компания экономит время и бюджет на почтовой пересылке.
Если процессы автоматизированы, нагрузка на кадровый отдел меньше, согласование документов прозрачное для всех сторон, а работники и соискатели лояльны к компании.
В каких задачах КЭДО помогает бизнесу
Быстрое подписание документов. Сотрудникам не нужно ходить в кадровый отдел за подписью, забирать заказные письма на почте или у курьера. Руководители также не подписывают огромные стопки бумаг вручную. С КЭДО документы будут готовы в пару кликов в личном кабинете со смартфона, планшета или компьютера.
Экономия на курьерской доставке и почтовой пересылке. Бизнесу не надо ежемесячно тратиться на бумагу, печать, отправление по почте и хранение архивных документов.
Безопасное хранение документов. Цифровой архив нельзя потерять при переезде, пожаре или по невнимательности.
Своевременное подписание. Сотрудникам приходят автоматические уведомления о сроках и необходимости подписать документы, а кадровые специалисты быстро находят бумаги в электронном архиве благодаря фильтрам.
Понятные статусы документов для всех сотрудников. Кадровый специалист запускает заявку по существующему маршруту подписания, добавляет в него всех участников и в любой момент видит, у кого документ находится на согласовании.
Десятки российских компаний уже оптимизировали работу с бумагами с КЭДО VK HR Tek.
В кейсах расскажем, как система помогла крупным российским компаниям вести документооборот быстрее и дешевле.
Документооборот без бумаги
Система кадрового электронного документооборота для вашей компании
Оцифровали 80 кадровых процессов в «РИВ ГОШ»
В косметической сети «РИВ ГОШ» для более чем 5000 сотрудников в 88 городах автоматизировали подачу заявлений на отпуск, увольнение, изменение банковских реквизитов и другие процессы.
С КЭДО VK HR Tek в компании сэкономили ресурсы на бумажных документах и курьерских услугах, ускорили обработку запросов с нескольких недель до пары часов. Вот только часть плюсов от внедрения КЭДО:
97% сотрудников решают HR-задачи онлайн;
оцифровано 80 кадровых процессов;
0% риска потери документов;
30 минут занимает оформление отпуска или командировки.
На 50% снизили расходы на почтовую рассылку в АО «СК «Ю-Лайф»
В страховой отрасли подписанные оригиналы нужны в тот же день, а расстояние между офисами компании — 2000 км. Компания перевела на КЭДО 90% сотрудников за две недели и на 50% снизила расходы на пересылку документов. Теперь бумаги оформляются, согласовываются и подписываются в личном кабинете и в удобном мобильном приложении.
Оптимизировали документооборот в 6 городах России для «Акрон-Инжиниринга»
Компания «Акрон Инжиниринг» оцифровала кадровый документооборот в 6 городах России для 380 сотрудников. На КЭДО VK HR Tek перешли 70% сотрудников — не только HR-отдел, но и ИТ-служба. Теперь сотрудники оформляют заявления онлайн, руководители подписывают документы одним нажатием, а сроки подписания сократились в разы.
На 60% быстрее согласовывают документы в Askona
В холдинге Askona с КЭДО на 80% ускорили документооборот и на 50% сделали его дешевле. Теперь в компании:
быстрее и проще доставляют документы между филиалами в разных городах;
видят в системе статус каждого документа;
вовремя их подписывают благодаря уведомлениям.
В компании снизили нагрузку на кадровых специалистов, сократили потери документов на 87% и повысили лояльность сотрудников к бренду.
Подписывают документы за 30 секунд в Pony Express
У курьерской службы Pony Express 84 экспресс-центров по всей России. Подписание документов с сотрудниками с Дальнего Востока могло длиться больше недели. Теперь с КЭДО сотрудники из Москвы и Владивостока подписывают бумаги за 30 секунд.
Также компания стала более экологичной за счет отказа от бумаги, снизила риски потери документов и сделала процессы подписания документов прозрачными для сотрудников.
Экономят до 75% бюджета в «Гемотесте»
6500 сотрудников в 1900 лабораториях «Гемотест» перешли на КЭДО. Раньше документами обменивались через курьерскую службу, из-за чего документы оказывались на руках несвоевременно. С КЭДО VK HR Tek в компании:
сформировали актуальный рабочий график сотрудников с учетом больничных, отпусков и отгулов;
экономят миллионы рублей, которые раньше уходили на бумажный документооборот;
сделали удобнее некадровые процессы: аттестацию медсотрудников, составление авансовых отчетов, договоры ГПХ с подрядчиками и многое другое.
С КЭДО VK HR Tek компании обмениваются документами без бумаг со штатными и удаленными работниками на едином удобном портале. С сервисом на 80% сокращаются расходы на КДП, а запросы обрабатываются быстрее в 2,5 раза. Чтобы отказаться от бумаги, экономить время и деньги компании на документообороте, записывайтесь на бесплатное демо платформы VK HR Tek от VK Tech.
Документооборот без бумаги
Система кадрового электронного документооборота для вашей компании
Реклама: ООО «ВК ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7714415613, erid: LjN8KDWWk
Начать дискуссию