Как построить домашний офис

Вторая часть статьи, посвященной домашнему офису. Первая была опубликована 30 сентября.

Чтобы построить современный домашний офис, необходимо выполнение несколько условий. Остановимся на самых важных из них.

Компания должна иметь разветвленную информационную систему, которая делает доступными на расстоянии электронные документы или электронные взаимодействия. Если технологические трубы не наполнены содержанием, то говорить о домашнем офисе бесполезно: человеку все равно придется работать с бумагой и ехать за ней в офис.

Какие операции сегодня может осуществлять из дома, например, сотрудник Cisco - скажем, из отдела продаж? Перечислим лишь несколько пунктов:

• просматривать всю информацию о размещаемых заказах, проблемах с ними, скидках;
• получать детальную информацию о производимых компанией продуктах (более 25 000 модификаций, 15 больших продуктовых семей) ;
• заполнять прогнозы продаж;
• проходить дистанционное обучение в электронной форме;
• заполнять командировочную отчетность и организовать поездку;
• находить любого сотрудника компании по нескольким критериям поиска и связываться с ним или с группой людей примерно 10 разными способами в зависимости от характера передаваемых сведений;
• производить диагностику и обслуживание персонального компьютера;
• связываться с отделом кадров для получения справки;
• закупать офисное оборудование по каталогу;
• прослушивать и просматривать видеосообщение от генерального директора.

Квартира сотрудника должна быть оборудована скоростным доступом в Интернет - или по телефонной линии ADSL, или по кабелю, по все более популярной технологии metro ethernet. Если персональный компьютер подключен к Интернету через публичную Сеть, благодаря технологии криптования данных Virtual private Network (VPN) выстраивается защищенный виртуальный туннель до информационных систем офиса компании. Таким образом, сотрудник подключается к внутренним информационным системам компании, как будто он в офисе, где бы в данную минуту он ни находился - дома, в дороге и даже на борту самолета.

Для полной мобильности даже внутри дома (например, чтобы работать на балконе или в саду) нужно поставить домашнюю беспроводную сеть Wi-Fi стандарта 802. 11b (например, компании Linksys) , которая обеспечит повсеместный доступ к офисным информационным ресурсам отовсюду внутри квартиры, дома или даже из "околоквартирного" пространства. Стоимость такого оборудования меньше $200.

Но, создавая домашний офис, важно помнить, насколько сложно бывает преодолеть психологические барьеры домашней работы: чувство неуверенности, оторванности от рабочего процесса, нехватку общения с коллегами, опасения за карьерное продвижение. Решить эту проблему могут как виртуальные, так и традиционные способы организации труда - от виртуальных конференций и еженедельных отчетов по факсу или электронной почте до периодических собраний и живого общения. Во многих региональных офисах Cisco руководитель офиса периодически рассылает видеопослания, адресованные всем сотрудникам с информацией о ситуации на рынке, внутри компании, о стоящих перед всеми задачах. Распространена и система менторинга, или опекунства, когда сотрудник со стажем (неиерархический руководитель) опекает молодого коллегу, помогая ему или ей преодолеть первый тяжелый период интеграции.

"Что нельзя командовать шепотом, это доказано опытом", - говорил Козьма Прутков. Новые инструменты коммуникаций являются залогом сохранения и поддержания управляемости географически распределенных компаний, нейтрализуя расстояние, которое способно свести любую команду к шепоту.

Как показывает опыт организаций, где перед персоналом поставлены четкие задачи во времени (МВО, management by objectives) или сотрудники ориентированы на выполнение конкретных заданий, исполнение которых легко контролируется, потребности в ограничениях нет - люди сами найдут наилучший способ организации труда и своего времени. В то же время если основным критерием оценки является пребывание на рабочем месте, то ограничения, наверное, будут резонными.

К "пришествию" домашнего офиса должна быть готова кадровая служба организации (обеспечивая соответствующие инструменты оценки и управления работой сотрудников) , дирекция по информационным технологиям (внедряя технологические инструменты домашней работы). Принципиальное решение о его приемлемости для организации - за генеральной дирекцией. Риск - проигрыш в производительности, в уходе сотрудников, в необоснованных расходах на офисные помещения.

Помимо электронной почты в современных корпорациях внедряются инструменты электронной коммуникаций, которые являются ее существенными дополнениями, лишенными ряда ее недостатков. Они позволяют руководству компании держать руку на пульсе и сохранять управляемость на расстоянии:

• унифицированная голосовая почта (проще в использовании и оперативнее для руководителя) , стирающая границы между голосовой и электронной почтой и позволяющая переадресовывать сообщения;
• мгновенная почта - чат типа AOL Instant Messenger или Sametime (мгновенная реакция, почти как телефонный разговор) ;
• автоматизированное согласование места и времени встречи;
• телеконференции;
• обмен программами и материалами через Интернет или Интранет;
• виртуальный класс;
• видеоконференции;
• видео по заказу, короткие презентации с видеорядом, хранящиеся на внутреннем портале предприятия и доступные по желанию пользователя;
• внутреннее вещание и рассылка видеосообщений на компьютеры сотрудников;
• IP-телевидение (т. е. телевидение, использующее стандарты Интернета для передачи звука и изображения по компьютерным сетям) , поступающее на экран компьютера индивидуального сотрудника.

Какие это имеет практические последствия для современной организации?

Современный офис не должен изначально проектироваться как лабиринт из коридоров и кабинетов. В последних архитектурных решениях, скажем в новом офисе Cisco рядом с лондонским аэропортом Хитроу, кабинеты составляют не более 10% площади, а комнаты для собраний, кафе, места для встреч - более 50%. Все остальное - открытые площади с незакрепленными рабочими местами, которые могут быть зарезервированы через Интранет заранее. Установленный на рабочем месте изначально "анонимный" IP-телефон будет звонить с номером сотрудника в указанные им в своей виртуальной резервации часы (место можно заранее заказать через Интранет) , либо когда в начале дня он сам введет в него свои координаты.

Автор - консультант группы интернет-бизнес-решений компании Cisco Systems