Сердюк В.А.,
менеджер по персоналу
Опубликовано в номере: Кадры предприятия
№2 / 2003
Если вы думаете, что вхождение в «информационное общество» ведущих зарубежных стран исключает склонность человека к отлыниванию от работы, то глубоко заблуждаетесь. Мы сейчас не имеем подтвержденных наукой данных о том, что эта склонность заложена в генетическом багаже. Однако говорят же «привычка — вторая натура», и не беспочвенно. Постараемся это доказать на примере ряда неопровержимых и взятых из жизни фактов.
Какие прогулы являются самыми неоправданными?
Кто из мужской части населения не ощущал того радостного волнения, которое возникает после свистка арбитра, возвещающего начало футбольного матча или же хоккейного поединка любимой команды с известным в мире соперником?
Но наибольший трепет такие матчи вызывают у работников кадровых служб и менеджеров по управлению персоналом. В преддверии таких событий они сталкиваются с просьбами и даже требованиями рабочих и служащих всех рангов разрешить им смотреть футбол или хоккей на работе. Более того, на них сваливается набор самых изощренных уловок, благодаря которым прогулы должны быть оплачены работодателями. Выход один — устанавливать на рабочих местах телевизоры или же разрешить отсутствовать в это время на работе.
Серьезные события в сфере спорта заставляют как менеджеров, так и руководство компаний проявлять максимум изобретательности. Так, например, Секретарь по вопросам торговли и промышленности Великобритании Патриш Хьюит предложил ввести гибкий рабочий график, так как «менее всего хотелось бы, чтобы в дни важных матчей состояние рабочего коллектива неожиданно оказалось ослаблено». Британский автомобильный концерн «Ровер» пообещал предоставить своим работникам дополнительный выходной день, если английская сборная пройдет в четверть- или полуфинал. «За сборную Англии переживает очень много наших сотрудников», — заявил Кевин Хоу, исполнительный директор компании. Консалтинговая компания «Accenture» решила установить у себя в офисах большие телевизоры, чтобы сотрудники могли посмотреть каждый матч мирового первенства. Ее руководство пояснило, что тем самым оно постаралось свести к минимуму отрицательный эффект, связанный с прогулами.
Даже в Европарламенте пошли на уступки любителям футбола. Чиновники из ЕС могут работать по гибкому графику, а один из фасадов здания в Страсбурге превращен в гигантское табло.
Анализ, проведенный британской компанией «Barclaycard», показал, что если бы Англия дошла до финала, то финансовые потери от прогулов и опозданий лишь в Великобритании могли составить более трех миллиарда фунтов стерлингов!
Компания «Umbro» (производитель спортивной одежды) на своем интернет-сайте провела даже конкурс на тему: «кто придумает лучшую отговорку, чтобы не ходить на работу». Одно из мест занял в этом конкурсе вариант: «Алло, я не приду сегодня на работу потому… — ГО-О-О-О-ОЛ!!! — потому что у меня очень болит горло».
Характерно, что такого рода «спортивные прогулы» практически невозможны на конвейерных линиях, в медицине (особенно это касается хирургических отделений клиник), в авиации, где любое ослабление внимание авиадиспетчера приводит к катастрофам. Всем памятна катастрофа двух лайнеров — российского пассажирского и американского грузового, столкнувшихся по вине швейцарского авиадиспетчера, который так и не объяснил, почему он одновременно выполнял и свои обязанности, и обязанности своих помощников, которые отсутствовали на работе.
В сети сервисных предприятий, например, супермаркетах, установка телевизоров приветствуется, так кака она, ко всему прочему, привлекает посетителей. В мелких же магазинах обслуживающий персонал может быть отпущен в так называемые «разрешенные прогулы», поскольку в период ответственных матчей торговые залы просто пустеют. Интересно отметить, что менеджеры в ряде случаев проявляют великодушие и не стремятся к наказанию. Юристы также не советуют этого делать, так как у работодателей, применяющих дисциплинарные санкции за спортивные прогулы к работникам, ранее отличавшимся безупречным и примерным поведением, могут возникнуть проблемы.
Однако большинство руководителей компаний все же склонны к реализации тех профилактических и дисциплинарных мер, которые заложены в законодательстве в отношении прогулов любого вида.
Проанализируем, каким образом выстроены в этом аспекте дисциплинарные мероприятия, и что вправе сделать с прогульщиками и регулярно опаздывающими на работу сотрудниками менеджеры по работе с персоналом зарубежных компаний.
Как «у них» обстоит дело с отсутствием на рабочем месте?
Доля так называемого абсентеизма (absenteeism), или отсутствия на рабочем месте по личным мотивам, на фоне всех форм и видов отсутствия во Франции составляет 22%, в Китае — 3%. Самый низкий уровень зафиксирован в Японии. В Канаде более чем80 миллионов рабочих дней ежегодно теряется за счет прогулов, совершенных работниками по личным причинам.
Статистика показывает, что число прогулов по болезни снижается, в то время как их количество по иным личным причинам постепенно возрастает. Однако приведенные данные имеют слишком общий характер и не могут говорить о каких-либо тенденциях. Поэтому рассмотрим структуру доступных автору статистических данных по прогулам и способ их дифференцирования при проведении учета на примере такой промышленно развитой страны, как Канада, которая, например, по климату во многом схожа с Россией.
В соответствии с официальными статистическими данными в Канаде в 1995 г. 5,8% или 520000 всех рабочих и служащих каждую неделю прогуливали полный рабочий день по причинам самого работающего, включающим такие объяснения, как заболевание, длительная временная нетрудоспособность или же личные и семейные причины. Как результат этого, около 3,7% всего потерянного рабочего времени оплачено не было. Всего в 1995 году потеря рабочего времени составила 81 млн полных рабочих дней. Пересчет потерянного рабочего времени по отраслям промышленности (рис. 1) показал, что наибольшее число прогулов на одного работника по личным мотивам наблюдалось в аппарате управления и в службах сервиса (9,9 и 9,7 полных рабочих дней), в то время как в сельскохозяйственном производстве и в ряде других отраслей этот показатель составил 7,1 и 7,5 дней, соответственно.
Если посмотреть, как распределяется число прогулов по роду занятости (рис. 2), то можно видеть следующую картину:
Открыть рисунок 2 "Потери рабочего времени в Канаде по видам занятости" >>>
Около 11,2 рабочих дней было потеряно конторскими служащими, в сфере переработки материалов прогулы составили 10,7 дней, на транспорте — 10,2 дня, что существенно превышает среднюю величину потерь — 9,1 дня. Характерно, что менеджеры и административные работники, а также работники служб сервиса прогуливали намного меньше — 6,8 и 7,2 дня соответственно.
Попытка установить, как зависит интенсивность прогулов от половой принадлежности работающих, привела к получению следующих результатов. По каждой возрастной группе число прогулов у женщин значительно превышало этот показатель в сравнении с мужчинами. Интересно, что возраст мужчин не влиял на интенсивность прогуливания, и разница между возрастными группами здесь составляла примерно один день. У работающих женщин в возрасте от 20 до 24 лет, когда они находились в периоде беременности, родов и в постдекретном периоде, потеря рабочего времени по семейным обстоятельствам составила 7,0 дней, однако уже в возрасте от 25 до 34 лет прогулы исчислялись 14,3 днями.
Всегда ли оплачивается отсутствие на рабочем месте?
Все вышеприведенные статистические данные иллюстрируют лишь то, что российская склонность к прогулам не является уникальной. В этом контексте будет интересно проанализировать зарубежное законодательство, а также методики дисциплинарного воздействия на данное явление, используемые западными компаниями.
Для этого охарактеризуем, как понимают прогулы зарубежные работодатели исходя из принятого в их странах законодательства.
В зарубежном законодательстве все виды отсутствия на рабочем месте относятся к разделу «Посещаемость» (Attendance), который подразделяется на разрешенное (санкционированное) и неразрешенное (несанкционированное).
Разрешенным (Excused Absence) признается отсутствие, в отношении которого имеется авторизованное подтверждение супервайзера (supervisor). В свою очередь, неразрешенным отсутствием на рабочем месте (Unexcused Absence) считается любая форма отсутствия на работе, включая опоздание (tardiness), которое не получило одобрения супервайзера или же не отнесенно к статусу «разрешенного».
Общая политика законодательства сводится к следующему:
- работники должны приходить на работу в установленное для них сменным графиком время (scheduled shifts);
- работники должны информировать супервайзера о любом случае отсутствия в течение рабочей смены, причем желательно это делать до начала работы;
- отсутствие на рабочем месте из-за погодных условий декларируется в соответствии со специальным пунктом «Отсутствие в результате серьезных нарушений погодных условий» («Absence Due to Severe Weather») в документе, оформляющим отношения работника и работодателя.
Читателю будет вероятно интересно узнать, что включает в себя оплачиваемое разрешенное отсутствие на рабочем месте. Следует сразу же отметить, что такое отсутствие оплачивается лишь работникам с постоянной занятостью, полным или сокращенным рабочим днем, и предусматривается оно в следующих случаях:
- Санкционированные события или мероприятия. Работники участвуют в таких мероприятиях, как заранее намеченная тренинговая программа в том или ином учебном заведении или же аналогичные события, на которые они должны быть освобождены без вычетов из заработной платы.
- Болезнь. Оплачиваемое освобождение от работы по болезни должно быть разрешено работникам, которые отсутствуют в течение рабочей недели в результате персонального (т.е. личного, а не кого-либо из родственников) заболевания (Policy Sick Pay).
- Несчастный случай или профессиональное заболевание. Работнику разрешается отсутствие и, кроме этого, он имеет право на компенсацию (Workmen’s Compensation). Такая компенсация, например, положена работнику в том случае, если он получил травму во время несения службы.
- Похороны близких. Отсутствие работника в связи с похоронами оплачивается в том случае, если он участвует в похоронах члена своей семьи во время рабочей недели (Policy Funeral Leave).
- Вызов на судебное слушание. Отсутствие, вызванное этой причиной, должно разрешаться без промедления и при предъявлении судебной повестки руководству компании (Policy Jury Duty).
- Голосование в период выборов. Работникам, которые зарегистрированы в качестве избирателей, должно быть разрешено оплачиваемое отсутствие на работе в течение 2-х часов для участия в президентских выборах (Policy Voting Time).
Неоплачиваемое «разрешенное отсутствие» возможно для работников с постоянной занятостью, с полным или сокращенным рабочим днем при наличии следующих обстоятельств:
- Заболевание (травма). Освобождение от работы без сохранения содержания может быть предоставлено работнику, который стал нетрудоспособным на длительный период времени (Policy Illness/Injury Leave).
- Персональная просьба об отгулах. Работнику разрешается отсутствие на работе без сохранения содержания при условии, что он непрерывно проработал в компании более 1-го года и пожелал (по личной просьбе) получить отгулы на определенный период времени (Policy Personal Leave); фактически, это аналог нашего «отпуска без сохранения заработка».
- Воинская повинность (сборы). Отсутствие на работе по этой причине может быть дано работнику в соответствующий период несения службы без сохранения содержания и без предоставления отпуска (Policy Military Leave).
- Получение образования. Работник, который имеет стаж непрерывной работы более 1-го года, может получить неоплачиваемый отпуск для получения образования (Policy Educational Leave).
- Освидетельствование состояния здоровья. Работники, которые получили предписание на проведение предварительного осмотра состояния здоровья для определения пригодности к призыву на военную службу, должны быть освобождены от работы на время проведения медицинского освидетельствования. Процедура освобождения описана в специальном пункте законодательства «Освобождение по воинскому делу» (Policies B-105, Military Leave).
- Сертификационный экзамен. Работник должен быть отпущен с работы для участия в специальном экзамене по сертификации или лицензировании его профессии.
Как наказывают за прогулы?
Неразрешенное отсутствие работника на рабочем месте может повлечь за собой применение мер дисциплинарного воздействия (Disciplinary Actions) и может считаться поводом для увольнения его с работы.
В принципе, неразрешенное отсутствие (Unexcused Absence) в законодательных документах зарубежных стран рассматривается как отсутствие на рабочем месте без официального на то разрешения. Отсутствие без разрешения не оплачивается работодателем и носит статус отсутствия занятости в результате неавторизованного отсутствия работника на работе. Оно может быть обусловлено и тем, что супервайзер не дает разрешения на ту или иную форму отсутствия по следующим мотивам:
- работник не получил предварительного одобрения (неудачно сформулировано объяснение на предполагаемое отсутствие);
- служащий запросил одобрение на отсутствие, однако супервайзер отклонил его просьбу по своему усмотрению;
- супервайзер нашел предоставленное обоснование неубедительным. В такой ситуации вопрос определения статуса отсутствия может быть отнесен на более поздний срок, поскольку более тщательный анализ фактов может показать, что необходимо было принимать иное решение.
Характерным для зарубежного законодательства является то, что супервайзер несет ответственность за отнесение просьбы служащего к статусу отсутствия без разрешения и должен объяснить свою мотивацию. Период же времени, который отнесен к отсутствию без разрешения, может использоваться в качестве базиса для инициирования дисциплинарного воздействия против прогульщика, включающего отстранение и увольнение из компании.
Можно сказать о том, что политика дисциплинарных воздействий на прогульщиков в различных сферах деятельности в зарубежных странах не имеет существенных различий. Особенности характерны только для служащих, осуществляющих свою деятельность по контракту с государством (например, военнослужащих).
В общем же виде политика компаний в отношении абсентеизма строится по следующей модели:
I. Департамент (служба) персонала через линейных менеджеров или супервайзера прежде всего должна постоянно информировать работников о действующих правилах и положениях, а также об ответственности, к которой могут быть привлечены работники за их невыполнение (нарушение).
II. Процедура дисциплинарного воздействия на работников базируется на следующих принципах:
- своевременности наказания. Это означает, что дисциплинарное воздействие должно иметь место сразу же после того, как были нарушены правила компании или же имело место неприемлемое поведение работника;
- адекватности и соразмерности наказания. Так, нередко в инструкции для супервайзеров включаются положения о том, что если имело место незначительное (умеренное) нарушение правил, то может быть избрана форма устного замечания служащему с фиксацией или без таковой в персональным файле работника (письменное отражение рекомендуется для возможности в будущем сослаться на сделанное замечание). Что же касается иных форм дисциплинарного воздействия, то они должны быть соразмерны с нарушениями и применяться в зависимости от повторяемости, серьезности, служебной характеристики, степени и уровня ответственности нарушившего правила компании. Кроме того, должны быть приняты во внимание любые смягчающие обстоятельства;
- регламентации процедур дисциплинарного воздействия. Дисциплинарное воздействие должно оказываться в соответствии со специальными инструкциями. Так, руководство компании в лице своих менеджеров или супервайзеров применяет:
- устное предупреждение;
- письменное предупреждение;
- последнее письменное предупреждение и временное увольнение (освобождение от работы).
На каждом шаге этих последовательных действий (за исключением увольнения) супервайзер обязан:
- установить проблему и провести беседу со служащим для выяснения причины происшедшего;
- объяснить служащему ошибочность совершенного поступка и дать понять, что имело место нарушение правил компании;
- объяснить служащему, чего от него хотят;
- объяснить, что обязанность служащего — исправить сделанную ошибку и восстановить стабильность поведения в коллективе (в случае, если такое поведение повторится, и дело дойдет до письменного предупреждения и т.д., то он будет приглашен в департамент (службу) персонала для беседы с ним о правовых обязательствах);
- получить ответы на вопросы, касающиеся нарушения правил компании;
- объяснить служащему, какие последствия будут иметь место при повторном аналогичном нарушении правил;
- пояснить, каким образом служащий может восстановить стабильную ситуацию;
- изложить обобщенное интервью со служащим в записке по дисциплинарному воздействию.
Последняя может составляться по следующей форме:
В дисциплинарной записке служащий ставит свою подпись. В случае отказа от подписи супервайзер непосредственно в записке документирует отказ. Копия выдается на руки служащему.
III. Нарушение, выражающееся в неразрешенном отсутствии на рабочем месте, корпоративными правилами большинства компаний рассматривается в качестве серьезного:
- если имеют место повторяющиеся опоздания на работу или же отсутствовала докладная об отсутствии на протяжении 1-го и более дней в календарном месяце;
- если имеет место повторное отсутствие на работе в течение 3-х рабочих дней (такое отсутствие рассматривается, как добровольное оставление рабочего места, особенно если к концу 3-го дня отсутствия работник не вошел в контакт с супервайзером);
- если имеет место неразрешенное отсутствие на работе после использования авторизованного отгула или же после иного разрешенного отсутствия, если только работник имел возможность сообщить о своей задержке.
В зависимости от причины и длительности отсутствия работника применяются различные формы дисциплинарного воздействия.
IV. Поскольку своевременный выход на работу и нормальная посещаемость являются критическими факторами, кадровая политика компаний направлена на то, чтобы довести до сознания работника, что условия работы требуют от него своевременного получения рабочего задания и понимания того, в какой период времени он должен это задание выполнить.
Исходя из этого, политика компании может строиться по следующим различным схемам. Например, компания, присутствие на рабочем месте которой является необходимым условием нормального рабочего цикла, делает упор на своевременное появление работника на работе и постоянное пребывание на ней в течение рабочей смены (рабочего дня).
При таких условиях ключевыми элементами кадровой политики являются:
1) требование от работников пунктуальности. Работник ожидается на своем рабочем месте своевременно. Опоздание определяется как несвоевременный приход на рабочее место, по меньшей мере, на минуту позже назначенного времени. Работник может известить ответственного за посещаемость, если знает о предполагаемой задержке выхода на работу. В этом случае опоздание будет легче перенесено командой, и оно не станет препятствием в ее работе. Любое опоздание и уход с рабочего места до конца смены должно рассматриваться как случай для корректирующих действий в отношении работника;
2) признание отсутствия. К отсутствию на работе относятся:
- не входящее в график сменной работы отсутствие в течение половины рабочего дня. Оно, по меньшей мере, должно рассматриваться как инцидент или случайность. Отсутствие на работе в течение одной и более последовательных рабочих смен должно быть определено как инцидент;
- если работник вышел на работу после заболевания и снова отсутствовал по причине той же болезни, но не более чем в течение одного рабочего дня, такое отсутствие рассматривается в качестве одного инцидента.
Повторение инцидентов является основанием для применения супервайзером устного замечания, письменного замечание и (или) временного отстранения работника от работы, и наконец, увольнения с работы;
3) оповещение об отсутствии. Если ход событий говорит о том, что работник не сможет выйти на работу, он должен постараться позвонить и проинформировать об этом ответственного за дисциплину, если, конечно же, имеются такие возможности, однако не позже, чем начнется отсчет времени появления на рабочем месте. Это позволит работнику отсутствовать на работе в течение согласованного времени и исключить самовольность отсутствия.
Работник также может получить разрешение на отсутствие по болезни (недомоганию), если ответственный за посещаемость зафиксирует просьбу об этом до начала рабочей смены.
Отсутствие в течение 3-х и более последовательных рабочих смен без уведомления ответственного за дисциплину работника рассматривается в качестве добровольного прерывания работы с последующим исключением из платежной ведомости;
4) документальное подтверждение отсутствия. Супервайзер может потребовать представление документов в обоснование авторизованного отсутствия (например, медицинский лист о заболевании или наличии травмы), а также проверить соответствие этих документов действительности.
Напомним, что под авторизованным понимается отсутствие в связи:
- с болезнью, в том числе с получением травмы;
- со смертью в семье;
- с участием в судебном слушании;
- с участием в голосовании;
- с воинским призывом;
- с кризисной ситуацией вне пределов контроля самого работника;
5) независимость от погодных условий. Производственные мощности компании должны функционировать даже в плохих погодных условиях, а следовательно, работа для служащего должна иметь первостепенное значение. От него ожидают максимума усилий для выполнения производственного задания, и если он не приложил никаких усилий, чтобы выполнить задание даже во время плохой погоды, то ему может быть засчитано отсутствие на рабочем месте.
Компания может сделать исключение в отношении определенных категорий своих работников, например, профессионалов, специалистов высокого класса, время нахождения на рабочем месте которых измеряется готовым результатом или выполненной задачей.
В отношении таких служащих администрирование дисциплины явки на рабочем месте базируется на следующих критериях:
а) являясь служащим, работник должен вести себя как профессионал, который обеспечивает выполнение задания вовремя и на требуемом уровне качества;
б) при необходимости он может использовать сверхурочное время и выполнить задание ранее намеченного срока, а оставшееся до запланированного срока время может использовать по своему усмотрению.
Однако даже если работник относится к такой категории, компании необходима уверенность в том, что при его отсутствии команда может работать в нормальном режиме. Несмотря на то, что руководство компании не заинтересовано в контроле прихода и ухода с работы, оно все же должно быть в курсе (если это возможно) того, когда и в течение какого времени работник будет отсутствовать на рабочем месте.
Крайне жесткое администрирование присутствия на рабочем месте характерно для компаний отраслей повышенного риска. Примером в этом отношении может служить авиация, где цена прогула по тем или иным причинам может измеряться жизнями людей. Так, например, во многих авиационных компаниях в перечне рисков особой статьей выделен незапланированный «абсентеизм» среди персонала. Объясняется это тем, что это явление хотя и остается в пределах ожидаемых лимитов и характеризуется стабильностью, т.е. и лежит ниже среднегодовых показателей и не достигает планируемого числа прогулов, но остается рискованным для жизни пассажиров. Поэтому в перечень запланированных мер по контролю за риском, кроме таких параметров, как удовлетворение потребностей персонала, ежедневный тренинг, привлечение персонала к разрабатываемым планам деятельности, входит контроль и предупреждение незапланированного «абсентеизма».
Начать дискуссию