Человеческий фактор в малом и среднем бизнесе играет решающую роль. Одной из распространенных стрессовых ситуаций для руководителей в малом бизнесе являются случаи исчезновения бухгалтера, нанятого в штат или в качестве аутсорсингового специалиста. Рассмотрим подробнее, что делать в таком случае и как сберечь свои нервы, время и сохранить в безопасности бизнес.
Как и почему это происходит
Стоит отметить, что далеко не всегда специалист исчезает, руководствуясь злым умыслом. Возможно, сложилась непредвиденная ситуация или произошел несчастный случай, после которого сотрудник компании оказался в больнице, не успев предупредить начальство. Если дело обстоит именно так, достаточно воспользоваться имеющимися контактами с родственниками или знакомыми специалиста, и внезапно не вышедший на работу бухгалтер найдется.
Радикально противоположная ситуация может сложиться, если сотрудник исчезает сознательно. В этом случае и обнаружить сбежавшего бухгалтера, и тем более выяснить причины пропажи достаточно проблематично, а последствия, порой катастрофические, выявляются лишь спустя какое-то время после подробного анализа документации компании.
Например, представьте себе ситуацию, при которой компания нанимает нового сотрудника для ведения бухгалтерского учета на постоянной или временной основе. Приятная внешность, отличное резюме, рекомендации с предыдущих мест работы – все в наличии и не вызывает сомнений. Однако после полного ознакомления сотрудника с финансовой подноготной компании и получения им доступа ко всем денежным операциям, неожиданно для руководства бухгалтер перестает появляться на рабочем месте, отвечать на звонки и письма, а из налоговой приходит солидный штраф. При этом возможна также кража важных для компании документов, восстановление которых дело не одного дня. С таким «коварством» может столкнуться любая организация, даже если ее руководство следит за каждым шагом своих сотрудников.
Стоит добавить, что к случаям «исчезновения» бухгалтера можно также отнести и его внезапное увольнение по собственному желанию, которое может стать не меньшей неожиданностью для руководства.
Как действовать, если исчезновение бухгалтера – свершившийся факт
В первую очередь, для руководителей компаний в столь сложных обстоятельствах важно не поддаваться приступам паники и постараться действовать пошагово.
Для начала следует произвести проверку наличия денег в кассе и на расчетных счетах, а также бухгалтерской документации. В случае своевременного выявления пропажи, руководство компании вправе подать заявление в правоохранительные органы и получить справку, подтверждающую его прием. Данный документ впоследствии может оказаться очень полезным для разрешения конфликтов с налоговой инспекцией и внебюджетными фондами из-за возможных задержек со сдачей отчетности.
Далее необходимо получить доступ к базам 1С и к системам сдачи электронной отчетности, которыми пользовался исчезнувший бухгалтер. Если сотрудник официально уволился или, например, неожиданно попал в больницу, то доступ возможно получить непосредственно у него. Однако, если сотрудник перестал выходить на связь, есть лишь два варианта развития событий: либо обратиться к IT-специалистам, которые могут произвести выгрузку данных, либо восстанавливать бухгалтерию с нуля.
Последний шаг – сверка взаиморасчетов с контрагентами. Данная процедура включает проверку учетных данных счетов «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Расчеты с покупателями и заказчиками» и «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» для выявления кредиторской задолжности. Чем раньше руководство компании будет осведомлено о долгах перед сторонними организациями, тем меньше риск потерять хорошего поставщика или партнера по вине сбежавшего бухгалтера.
Как быть дальше или доверяй, но проверяй
Вне зависимости от того уволился или сбежал ваш бухгалтер, деятельность компании не остановилась, а, следовательно, необходимо вести учет и предоставлять отчетность. Иными словами, необходимо найти человека или компанию, которым руководство предприятия доверит ведение бухгалтерии. Вне зависимости от того, кому именно впоследствии будет передана вся финансовая документация компании, это должны быть очень надежные специалисты.
Принимая на работу нового сотрудника, стоит внимательно прочесть его резюме и обратить внимание, как часто этот человек менял работу. Если в анкете названия компаний сменяют друг друга с периодичностью раз в полгода – это определенно повод задуматься. Но и поддаваться излишней подозрительности не стоит: вполне возможно, у соискателя были уважительные причины для увольнений с прошлых мест, достаточно просто узнать их у самого кандидата и у HR компании, в которой он прежде работал. Кроме того, предприятие в любой момент может воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом, российский сектор которого в данный момент ширится за счет появления новых и укрепления старых компаний. Взаимодействие с этими фирмами закрепляется договором, с указанием всех последствий его нарушения.
Работа с бухгалтерской компанией по договору может значительно снизить риски пропажи бухгалтера и уменьшить человеческий фактор при работе с бухгалтерией. Если же вы все-таки решили работать с частным лицом (в штате вашей компании или на аутсорсинге), мы советуем контролировать всю сдачу отчетности, производить регулярные сверки с налоговой инспекцией и, как минимум, делать резервные копии всех баз 1С, которые могут очень понадобиться в случае непредвиденной ситуации. Ситуации, когда у вас нет доступа к собственной базе 1С, в случае работы с частным лицом просто не должно быть.
Начать дискуссию